Concretiseren van de Beste prijs-kwaliteitverhouding-meetmethode met methode gunnen op waarde
Wat is gunnen op waarde?
Gunnen op waarde is een methode om de economisch meest voordelige inschrijving op basis van de Beste prijs-kwaliteitverhouding (Beste PKV) te bepalen. Door middel van gunnen op waarde wordt op een eenvoudige en transparante wijze inzichtelijk gemaakt in welke mate de aanbesteder toegevoegde waarde door de inschrijver waardeert en beloont. De aanbesteder geeft in euro’s weer hoeveel hij maximaal over heeft voor de toegevoegde waarde/kwaliteit. Dit geldbedrag (monetaire meerwaarde) kan een inschrijver bij een uitmuntende inschrijving maximaal fictief als korting op zijn inschrijvingssom ontvangen.
Het resultaat hiervan wordt de evaluatieprijs genoemd. De inschrijver met de laagste evaluatieprijs is de economisch meest voordelige inschrijver. De volgende formule wordt bij gunnen op waarde gehanteerd om de Beste PKV te bepalen.
Evaluatieprijs = inschrijvingssom minus de monetaire meerwaarde
Uiteraard krijgt de winnende inschrijver de inschrijfsom, of na gunning aanneemsom, uiteindelijk betaald. De evaluatieprijs is puur bedoeld om de ranking van de inschrijvers te bepalen. In onderstaand voorbeeld krijgt inschrijver 2 gegund.
| Inschrijver | Aanneemsom | Duurzaamheid (max. € 150.000) | Communicatie (max. € 75.000) | Plan van Aanpak (max. € 75.000) | Evaluatieprijs |
| 1 | 695.000 | 112.500 | 75.000 | 56.250 | 556.250 |
| 2 | 625.500 | 75.000 | 56.250 | 75.000 | 419.250 |
| 3 | 670.000 | 112.500 | 75.000 | 37.500 | 445.000 |
| 4 | 650.500 | 150.000 | 37.500 | 37.500 | 425.500 |
| 5 | 580.000 | 0 | 56.250 | 56.250 | 467.500 |
| Figuur 1.1 Voorbeeld Gunnen op Waarde | |||||
In bijlage 8 [ link ] en 9 zijn twee casussen opgenomen waarin het principe van Gunnen op waarde verder wordt uitgewerkt.
Waarom gunnen op waarde in plaats van andere methoden?
Voor het beoordelen van inschrijvingen op kwaliteit in combinatie met prijs worden in de praktijk diverse methoden gebruikt. Voorbeelden hiervan zijn de puntenmethode waarbij de kwaliteit en de prijs worden uitgedrukt in punten en deze worden opgeteld. Een ander voorbeeld is de waarde/prijsmethode waarbij het behaalde aantal punten op kwaliteit van de inschrijving wordt gedeeld door de inschrijvingssom. Nadelen van deze methoden zijn:
- Eén inschrijver kan soms invloed uitoefenen op de ‘Beste PKV-score’ van andere partijen.
- De bijbehorende formules zijn soms ingewikkeld en hierdoor gevoelig voor fouten.
- Ondernemers kunnen vooraf vaak erg moeilijk inschatten in hoeverre de aangeboden kwaliteit wordt beloond.
- Strategisch of manipulatief inschrijven wordt uitgelokt.
Praktijkvoorbeeld relatieve beoordeling
Prijs: laagste prijs krijgt 85 punten, opvolger 80, derde 75, enzovoort.
Kwaliteit: drie aspecten met maximaal 5 punten per aspect.
Gevolg: de vierde aanbieder is al volstrekt kansloos, ook al is het prijsverschil met de laagste prijs maar 3,00 euro!
Kwaliteit: drie aspecten met maximaal 5 punten per aspect.
Gevolg: de vierde aanbieder is al volstrekt kansloos, ook al is het prijsverschil met de laagste prijs maar 3,00 euro!
Deze methode is volstrekt transparant, maar deugt niet. In dit geval heeft de rechter tot heraanbesteding veroordeeld.
In bijlage 5 wordt dieper ingegaan op de afgeraden methoden en worden ook de bijbehorende valkuilen inzichtelijk gemaakt.
Voordelen van het toepassen van de methode Gunnen op Waarde zijn:
- Eén inschrijver kan niet de scores van andere inschrijvers beïnvloeden (geen relatieve methode).
- De beoordeling middels gunnen op waarde is transparant en voor de inschrijvers is het handig dat deze gelijk kunnen zien welke bedragen beschikbaar zijn om waarde toe te voegen.
- Aanbesteders weten vooraf hoeveel fictieve korting maximaal kan worden gegeven omdat de hoogte van de fictieve korting niet afhankelijk is van de inschrijvingssommen.
- Het uitdrukken van de te behalen meerwaarde in euro’s helpt aanbesteders in de interne onderbouwing en verantwoording.
