Proeftuin
Is er onbekendheid met innovatiegericht inkopen en is er de wens een (innovatieve) ontwikkeling in de praktijk te toetsen? Dan biedt een proeftuin uitkomst. Een proeftuin is een praktijksituatie die je beschikbaar stelt en gebruikt om innovatie te beproeven voor de organisatie. Het kan in dit geval zowel gaan om een fysieke omgeving als een digitale omgeving. Als aanbesteder bepaal je de spelregels waaraan de aanbieders moeten voldoen. (Innovatiekoffer, sd)
Een proeftuin heeft een beperkte duur. Gedurende deze periode worden oplossingen beproefd. De kosten voor een proeftuin kunnen relatief snel oplopen. Daarom is het als aanbesteder handig om te kijken of meerdere proeven tegelijk uitgevoerd kunnen worden.
Wanneer een innovatieve, in de proeftuin geteste, oplossing (na het ontwikkeltraject) daadwerkelijk op grote schaal toegepast gaat worden (opschalen) dan is voor het inkopen hiervan in beginsel een nieuwe aanbesteding nodig. Het is daarbij van belang dat alle marktpartijen dezelfde informatie krijgen, ook die marktpartijen die niet meegedaan hebben aan de proeftuin, zodat zij een gelijke kans hebben op de opdracht. Een inkoopprocedure die in dit soort gevallen geschikt kan zijn, is de mededingingsprocedure met onderhandeling (zie paragraaf 4.2) aangezien de specificaties van de innovatieve oplossing al bekend zijn en juist wel onderhandelingen nodig zijn over het commerciële aanbod van inschrijvers. Als aanbesteder nog in dialoog wil over de specificaties en het bijbehorende aanbod, dan kan voor de concurrentiegerichte dialoog (zie paragraaf 4.3) gekozen worden. Mocht een nieuwe aanbesteding na het ontwikkeltraject niet wenselijk zijn, dan is het te overwegen de proeftuin onderdeel te laten zijn van een innovatiepartnerschap (zie paragraaf 4.6). In dit geval is het mogelijk om bewezen oplossingen in de proeftuin onder voorwaarde welke voorafgaand aan de toelating tot de proeftuin zijn vastgesteld, in te kopen.
Het voordeel van een proeftuin is dat nieuwe (onbekende) partijen zich gemakkelijk kunnen melden en er direct contact is tussen de aanbesteder en de deelnemende partijen en dat meerdere technologieën getest kunnen worden. Hierdoor is vraag en (divers) aanbod goed op elkaar afgestemd, waardoor zowel de deelnemers als de aanbesteder risico’s kunnen reduceren. Het nadeel van de proeftuin is de tijd en de relatief hoge kosten die het met zich meebrengt.
Er zijn geen vastgestelde inkoopprocedures voor een proeftuin. Soms is het handig om procedures te gebruiken die zijn ontwikkeld voor (enigszins) vergelijkbare instrumenten, zoals de prijsvraag. Wordt een substantiële vergoeding betaald voor het ontwikkelen en testen, dan is het gebruik van de inkoopprocedure aan te bevelen om illegale staatssteun te voorkomen.
Voor het opzetten en uitvoeren van een proeftuin is een stappenplan proeftuin te vinden via [ link ] .
Een alternatief voor een proeftuin is een pilot, waarbij een type oplossing in kleine oplage gekocht wordt, om te testen of de innovatieve oplossing voldoet aan de wensen. Als een organisatie bijvoorbeeld een nieuwe technische oplossing wil implementeren, dan zal zij dit in een pilot eerst gaan realiseren op kleine schaal. Als de nieuwe technische oplossing in de praktijk blijkt te voldoen en onderhoudbaar blijkt, kan de aanbesteder kiezen dit uit te breiden naar de gehele opdracht. Bij een pilot beperkt de aanbesteder zich veelal tot één technologie die getest wordt.
Proeftuin opent deur naar nieuwe, creatieve oplossingen
Een recent ongeval in het Groningse Winsum bewijst eens te meer de noodzaak voor een passende oplossing voor de ruim honderd Niet Actief Beveiligde Overwegen (NABO) in Nederland. Onbeveiligde spoorwegoverwegen hebben al langere tijd de volle aandacht van ProRail. In oktober 2014 startte ProRail het programma NABO, met als bijzonder element een innovatieve proeftuin. De gezochte oplossing moet in staat zijn op een effectieve, efficiënte en betrouwbare manier de NABO te verbeteren en binnen de minimale randvoorwaarden van ProRail passen, zodat zij vervolgens als functionele specificatie kan dienen voor de daadwerkelijke aanbesteding. Middels een marktconsultatie gecombineerd met een proeftuin, wil ProRail het oplossend vermogen van de markt aanspreken om de mogelijkheden omtrent nieuwe oplossingen voor de problematiek rond NABO’s verder uit te werken.
“We willen door middel van een proeftuin meer denkkracht verzamelen en hopen op nieuwe, innovatieve ideeën van zowel bekende als nieuwe partijen”, aldus Manon Kiers, projectleider bij ProRail.
Begin april 2016 deed ProRail haar oproep en gaf geïnteresseerden tot eind mei de tijd om slimme oplossingen in te dienen. Waarvan zeven ideeën in de proeftuin zijn getest. Bij een brede marktconsultatie gericht op innovatieve oplossingen, past een andere manier van aanbesteden dan bij ProRail gebruikelijk is. Juist omdat ProRail nu niet per se technische oplossingen zocht, en dus ook andere, nieuwe bedrijven wilde interesseren, hebben ze de uitvraag eenvoudig gehouden. ProRail heeft er bewust voor gekozen de aanbestedingstaal zoveel mogelijk te vermijden en geprobeerd het niet onnodig juridisch complex te maken.
De proeftuin is een goede manier gebleken om de risico’s van innovatiegericht inkopen te reduceren, zowel voor ProRail als voor de deelnemers. De zeven partijen die ProRail nu geselecteerd heeft, ontvangen van ProRail een financiële vergoeding om hun product te testen in de proeftuin en ze krijgen gerichte feedback.
Voor ProRail is het een goede manier om te zien of een product ook echt een effectieve en geschikte oplossing biedt voor het probleem. Dus, nog zonder een keus te maken, probeert ProRail met deze zeven kandidaten tot het beste resultaat te komen. Het doel van de proeftuin was voor ProRail tweeledig: Een oplossing voor het overwegprobleem vinden en ervaring opdoen met deze vorm van innovatiegericht inkopen. Marktpartijen hebben de proeftuin als positief ervaren en zagen het als win-winsituatie.
Bron: (ProRail, 2017)