4. Instructie beoordelen BPKV in de uitvoering
Doel: Controleerbare beheersing van de BPKV-meerwaarde
Bron: Systeemgerichte Contract Beheersing (SCB)
Het beheersen van de BPKV-meerwaarde is een integraal onderdeel van de contractbeheersing. In dit proces (deze fase) gaat het om drie rollen:
- Opdrachtnemer
- Opdrachtgever (contractmanager)
- Toetser
De rolverdeling is als volgt:
- De Opdrachtnemer (ON) is verantwoordelijk voor het beheerst en aantoonbaar leveren van de aangeboden BPKV-meerwaarde. De BPKV-aanbieding van de ON is een onderdeel van zijn contractuele verplichting (conform UAV-gc).
- De Opdrachtgever houdt toezicht op de contractbeheersing door middel van Systeem Gerichte Contractbeheersing. Het leveren van de BPKV-meerwaarde moet zichtbaar zijn getoetst.
- De Auditor/Toetser zoekt naar een reeks van opeenvolgende gegevens voor het bewijs dat de BPKV-meerwaarde is geleverd (zgn. ‘audittrail’).
In het schema is (in rood) de audittrail (1 t/m 5) aangegeven die de aantoonbaarheid van de levering van de BPKVmeerwaarde weergeeft. De contractmanager is verantwoordelijk voor deze aantoonbaarheid.
Deel 1: Toelichting
| Opdrachtgever | Opdrachtnemer | Audit-trail | |
| Precontractueel | |||
| 1 | (Concept) Contractbeheersplan: In het contractbeheersplan is de voorgenomen toetsstrategie voor BPKV opgenomen. Conform de SCB methodiek wordt na de gunning het risicodossier geactualiseerd met de in het contractbeheersplan vastgelegde frequentie. Daarbij moet nadrukkelijk ook aandacht worden besteed aan de (BPKV)elementen die de opdrachtnemer bij zijn inschrijving heeft aangeboden. Deze elementen worden verwerkt in het contractbeheersplan en het op te stellen toetsplan. | 1 In het contractbeheersplan dient expliciet vastgelegd te zijn dat de toetsstrategie wordt vastgesteld nadat de specifieke BPKV-aanbieding (na gunning) op extra risico’s is beoordeeld. | |
| 2 | BPKV-aanbieding Dit is de aanbieding van de ON n.a.v. de BPKVuitvraag. | ||
| 3 | Beoordeling inschrijvingen Het resultaat van de BPKV-beoordeling van de inschrijvingen van de Opdrachtnemers (Inkoopdossier). | ||
| 4 | Onderbouwing Gunning De aanbesteding wordt afgerond door het opstellen van ‘een gunningsadvies’ aan de Opdrachtgever. | ||
| 5 | Meerwaarde expliciet vastleggen Het vastleggen van de BPKV-meerwaarde van de gegunde inschrijver is de basis voor de contractbeheersing en hét overdrachtdocument van Inkoop naar Uitvoering. Deze vastlegging is nodig bij ingebrekestellingen en is de basis voor het berekenen van de BPKV-sanctie. De vastlegging dient de volgende kenmerken te hebben: 1: Uit het beoordelingsdossier de cijfers en de onderbouwing per (sub) criterium 2: Een zo concreet mogelijke verwoording van de feitelijke meerwaarde per (sub) criterium 3: Een in € vastgestelde kwaliteitswaarde per (sub)criterium. | 2 Dit document bewijst dat de BPKV-meerwaarde vanuit de gunning goed overdraagbaar is gemaakt naar de uitvoeringsfase. | |
| Gunning | |||
| 6 | Project Management Plan Het PMP wordt door de ON opgesteld en aangeboden aan de OG. Het is van belang dat in het PMP is terug te vinden dat de ON de BPKV-meerwaarde gaat leveren, hoe hij dat gaat beheersen en hoe hij het risico van de BPKV-sanctie beheerst door middel van zijn risicomanagement. | ||
| 7 | Inventarisatie Risico’s Beoordelen of aanpassing van het risicoprofiel n.a.v. de gunning (BPKV) noodzakelijk is. | 3 Expliciet maken van beslissingen t.a.v BPKV in de definitieve versie van het contract beheersplan. Dit betreft het eventueel aanpassen van risico’s en toetsstrategie | |
| 8 | Actualiseren risico’s aan de hand van de toetsresultaten | 4 Het is van belang dat deze beslissingen navolgbaar zijn | |
| 9 | Opstellen en actualiseren Toetsplan aan de hand van de | ||
| 10 | Uitvoeren Toetsen Toetsen conform opgesteld toetsplan. | ||
| 11 | Vastleggen Toetsresultaten Als een (negatieve) bevinding leidt tot een tekortkoming start de escalatie conform de SCB werkwijze. | 5 Het is van belang dat de toetsresultaten navolgbaar zijn. | |
| 12 | Ga terug naar 8 (cyclisch SCB-proces) | ||