Inkoopplan

Het is bij veel overheden gebruikelijk om voorafgaand aan de aanbestedingsprocedure een inkoopplan op te stellen. Een inkoopplan kan functioneren als checklist (is alles nu besproken of uitgezocht), maar kan ook worden gebruikt om de overwegingen (motivering) voor gemaakte keuzes vast te leggen. Met behulp van het inkoopplan kunnen de volgende keuzes worden gemaakt, onderbouwd en toegelicht:

• scope opdracht;
• kritische succesfactoren;
• samenstelling, taken en rollen projectteam;
• planning;
• marktsamenstelling;
• gewenste bouworganisatievorm, te weten traditioneel, geïntegreerd of alliantie;
• best passende contractvoorwaarden: UAV 2012 of UAV-GC 2005;
• wijze van aanbesteden (wel/geen marktconsultatie, wel/geen voorselectie, laagste prijs/beste prijs kwaliteitverhouding/laagste kosten o.b.v. kosteneffectiviteit);
• overige zaken (verwerving, vergunningen, samenwerking met andere overheden, mandaat en dergelijke).

In tabel 1 staan de aspecten die van belang zijn bij de keuze van de bouworganisatievorm, de contractvorm en de wijze van aanbesteden.

Meer informatie met betrekking tot het motievenkader is te vinden in het rapport ‘Overwegingen bij uitbestedingsstrategieën’ (PSI bouw, rapport PP004, 2005, [ link ] ).

In het vervolg van deze publicatie is uitgegaan van aanbesteding van een geïntegreerd contract dat wordt aanbesteed conform de niet-openbare procedure. De reden hiervoor is dat deze procedure het meest uitgebreid is. Het grootste deel van deze publicatie is ook te gebruiken wanneer wordt aanbesteed conform de meervoudig onderhandse - of openbare procedure.

Bij een inkoopplan hoort een reële planning van de aanbestedingsprocedure. Hierbij is het van belang om voldoende rekening te houden met de werkzaamheden die inschrijvers moeten verrichten, zoals calculeren en het opstellen van een plan van aanpak. Het aanhouden van de minimumtermijnen die in het ARW 2016 staan aangegeven, komt de kwaliteit van inschrijvingen vaak niet ten goede omdat inschrijvers vaak onvoldoende tijd hebben om een kwalitatief goede inschrijving in te dienen. Overwogen dient dan ook te worden om langere termijnen in acht te nemen.

Concessieopdrachten zijn opdrachten waarbij een ondernemer die een dienst levert of werk realiseert ook het recht krijgt om deze te exploiteren. Bij concessies is er niet alleen sprake van verlening van een ‘klassieke’ overheidsopdracht voor bijvoorbeeld het opleveren van een bouwwerk of het verlenen van bepaalde diensten, maar het vergeven van een exploitatierecht voor dit werk of deze dienst maakt deel uit van deze opdracht.

Bij concessieovereenkomsten vergeven aanbesteders een opdracht aan concessiehouders waarbij tevens een exploitatierecht op het te realiseren werk of dienst aan concessiehouders wordt gegeven.

De praktijkgids gaat verder niet in op dit onderwerp. De aanbesteding volgens de concessieprocedure staat beschreven in hoofdstuk 16 van het ARW 2016.

Innovatiepartnerschap is een aanbestedingsprocedure waarbij de aanbesteder fasegewijs een overeenkomst aangaat met één of meer partners. De procedure van het innovatiepartnerschap maakt het mogelijk om in één procedure samen met een of meerdere marktpartijen innovatieve producten te ontwikkelen én het daaruitvolgende resultaat aan te kopen. Hierbij is het van belang dat er op de markt nog geen producten zijn die in de behoefte van de aanbestedende dienst voorzien. In de nieuwe wet wordt onder innovatie verstaan ‘de toepassing van een nieuw of aanmerkelijk verbeterd product, een nieuwe of aanmerkelijk verbeterde dienst of een nieuw of aanmerkelijk verbeterd proces’.

De procedure moet voorzien in een behoefte van een aanbestedende dienst naar een innovatief product (of dienst, of een werk) dat in de markt nog niet beschikbaar is. In de huidige situatie vindt na de succesvolle ontwikkeling van de oplossing opnieuw een aanbesteding plaats. Innovatiepartnerschap biedt de mogelijkheid om na de succesvolle ontwikkeling van de innovatieve oplossing ook in het vervolgtraject zaken te blijven doen met dezelfde marktpartij.

Kenmerkend voor het innovatiepartnerschap is dat de ontwikkeling wordt ‘opgeknipt’ in verschillende fasen, waarbij per fase een doel gesteld wordt. Gegadigden kunnen na iedere fase besluiten te stoppen met het partnerschap. De aanbestedende dienst kan ditzelfde voorbehoud maken en er kan ook met een knock-outsysteem worden gewerkt waarbij in iedere fase een inschrijver afvalt.

In elke fase onderhandelt de aanbestedende dienst met de inschrijvers over hun inschrijving met als doel het aangeboden product nog beter te laten aansluiten bij de behoeften. Gegadigden mogen actief meedenken en alternatieven aandragen. Over de definitieve inschrijving, gunningscriteria en minimumeisen, mag niet worden onderhandeld. Ook mag de onderhandeling niet leiden tot een ongelijke behandeling door bijvoorbeeld een informatieachterstand.

De procedure voor het innovatiepartnerschap is als een zelfstandige procedure uitgeschreven in hoofdstuk 8 van het ARW 2016.