Selectieleidraad (bij niet-openbare procedure)

In geval van een niet-openbare procedure (ook wel aanbesteding met voorafgaande selectie genoemd) selecteert de aanbesteder een aantal gegadigden die hij uitnodigt om in te schrijven. De kwalificatie van die gegadigden vindt plaats op basis van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen (bestaande uit minimumeisen en eventueel selectiecriteria, bijvoorbeeld het vragen van referenties) die in de selectieleidraad zijn opgenomen.

Wanneer het aantal gegadigden dat dan overblijft meer is dan het aantal partijen dat zal worden uitgenodigd voor inschrijving, dan wordt dit met behulp van selectiecriteria verminderd. Het aantal uit te nodigen partijen moet op voorhand zijn bekendgemaakt evenals de selectiecriteria. In plaats van selectiecriteria kan ook worden gekozen voor loting om het aantal geschikte gegadigden terug te brengen.

Bij het opstellen van de selectieleidraad wordt het inschrijversprofiel geconcretiseerd. Centrale vragen daarbij zijn:

Welk type partijen wil de aanbesteder graag aan tafel hebben?
Zijn deze partijen in staat om risico’s over te nemen en/of goed te beheersen?

Aandachtspunten voor de aanbesteder

In de initiatieffase worden keuzes gemaakt die in de daarop volgende fasen worden uitgewerkt. Zo moet uiteindelijk in de selectieleidraad een opgave worden gedaan van de van toepassing zijnde uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, eventuele selectiecriteria en (doorkijk naar) de gunningscriteria.
Van de bekendgemaakte uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, eventuele selectiecriteria en (doorkijk naar) de gunningscriteria mag niet meer worden afgeweken. Het tussentijds wijzigen of schrappen van een geschiktheidseis is niet toegestaan omdat het zich niet verdraagt met het gelijkheids- en transparantiebeginsel (Hof Leeuwarden, 16 december 2008 zaaknummer 200.009.379/01).
Het uitgangspunt van de (gewijzigde) Aanbestedingswet 2012 en het ARW 2016 is dat partijen vooralsnog kunnen volstaan met het overleggen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (voorheen model Eigen Verklaring) om aan te tonen dat de uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn en zij aan de geschiktheidseisen voldoen. De bewijsstukken (zoals omschreven in de selectieleidraad) kunnen op een later moment worden opgevraagd.
Inschrijvers en gegadigden mogen zich beroepen op de economische en/of technische bekwaamheid van derden om zo te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen of selectiecriteria. Dit ongeacht de juridische aard van de band met die derden. De inschrijvers en gegadigden moeten dan wel kunnen aantonen dat zij daadwerkelijk kunnen beschikken over de middelen en vaardigheden van de derden waarop zij zich beroepen. De direct of indirect met een inschrijver/gegadigde verbonden derden mogen ook tezamen aan een gestelde eis voldoen (onder meer HvJ EG 18 maart 2004 C 314/01 inzake Siemens Österreich en HvJ EG 2 december 1999 C 176/98 inzake Holst Italia).
Partijen die betrokken zijn geweest bij de voorbereiding van een opdracht mogen niet automatisch worden uitgesloten. Zij moeten de kans krijgen aan te tonen dat de mededinging niet wordt geschaad (HvJ EG 3 maart 2005 C 21/03 en 34/03 inzake Fabricom).
Met elkaar verbonden ondernemingen (dochterondernemingen binnen dezelfde holding, en dergelijke) mogen niet automatisch worden uitgesloten van inschrijving. Zij moeten de kans krijgen aan te tonen dat zij onafhankelijk van elkaar opgestelde inschrijvingen hebben ingediend (HvJ EG 23 december 2009 C 376/08 inzake Serrantoni).
In de aankondiging/ selectieleidraad moet worden aangegeven dat gunning zal plaatsvinden op basis van de economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld door middel van de beste PKV. Ook het relatieve gewicht van de verschillende onderdelen van de nadere criteria moeten worden bekendgemaakt, zie ook artikel 3.6.1, 3.6.2 en 3.6.4 van het ARW 2016.
Als er wordt gekozen om te gunnen op basis van de laagste prijs of laagste kosten moet dit voldoende gemotiveerd worden in de aankondiging. De geschiktheidseisen moeten proportioneel (in verhouding tot de aard en de omvang van de opdracht), objectief, eenduidig en transparant zijn.
Als er in verband met de selectie van gegadigden gebruik wordt gemaakt van een waarderings- en wegingsysteem, dan moet dit systeem vooraf worden bekendgemaakt (in de selectieleidraad).
Als geschiktheidseisen kunnen ook eisen (ervaringseis, referentieprojecten) opgenomen worden:

Ervaring met risicomanagement

Met betrekking tot ervaring met/kennis van risicomanagement wordt in deze publicatie uitgegaan van enkel het stellen van minimumeisen als geschiktheidseisen. Hierdoor hoeft geen differentiatie plaats te vinden in de waardering van de geschiktheid van verschillende gegadigden: een gegadigde voldoet wel of niet. Deze insteek is gekozen omdat het lastig blijkt om op objectieve wijze onderscheid te maken in het ervaringsniveau van opdrachtnemers op het gebied van risicomanagement.