- Er kan voor worden gekozen om sancties bij het niet leveren van de geboden meerwaarde te koppelen aan de behaalde fictieve meerwaarde. Bijvoorbeeld een boete van 1,5 keer de fictieve meerwaarde. Op deze manier wordt tevens strategisch inschrijven ontmoedigd.
Weging prijs/kwaliteit
De maximaal te behalen meerwaarde wordt per gunningscriterium in euro’s uitgedrukt (maximale monetaire meerwaarde). Dit heeft als voordeel dat de aanbesteder eenvoudig inzichtelijk heeft in welke mate kwaliteit meetelt in de aanbesteding en hoeveel deze kwaliteit theoretisch maximaal kan gaan kosten. Voor ondernemers is inzichtelijk of de kosten van de aan te bieden meerwaarde (hoogwaardigere oplossing) opwegen tegen de fictieve korting op de inschrijvingssom (maximale monetaire meerwaarde) van het betreffende waardeaspect. Een ondernemer kan zo beter een bedrijfseconomische afweging maken of het aanbieden van extra kwaliteit opweegt tegen de kosten.
Aanbesteders moeten voor aanvang van de aanbesteding bepalen in hoeverre zij extra kwaliteit van inschrijvers willen stimuleren en wat dus de verhouding is tussen prijs en kwaliteit. In de praktijk wordt vaak een prijs-kwaliteitverhouding gehanteerd van 60-40%. Deze stelregel is echter gebaseerd op verouderde uitgangspunten. Voor de verhouding tussen prijs en kwaliteit is geen vast percentage te geven omdat deze in grote mate wordt bepaald door het type gunningscriteria en de projectspecifieke omstandigheden.
Wel is het belangrijk dat kwaliteit voldoende meetelt om onderscheidend te zijn. Wanneer dit niet het geval is, omdat kwaliteit bijvoorbeeld maar 10% meeweegt in de uiteindelijke vergunning, dan moet de aanbesteder de aanbesteding verantwoorden als zijnde een aanbesteding op laagste prijs.
Wel is het belangrijk dat kwaliteit voldoende meetelt om onderscheidend te zijn. Wanneer dit niet het geval is, omdat kwaliteit bijvoorbeeld maar 10% meeweegt in de uiteindelijke vergunning, dan moet de aanbesteder de aanbesteding verantwoorden als zijnde een aanbesteding op laagste prijs.
| Zie de uitspraak op 24 januari 2014 door de Rechtbank Gelderland met zaaknummer 254822 waarin de voorzieningenrechter heeft bepaald dat, hoewel de aanbesteder in de aankondiging als gunningscriterium EMVI heeft vermeld, door de wijze van uitwerking van de subcriteria (te behalen maximale monetaire meerwaarde van circa 4%) de aanbesteder feitelijk heeft gekozen voor het criterium laagste prijs. |
Bij het bepalen van de maximale monetaire meerwaarde zijn een aantal criteria van belang, te weten:
- Welke opbrengst en/of besparing levert voor de aanbesteder de kwalitatieve meerwaarde op?
- Beheers- en onderhoudskosten voor een opdrachtgever zijn lager door een onderhoudsextensievere oplossing - Wat is de maatschappelijke meerwaarde?
- Overlast voor omwonenden wordt beperkt door een andere uitvoeringsmethodiek. - Hoeveel kosten maken inschrijvers om de gewenste meerwaarde te realiseren?
- Sommige oplossingen kosten inschrijvers weinig extra, zoals versnelling van de werkzaamheden door het opschalen van capaciteit. Andere oplossingen zijn zeer kostenverhogend, zoals het toepassen van materialen met een hogere levensduur. - Wat is de verwachte spreiding in de inschrijfsommen?
- Bij een RAW-bestek is de spreiding in het algemeen klein, bij een UAV-GC-contract is de spreiding vaak groot. - Bij een werk waarin de afzet van grond of opbrengsten zijn meegenomen, is de spreiding vaak groot.
Bij het bepalen van de maximaal monetaire meerwaarde moet zorgvuldig aan de hand van voorgaande criteria worden gekeken of er voldoende prikkel voor ondernemers overblijft om meerwaarde in de vorm van extra kwaliteit aan te bieden.
Type gunningscriteria
Er kan onderscheid worden gemaakt in drie typen gunningscriteria te weten:
Prestatiecriteria kenmerken zich door dat ze meetbaar en objectief zijn. Inschrijvers weten hierdoor bij inschrijving precies hoeveel monetaire meerwaarde wordt behaald. Voorbeelden van prestatiecriteria zijn het aantal dagen afsluiting bij wegwerkzaamheden, het eerder opleveren van een werk of de dB(A) geluidsbelasting tijdens uitvoering van het werk.
Prestatiecriteria zijn vaak sterk gekoppeld aan de minimumeisen die in het contract zijn opgenomen.
- prestatiecriteria;
- kwaliteitscriteria;
- prijscriteria.
