Risicoanalyse

In de initiatieffase kan gestart worden met een risicoanalyse. Het initiatief hiervoor ligt bij de aanbesteder: deze is immers het langst bij het project betrokken en heeft daardoor (aanvankelijk) het meeste overzicht en voorbereidingstijd. Bovendien is in dit stadium nog geen sprake van gegadigden (opdrachtnemers/inschrijvers). De risicoanalyse vormt een belangrijke pijler voor de keuze van de contractvorm. Bij de contractafweging spelen vragen een rol zoals:

• Wat zijn de aard en de omvang van de opdracht?
• Wat zijn kritische succesfactoren voor de opdracht?
• Hoe is de markt samengesteld voor deze opdracht?
• Welke risico’s zijn te verwachten?
• Welke risico’s kunnen worden overgedragen naar marktpartijen?
• Wie kan het risico het beste dragen of beheersen?
• Is dit wenselijk en welke contractvorm is daarvoor het meest geschikt?

Tijdens de risico-inventarisatie moet minimaal inzicht in de toprisico’s worden verkregen. Afhankelijk van de wens van de aanbesteder en/of de aard van het werk, kan ervoor worden gekozen in de initiatieffase reeds een uitgebreide risicoanalyse uit te voeren zodat direct een uitgebreid risicodossier wordt verkregen waaruit de toprisico’s kunnen worden gedestilleerd. Dit risicodossier verandert in de tijd al naar gelang de voortgang van het project, daarom is het belangrijk dat het risicodossier regelmatig wordt herzien.

De onderkende risico’s moeten worden omschreven aan de hand van: de ongewenste gebeurtenis, de oorzaak en het gevolg. De oorzaak en het gevolg moeten zo helder mogelijk omschreven worden. Deze wijze van beschrijven is noodzakelijk om in een later stadium tot een gedegen risicoallocatie en risicobeheersing te komen.
Tevens moeten de risico’s bij voorkeur worden onderverdeeld in risicocategorieën. Dit heeft, naast een rangschikkende functie, ook een controlerende functie op volledigheid: de categorie-indeling dient hierbij als ‘checklist’ zodat inventarisatie vanuit alle invalshoeken is geborgd en geen risico’s ‘over het hoofd worden gezien’.
De onderkende risico’s, inclusief hun oorzaak en gevolg, kunnen worden vastgelegd in een model risicodossier, dit is opgenomen in bijlage 2. In deze bijlage staan eveneens aanwijzingen met betrekking tot het beschrijven en categoriseren van risico’s.

De RISMAN (risicomanagement)-methode is in deze publicatie als vertrekpunt voor risicomanagement gebruikt. Voor meer informatie over het toepassen van risicomanagement wordt naar deze kennisbron verwezen ( [ link ] ).

Bij de risico-inventarisatie worden bij voorkeur stakeholders betrokken (politiek, vergunningverleners, bewonersverenigingen, milieugroepen, financiers, enzovoort), eventueel aangevuld met kennisdragers (van bijvoorbeeld adviesbureaus en kennisinstituten) uit het vakgebied. Hiermee wordt draagvlak voor de risicoanalyse én de hieruit voortvloeiende keuzen verkregen. Bovendien wordt de kwaliteit van de risicoanalyse hiermee verbeterd.

De resultaten van de contractafweging kunnen eventueel leiden tot de keuze voor een traditionele contractvorm waarbij er geen of beperkt sprake is van risico-overdracht van opdrachtgever naar opdrachtnemer. Aan de hand van de toprisico’s en overige motieven/overwegingen maakt de aanbesteder zijn definitieve keuzes en legt deze vast in het inkoopplan.