Om gegadigden te kwalificeren op hun ervaring met/kennis van risicomanagement kunnen in de selectieleidraad de volgende geschiktheidseisen worden opgenomen:

Gegadigde moet ten minste éénmaal een risico-inventarisatie hebben uitgevoerd voor een project in de GWW-sector.
Gegadigde moet in datzelfde project een risicodossier hebben bijgehouden waarin risico’s en beheersmaatregelen tijdens de uitvoering periodiek zijn geëvalueerd en geactualiseerd.
Het risicomanagement in datzelfde project moet, in de ogen van de aanbesteder voor dat project, geleid hebben tot een adequate beheersing van risico’s.
De aanbesteder behoudt zich het recht voor om documenten op te vragen waarmee voorgaande punten worden onderbouwd. Gegadigde moet deze documenten desgevraagd aan de aanbesteder overleggen.

[ link ]

Let op. Het is aan de aanbesteder om, bij gebruikmaking van geschiktheidseisen, te specificeren en in het aanbestedingsdocument vast te leggen wat bedoeld wordt met begrippen als ‘aard en omvang’ en ‘vergelijkbaar’. De aanbesteder kan van de inschrijver/gegadigde verlangen dat deze tevredenheidsverklaringen overlegt van eerder uitgevoerde projecten.

Opmerkingen

Afgeraden wordt om eisen te stellen aan de ervaring met specifieke methodieken, (software)tools of opleiding ten aanzien van risicomanagement. Reden hiervoor is dat de competenties van de gegadigde centraal moeten staan en niet de hulpmiddelen die hij gebruikt.
Mogelijk kan de aanbesteder bij de selectie van gegadigden op hun ervaring met/kennis van risicomanagement aansluiten bij andere methoden met betrekking tot de beoordeling van de competenties of prestaties van inschrijvers/gegadigden.

[ link ]

Let op. In de aankondiging of selectieleidraad moet de aanbesteder duidelijk aangeven welke gegevens als bewijsstukken moeten worden aangeleverd en wanneer dat moet gebeuren (zie ook de relevante bepalingen in artikelen 3.13, 3.14, 3.15 en 3.16 van het ARW 2016). Een aanbestedende dienst heeft een ruime discretionaire bevoegdheid bij het opstellen van geschiktheidseisen die betrekking hebben op de financiële en economische draagkracht. De in de richtlijn vermelde bewijsstukken om deze draagkracht aan te tonen zijn niet limitatief, maar het gelijkheids-, het transparantie- en het proportionaliteitsbeginsel moeten bij het hanteren van deze eisen worden gerespecteerd (HvJ EG 9 juli 1987, C 27/86 en 29/86 inzake Bellini). De bewijsmiddelen om de technische bekwaamheid van gegadigden/inschrijvers te toetsen, worden limitatief opgenomen in de richtlijn. Het vragen van andere bewijsmiddelen om de technische bekwaamheid aan te tonen, is niet toegestaan (HvJ EG 26 september 2000, C 225/98 inzake Frankrijk). In RvA 25 juli 2002, nr. 24.604, n.n.g oordeelden arbiters dat de aanbesteder een gegadigde niet mag uitsluiten op grond van het ontbreken van bewijsstukken als daar in het bestek (lees in het kader van deze publicatie: selectieleidraad) niet naar is gevraagd.

[ link ]

Let op. De betreffende inschrijver moet op de dag van aanbesteding en de dag van opdrachtverlening voldoen aan de in de bekendmaking of de selectieleidraad gestelde eisen. Bepaalde bewijsstukken zijn slechts tot een bepaalde datum geldig. Hiermee moet de aanbesteder bij het stellen van eisen omtrent de bewijsstukken rekening houden.

Het is mogelijk dat er sprake is van gewijzigde omstandigheden ten aanzien van de gegadigde (denk aan het geraken in staat van faillissement gedurende de inschrijvingsfase). In de inschrijvingsleidraad (zie hierna) is daarom het vereiste opgenomen dat de gegadigde/inschrijver tijdig dergelijke gewijzigde omstandigheden meldt aan de aanbesteder. Het gaat hier om omstandigheden die uitsluiting op grond van de uitsluitingsgronden en de geschiktheidseisen tot gevolg hebben.

Interesse?

Selectieleidraad (bij niet-openbare procedure)