Prestatiecriteria kenmerken zich door dat ze meetbaar en objectief zijn. Inschrijvers weten hierdoor bij inschrijving precies hoeveel monetaire meerwaarde wordt behaald. Voorbeelden van prestatiecriteria zijn het aantal dagen afsluiting bij wegwerkzaamheden, het eerder opleveren van een werk of de dB(A) geluidsbelasting tijdens uitvoering van het werk.
Prestatiecriteria zijn vaak sterk gekoppeld aan de minimumeisen die in het contract zijn opgenomen.
Tabel 2. Voorbeeld koppeling prestatiecriteria aan minimumcontracteisen.
| Minimumcontracteis | Prestatiecriterium |
| Uiterlijke opleverdatum binnen 40 weken na opdrachtverlening | X aantal weken eerder opleveren |
| Ontsluitingsweg mag maximaal 5 dagen voor het verkeer worden afgesloten | De ontsluitingsweg wordt een X aantal dagen korter afgesloten voor het verkeer |
| De minimale ontwerplevensduur voor een object is 30 jaar | Extra ontwerplevensduur voor het betreffende object |
De belangrijkste eigenschap van een kwaliteitscriterium is het gegeven dat er altijd sprake is van een bepaalde mate van subjectiviteit. Kwaliteitscriteria moeten door een deskundige beoordelingscommissie worden beoordeeld. Doordat er sprake is van enige mate van subjectiviteit kunnen inschrijvers vooraf niet altijd exact inschatten hoeveel monetaire meerwaarde wordt behaald.
Er zijn talloze voorbeelden van kwaliteitscriteria te bedenken. Als gunningscriterium kan aan de volgende onderwerpen worden gedacht:
Prijscriteria bevatten geen prestatie- of kwaliteitselement, maar alleen een prijselement. De inschrijvingssom is bijvoorbeeld een prijscriterium.
- Functionaliteit
- Voorbeeld: het extra toevoegen van gebruiksdoeleinden. - Risicomanagement en -verdeling
- Voorbeeld: beperken of minimaliseren van het risico op overlast voor de omgeving. - Duurzaamheid
- Voorbeeld: onderhoudsbelasting. - Milieu:
- Voorbeeld: toepassen van duurzame oplossingen. - Esthetica
- Voorbeeld: toevoegen van cultuurhistorische elementen aan een ontwerp. - Proceskwaliteit en tijd
- Voorbeeld: omgevingsmanagement. - Flexibiliteit
- Voorbeeld: faseringsmogelijkheden.
Prijscriteria bevatten geen prestatie- of kwaliteitselement, maar alleen een prijselement. De inschrijvingssom is bijvoorbeeld een prijscriterium.
Praktische tips bij het bepalen van de gunningscriteria
- Houd het aanbesteden (zo) simpel (mogelijk).
- Kies gunningscriteria waarbij inschrijvers daadwerkelijk waarde kunnen toevoegen.
- Kies gunningscriteria waarmee inschrijvers zich kunnen onderscheiden.
- Streef ernaar om zo veel elementen als mogelijk in de aanbesteding objectief te maken. Accepteer dat er soms ook subjectieve elementen kunnen blijven in een aanbesteding; alles kan niet altijd objectief meetbaar worden gemaakt. Zorg wel vooraf voor procestransparantie.
- Beperk het aantal gunningscriteria tot circa drie die écht belangrijk zijn.
- Beperk zoveel mogelijk het aantal subcriteria per gunningscriterium.
- Let op proportionaliteit:
- Beperk de inschrijvingsinspanning. - Beperk de hoeveelheid papierwerk. - Herhaal geen normen: algemene gebruikseisen liggen vast in normen, eisen en richtlijnen.
- Kies een optimaal abstractieniveau voor de vraagspecificatie/uitvraag:
- Laat ruimte voor waarde-inbreng vanuit aanbieders. - Probeer in de gunningscriteria oplossingsrichtingen te voorkomen. - Maak geen gebruik van relatieve beoordelingen, de uitkomst van de rekensom die de Beste PKV bepaalt, zou niet afhankelijk mogen zijn van de kwaliteit en de prijs van een andere inschrijving.
- Denk in wensen en eisen, oftewel wat is de minimale eis en waar liggen wensen. De mate van invulling van de wensen door inschrijvers bepaalt de hoogte van de fictieve korting (zie de voorbeelden met betrekking tot planning en hinder in hoofdstuk 4). Schrijf hierbij in ieder geval de doelstelling op (wat wil ik met dit aspect bereiken).
Beoordeling kwaliteit inschrijvingen
Aanbevolen wordt om in de aanbestedingsdocumenten te omschrijven hoe het beoordelingsproces verloopt:
- In welke volgorde de stappen behorende bij de beoordeling worden doorlopen.
- Welke methode er wordt toegepast voor het bepalen van de hoogte van de monetaire meerwaarde.
- Hoe de beoordelingscommissie wordt vormgegeven en welke rol en taken de beoordelaars krijgen.