Functionele eisen in plaats van technische eisen

Het gebruiken van functionele eisen in plaats van technische eisen is een onderdeel van de methode ‘functioneel specificeren’. Functioneel specificeren is een wijze van beschrijven waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen zónder de vrijheid van leveranciers in te perken om met innovatieve ideeën te komen. Het gebruik van functionele eisen in een Programma van Eisen, in plaats van technische eisen, is op papier een relatief kleine wijziging in bestaande procedures waardoor ruimte ontstaat voor innovatie. Echter vergt dit een andere manier van denken en wordt dit ervaren als een grote verandering. Bij het gebruik van functionele eisen geeft de aanbesteder aan welke functie het ingekochte product, dienst of werk moet vervullen. De aanbesteder legt niet vast hoe het product of de dienst eruit moet zien, of welke oplossing gewenst is. Zoals Rijkswaterstaat het formuleert: “Een functionele eis is een beschrijving van een gevraagde prestatie of conditie, aangaande de primaire functie van het product.” Functionele eisen bieden, in tegenstelling tot technische eisen, ruimte voor alternatieve, innovatieve oplossingen zonder vertrouwde mogelijkheden uit te sluiten. Door functionele eisen te gebruiken, is het mogelijk de kennis en ervaring van potentiële inschrijvers optimaal te gebruiken (Netten, 2005).

Onderstaande concrete stappen kunnen aanbesteders helpen bij het formuleren van functionele eisen in plaats van technische (PIANOo, 2017):

• Begin vroegtijdig met het opstellen van de eisen als er nog beperkt ervaring is met functionele eisen;
• Bepaal voordat de behoefte in technische eisen wordt gespecificeerd welke (functionele) doelen men met deze technische eisen wil bereiken. Waarom is het nodig dat de eisen technisch worden gespecificeerd?
• Betrek bij het bepalen van deze doelen, de gewenste functie en specificaties voor het eisenpakket een goede mix van betrokkenen. Betrek mensen die openstaan voor nieuwe oplossingen en mensen met ervaring van Systems Engineering;
• Wissel kennis uit met gelijksoortige opdrachtgevende partijen die innovatieve oplossingen hebben ingekocht door functionele eisen op te nemen;
• Treed ook in dialoog met de markt over de haalbaarheid van functionele eisen. Het helpt om te kiezen voor een procedure gericht op dialoog wanneer een innovatieve oplossing middels functionele eisen gewenst is (Onderzoek PIANOO, functioneel specificeren, 2017).