Bijlage 3: Het toepassingsbereik van optimalisaties en het kansendossier
In de Aanbestedingswet 2012 is de mogelijkheid om wijzigingen tijdens de uitvoering door te voeren uitgewerkt in hoofdstuk 2.5 ‘Wijziging van overheidsopdrachten’. Hoofdregel daarbij is dat een wijziging in een opdracht alleen zonder nieuwe aanbestedingsprocedure aangebracht kan worden, als deze wijziging ‘niet wezenlijk’ is. Voor deze publicatie bespreken we twee typen wijziging, die in elk geval als ‘niet wezenlijk’ beschouwd kunnen worden:
- Kleine wijzigingen (bagatelbepaling art. 2.163b Aw 2012)
Wijzigingen van onderdelen van de opdracht voor werken met een (cumulatieve) waarde < 15% (en < de Europese drempel) zijn zonder nieuwe aanbestedingsprocedure toegestaan, mits daardoor ‘de algemene aard van de opdracht’ niet wijzigt. - Herzieningsclausules / opties (art. 2.163c Aw 2012)
Kort gezegd gaat het hierbij om wijzigingsmogelijkheden die al helder in de aanbestedingsstukken zijn opgenomen, zoals prijsherzieningsclausules of opties. Er is hierbij in feite geen sprake van een wijziging, omdat de omvang van de wijziging en voorwaarden waaronder deze gebruikt kan worden al bij aanbesteding voor iedereen kenbaar waren. Ook hier geldt evengoed de beperking dat de wijzigingen of opties de ‘algemene aard van de opdracht’ niet mogen veranderen.
Bij bovenstaande dient Art. 2.163d in ogenschouw genomen te worden. De verhoging van de prijs bedraagt niet meer dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke overheidsopdracht.
Verstandig gebruik van deze wijzigingsmogelijkheden geven dus ook meer ruimte om ná aanbesteding optimalisaties te kunnen doorvoeren, zonder dat er opnieuw aanbesteed hoeft te worden.
Het kansendossier
Bij het aanbesteden van een plek aan tafel bij een Bouwteam wordt regelmatig het kansendossier (of een variant op dat thema) gebruikt als gunningcriterium. Ook bij reguliere (één fase) opdrachten kan het kansendossier als gunningcriterium een rol spelen.
Wordt het gunningcriterium ingezet voor kansen voor kleine optimalisaties (die tezamen ruim blijven binnen de grens van 15% van de opdrachtwaarde), dan hoeft er geen contractuele voorziening getroffen te worden. Deze kansen kunnen, als aanbestedende dienst en opdrachtnemer het eens worden over de voorwaarden, binnen de bagatelbepaling als besteks- of contractwijzigingen worden opgedragen.
Wordt het gunningscriterium evenwel ingezet voor kansen die (gezamenlijk) leiden tot wijzigingen van 15% van de aanneemsom of meer, dan kan een Herzieningsclausule worden ingericht. Inschrijvers kunnen door het aangeven van de beste kansen (opties) al tijdens de aanbestedingsprocedure komen bovendrijven. In het bestek (in de Herzieningsclausule) wordt vervolgens bepaald dat de aanbestedende dienst de opties als bestekswijziging kan opdragen. In [ link ] van Koninklijke Bouwend Nederland is deze mogelijkheid uitgewerkt tot op bestektekstniveau. Omdat de herzieningsclausule al in de aanbestedingsstukken is opgenomen, zit er geen maximum aan de waarde ervan (zolang de algemene aard van de opdracht niet wijzigt).