De inschrijvingsleidraad

In de inschrijvingsleidraad staan de eisen aan de inschrijving (wanneer en op welke manier inschrijven). In deze leidraad moet het gunningscriterium ‘Beste prijs-kwaliteitverhouding’ (Beste PKV) nader worden uitgewerkt. Gunnen op basis van Beste PKV heeft als doel om:

• Meer ’waarde’ voor het project te creëren.
• De optimale prijs-kwaliteitverhouding te genereren.
• Meer onderscheidend vermogen op waardeaspecten tussen inschrijvers te realiseren.

Bij het vaststellen van de Beste PKV spelen dus zowel kwantitatieve (prijs) als kwalitatieve aspecten (waarde) een rol.

Met betrekking tot het opstellen van de nadere criteria wordt in de volgende paragrafen speciaal ingegaan op de methode gunnen op waarde en wordt het gunningscriterium risicobeheersing speciaal uitgelicht. Hoewel er meer methoden zijn om op basis van de Beste PKV te gunnen, is ervoor gekozen om alleen de methode gunnen op waarde op te nemen omdat deze het meest transparant en praktisch toepasbaar is. Het gunningscriterium risicobeheersing wordt uitgelicht omdat:

• De aanbesteder hiermee onderscheidend vermogen krijgt op aspecten die er echt toe doen, het is heel effectief om risicogestuurd de Beste PKV te bepalen.
• Het vooroordeel bestaat dat het een subjectief en lastig concreet te maken gunningscriterium is. In deze publicatie wordt getoond hoe risicobeheersing als gunningscriterium concreet kan worden gemaakt.

Door te kiezen voor Beste PKV als gunningscriterium stimuleert de aanbesteder ondernemers om meerwaarde te leveren. De ondernemer die meerwaarde levert, verbetert zijn concurrentiepositie in de aanbesteding. De concurrentie vindt immers plaats op zowel prijs als kwaliteit. Bij een gunning op laagste prijs worden ondernemers geprikkeld om zo scherp mogelijk in te schrijven waarbij kwaliteit onder druk kan komen te staan. Bij gunnen op basis van Beste PKV worden ondernemers gestimuleerd om zoveel mogelijk meerwaarde te leveren op voor de aanbesteder waardevolle aspecten. Waardevolle aspecten zijn bijvoorbeeld duurzaamheid, functionaliteit, esthetica, planning of risicomanagement. Het is gebleken dat gunnen op Beste PKV niet per se leidt tot hogere inschrijvingssommen. Een bijkomend voordeel van aanbesteding middels Beste PKV is dat ondernemers worden gestimuleerd om na te denken over optimalisatie van het te leveren product. Hiermee wordt ook innovatie door de markt bevorderd.

Bij het toepassen van de gunningscriteria laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit kunnen ook de kosten worden meegenomen die indirect invloed hebben op de kosten gedurende de gehele levenscyclus. Oftewel het totaal van directe en indirecte kosten van een te realiseren werk gerekend over de gehele beoogde levensduur. Enkele voorbeelden zijn energiekosten, sloopkosten, onderhoudskosten maar ook externe milieukosten.

Methodes die kunnen worden toegepast zijn Total Costs of Ownership (TCO) en Life Cycle Costs (LCC).

De TCO-benadering is de methodiek die financiële afwegingen van een product of werk gedurende de levenscyclus mogelijk maakt. Hiertoe wordt niet alleen gelet op initiële of aanschaf- of realisatiekosten, maar ook op beheers- en onderhoudskosten en 'sloopkosten' en dergelijke. LCC zijn de kosten die een product of werk tijdens de hele levensduur van het product of werk voor de aanbestedende dienst zal meebrengen. Behalve met de aanschafkosten houdt LCC ook rekening met de werkingskosten (in het bijzonder het energie- en waterverbruik), de onderhoudskosten, de belastingen en de verwijderingskosten/restwaarde.

Het doel van de concepten LCC en TCO is gelijk, ze worden allebei toegepast om keuzes te maken bij investeringsopties. Bij zowel TCO als LCC gaat het om een in monetaire waarde uitgedrukt totaalbeeld van de kosten, waarmee beslissingen of analyses gemaakt kunnen worden.

Bij de beoordeling van offertes kunnen de initiële kosten van een product of werk laag zijn, waardoor het lijkt alsof een product of werk ‘goedkoop’ wordt aangeschaft of gerealiseerd. In de praktijk kan het voorkomen dat de onderhoud- en beheerskosten dusdanig hoog zijn dat ‘goedkoop duurkoop blijkt te zijn’. Door de kosten gedurende een levenscyclus in kaart te brengen, ontstaat er en beter beeld van de totale kosten.

Zo kunnen ook de initiële kosten bij een aanbesteding hoger zijn, bijvoorbeeld omdat er ander materiaal wordt gebruikt of omdat er bijvoorbeeld een onderhoudsvrij of energiearm ontwerp wordt gemaakt. Dit kan echter worden gecompenseerd door lagere gebruikskosten en onderhoudskosten, bijvoorbeeld door een lager energiegebruik of langere levensduur van een product of werk. Ook bij de afdankings- of sloopkosten kunnen voordelen optreden.

Door het aanschaf-, onderhoud- en afdankingsbudget te bundelen en deze mee te nemen over de gehele gebruiksfase ontstaat er een ander beeld van 'kosten' en is dit goed mee te nemen in de onderlinge vergelijking van offertes.

Zoals een aanbestedende dienst kosten moet maken voor het in de markt zetten van een opdracht moeten de inschrijvers/gegadigden kosten maken voor de daadwerkelijke inschrijving. Het is van belang deze kosten niet onnodig te laten oplopen en ook niet door heel veel inschrijvers tegelijk deze kosten te laten maken of heel veel nadere criteria te stellen. Wanneer het onvermijdelijk is dat er verhoudingsgewijs aanzienlijke kosten (denk aan visiepresentaties, maquettes en modellen, schetsen of (constructie)doorberekening) per inschrijving gemaakt moeten worden is het proportioneel aan een inschrijver daarvoor een vergoeding te geven (zie Gids Proportionaliteit).

De inschrijvingsleidraad moet nauwkeurig vermelden:

• Of er sprake is van een inschrijvingsvergoeding

  -	Aan welke voorwaarden voldaan moet worden om voor de vergoeding van de inschrijvingskosten (inhoud geven aan de kwalitatieve en de kwantitatieve invulling van de inschrijving) in aanmerking te komen.

  -	De hoogte van de inschrijvingsvergoeding. De aanbesteder moet dus de hoogte van het bedrag bepalen, waarbij een relatie met de te verrichten werkzaamheden bepalend zal zijn.