Beoordelen van het kwalitatieve deel van de inschrijvingen

In de praktijk worden inschrijvers regelmatig verrast door de uitkomsten van beoordelingen. Daarom is duidelijkheid over de wijze van beoordelen in de inschrijvingsleidraad erg belangrijk. Zeker het opstellen van een inschrijving in een geïntegreerde bouworganisatievorm kan een flinke investering vergen. Bij de beoordeling van de inschrijvingen is het essentieel om de kwalitatieve aspecten los van de kwantitatieve (financiële) aspecten te beoordelen. Het kwantitatieve deel moet gescheiden worden van het kwalitatieve deel om (de schijn van) bevooroordeling te voorkomen.

Sommige aspecten zijn als het ware langs een liniaal te leggen (zogenoemde prestatiecriteria in meetbare eenheden). Dan kan de waardering simpelweg worden vastgesteld (bijvoorbeeld het aanbieden van 15 weken eerder opleveren).

Zoals beschreven in paragraaf 1.1.8 is er onderscheid tussen prestatiecriteria en kwaliteitscriteria. Hierna staat de beoordelingsmethode voor de verschillende criteria beschreven.

Voor de prestatiecriteria is de beoordelingsmethode eenvoudig uit te voeren. Uit de inschrijving blijkt de ‘hoeveelheid’ die is aangeboden en uit de inschrijvingsleidraad is af te leiden welke monetaire meerwaarde daarbij hoort. Meestal wordt dit in een lineaire verdeling weergegeven.

Kwaliteitscriteria zijn niet zonder meer langs een liniaal te leggen. Een deskundige beoordelingscommissie moet de inschrijvingen beoordelen op de aangeboden toegevoegde waarde. Om ondanks de subjectieve elementen de kwaliteitscriteria zo objectief mogelijk te beoordelen, wordt gebruikgemaakt van het scoren met een beoordelingscijfer.

Beoordelingscijfer: cijferreeksen
Er worden verschillende schalen toegepast om de waardering uit te drukken.

Enkele voorbeelden van cijferreeksen die worden toegepast zijn:

• Tienpuntsschaal 1-10, waarbij op hele punten wordt gescoord.
• Tienpuntsschaal 0-10, waarbij alleen op even punten wordt gescoord.
• Schaal van 6-10, waarbij bij het cijfer 6 moet worden voldaan aan minimale eisen uit het contract.
• Schaal van 1-5, waarbij op hele punten wordt gescoord.

In deze publicatie wordt uitgegaan van de beoordelingsschaal van 6-10.

De schalen 6-10 en 1-5 worden veel gebruikt. Aan beide schalen zitten voor- en nadelen. Een nadeel voor de 6-10-schaal is bijvoorbeeld dat beoordelaars snel geneigd zijn ’rapportcijfers’ te geven en onvoldoende objectief de inschrijving beoordelen op basis van de gestelde criteria.

Op de hier vermelde cijferreeksen zijn weer allerlei varianten te bedenken. Het is van belang dat vooraf wordt bepaald wat een passende variant is voor het betreffende project. Uiteraard moet in de aanbestedingsstukken worden gecommuniceerd welke cijferreeks wordt toegepast en hoe deze wordt toegepast.

Bij de aanbestedingen met niet ‘meetbare’ gunningscriteria (kwaliteitscriteria) zal gebruik worden gemaakt van een beoordelingsteam (jury of een panel van experts) om de inschrijvingen kwalitatief te beoordelen. De samenstelling van een beoordelingscommissie (de kwaliteit van de leden en de hoeveelheid leden) is belangrijk. Ook de procedureafspraken moeten goed doordacht en nageleefd worden.

Samenstelling beoordelingscommissie
De kwaliteit van de beoordelingscommissie is onder meer afhankelijk van de inhoudelijke en de sociale competenties van de leden. Er moet een goede mix zijn van inhoudelijke competenties, gezag en autoriteit, die aansluit bij de gunningscriteria. De sociale competenties moeten niet te veel uit elkaar lopen (om te voorkomen dat één lid onevenredig veel invloed heeft).

Het is evident dat teamleden geen (commerciële) binding met de inschrijvers mogen hebben. De leden mogen wel belangen hebben (als omwonende, gebruiker, opdrachtgever). Echter, de taak waarvoor ze worden ingezet (het integraal afwegen van criteria dat leidt tot de beslissing van de beste aanbieder) is in eerste instantie gericht op de belangen van de aanbesteder. Daarnaast worden leden geacht oog te hebben voor de belangen van overige, door het project ‘geraakte’, individuen en instanties.

Overigens moet het beoordelen van inschrijvingen niet verward worden met draagvlakverwerving; de doelen (en gunningscriteria) van een project moeten voor de beoordeling duidelijk zijn.

De hoeveelheid leden varieert. Dit heeft te maken met de aard, de omvang, het type gunningscriteria en de complexiteit van de te beoordelen inschrijving.
Naast een beoordelingsteam is er een onafhankelijk procesbegeleider nodig die bewaakt dat de beoordeling geschiedt op de juiste gronden en argumenten.

Beoordelingsprocedure
Voorafgaand aan de beoordeling door de beoordelingscommissie moet de aanbestedende dienst zelf toetsen of de inschrijvingen voldoen aan de daaraan gestelde eisen. Deze geldigheidstoets wordt ook wel een binaire toets genoemd: er wordt aan de eisen voldaan of niet. Als een inschrijving aan alle gestelde eisen voldoet, dan kan de beoordelingscommissie vervolgens de inschrijvingen beoordelen op de gunningscriteria.

Bij de aanvang van de beoordeling moeten de procedure en de te gebruiken methode helder zijn en in overeenstemming met de inschrijvingsleidraad. De aanbesteder moet de procedure beschrijven. Hij is immers verantwoordelijk voor een ordentelijk verloop van het beoordelingsproces. Een procesagenda kan bijvoorbeeld zijn:

• opening;
• doel en werkwijze;
• bespreking basismateriaal (zeker stellen dat alle leden hetzelfde materiaal beoordelen);
• bespreking inschrijvingen (eerste indrukken);
• discussie en beoordeling per inschrijving;
• motivatie en rapportage;
• afspraken verdere proces (inclusief rapportage aan ‘verliezers’).

Aan de leden van het team kan vooraf een beoordelingsprotocol ter hand worden gesteld om te borgen dat de beoordeling op gelijke wijze plaatsvindt.