2. Initiatieffase
De gemeente heeft de opdracht in voorbereiding genomen. Daarom moeten er in deze fase cruciale keuzes worden gemaakt met betrekking tot de bouworganisatievorm, contractvorm en het aanbestedingsproces. Hieronder wordt beschreven welke stappen de gemeente heeft doorlopen om het inkoopplan voor dit project vast te stellen.
Voorbereiding en risicoanalyse
In de beginfase van het project voert de gemeente een risicoanalyse uit. De gemeente heeft er voor gekozen om alle betrokken stakeholders (wethouder, adviesbureau, vergunningverleners, de bewonersvereniging, ondernemersvereniging en dergelijke) uit te nodigen voor het identificeren van de risico’s die zij vanuit hun invalshoek zien. Hieronder volgen een aantal van de toprisico’s omschreven aan de hand van ongewenste gebeurtenis, oorzaak en gevolg. De risico’s zijn ondergebracht per risicocategorie:
Zie risico’s CROW tabblad risico’s identificeren.
Tabel 1: uitsnede van de risico identificatie per risicocategorie
De identificatie van de risico’s gebeurt in eerste instantie individueel. Nadat de (belangrijkste) risico’s zijn geïdentificeerd worden in een gezamenlijke risicosessie de impact en (beheers-)maatregelen vastgesteld.
| Klasse | Kans | Geld | Tijd | Omgeving |
| 1 | < 1 % | < 100.000 | < 1 wk | Nauwelijks hinder |
| 2 | 1-10 % | 100.000-250.000 | 1-4 wkn | Beperkte hinder |
| 3 | 10-25 % | 250.000-500.000 | 1-3 mnd | Matige hinder |
| 4 | 25-50 % | 500.000- | 3-6 mnd | Grote hinder |
| 5 | > 50 % | > 1.000.000 | > 6 mnd | Zeer grote hinder |
Zie risico’s CROW tabblad RISMAN Risicoanalyse
Tabel 2: uitsnede van het RISMAN Risicodossier
In de tabel zijn verschillende risico’s gealloceerd naar diegene die het risico het beste kan beheersen (zie paragraaf 1.1.9, verdeling op basis van geobjectiveerde criteria). Als maatregel is opgenomen hoe de risico’s die bij de opdrachtnemer liggen het beste door de gemeente kunnen worden beheerst.
Inschrijversprofiel
De gemeente heeft zich zelf ten doel gesteld om de best mogelijke ontwerpoplossing uit de markt te halen. Ook wil de gemeente de markt uitdagen om met slimme oplossingen te komen en een adequate beheersing van de toprisico’s. De gemeente wil hierop ook haar gunningsbeslissing baseren. Voor het aanbestedingstraject zijn in het inkoopplan de volgende uitgangspunten geformuleerd:
- alleen geschikte ondernemers laten inschrijven;
- de vraag zal maximaal oplossingsvrij zijn;
- de inschrijvers worden gestimuleerd om interessante aanbiedingen te doen;
- de inschrijvers moeten niet meer inspanningen doen dan strikt noodzakelijk voor de beoordeling van de aanbieding;
- gunningscriterium is economisch meest voordelige inschrijving;de opdrachtnemer maakt het ontwerp, als onderdeel van de opdracht, dus na opdrachtverlening.
Inkoopplan
Voor het contract kan worden uitgewerkt moet de gemeente eerst intern motiveren wat, op basis van eisen, randvoorwaarden, (aanbestedings-)wet, gids proportionaliteit en dergelijke, de best passende contractvorm is. Vanwege de transparantie en navolgbaarheid heeft de gemeente dit vastgelegd in een inkoopplan (In CROW ProContract zijn meerdere verschillende tools opgenomen om een juiste afweging te maken welk contracttype het beste past bij een project). Omdat de gemeente de ontwerpoplossingen uit de markt wil halen is er besloten om niet een RAW-bestek te maken maar het werk door een UAV-GC-contract (ontwerp en uitvoering) aan te besteden. In het inkoopplan staat gemotiveerd dat het werk wordt aanbesteed door een UAV-GC- contract, met een meerjarig onderhoudscontract van 20 jaar. Het werk wordt door de niet-openbare procedure (hoofdstuk 3 van het ARW 2016) aanbesteed.
Het werk zal worden gegund op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving vastgesteld door de beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV).Hierbij wordt invulling gegeven aan het principe van gunnen op waarde, waarbij risicobeheersing onderdeel uitmaakt van de gunningscriteria.
In de initiatieffase heeft de gemeente het risicodossier opgesteld, de contractvorm gekozen en de contracten opgesteld en kan worden overgegaan tot het aanbesteden van de opdracht.