Format iAMProfiel - rolbeschrijvingen en tool

In het gedachtegoed van assetmanagement zijn rollen leidend voor de werkprocessen. De rollen zijn namelijk een logische verdeling van het werk dat moet gebeuren in een organisatie. Functies daarentegen gaan over de verdeling van mensen over het werk.

Functie: Functies worden ingevuld door één medewerker en deze kunnen bestaan uit één of meerdere rollen. Bij een functie hoort een bepaalde verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Dit kan bijvoorbeeld gaan om het mogen aannemen van mensen of het tekenen van formele stukken.

Specifieke functienamen zijn: Wegbeheerder, Afdelingshoofd of Vakspecialist Openbare Verlichting. HR-21 systematiek benoemt bijvoorbeeld algemene functies: Beleidsadviseur III, Secretaresse, Procesmanager, etc.

Rol: Een rol is een geheel van taken waar een medewerker bepaalde competenties voor nodig heeft. De reden dat we de rollen als vertrekpunt nemen voor het iAMProfiel is dat rollen generieker zijn dan functies. Hierdoor is het mogelijk landelijk dezelfde rollen als basis te nemen. Functies verschillen daarvoor te veel per organisatie.

Uit onderstaande figuur 1 blijkt hoe functie, subrollen, competenties, taken en activiteiten zich tot elkaar verhouden. Er zijn verschillende begrippen en beschrijvingen mogelijk, wij hebben gekozen voor de volgende:

• Activiteiten zijn werkzaamheden die worden verricht;
• Activiteiten die gezamenlijk bijdragen aan één proces of resultaat vormen samen één taak;
• Het geheel van verschillende bij elkaar behorende taken samen is een rol;
• Een functie kan bestaan uit meerdere rollen, uit één rol of uit een gedeelte van een rol. Dit is afhankelijk van de omvang van de organisatie. De functie kent een functietitel, wat vaak verband houdt met het beloningshuis.

De assetmanagement rolbeschrijvingen in dit hoofdstuk dienen gelezen te worden in samenhang met het VERI-model. Gezamenlijk bieden zij de basis voor het format iAMProfiel waarmee het overzicht is te krijgen van de belegde taken bij welke rolhouder. Klik [ link ] voor een directe download van de tool.

Organisatierollen
Er zijn drie organisatierollen beschreven. De organisatierollen zijn veelomvattende rollen die niet door één persoon worden ingevuld maar door een team, organisatieonderdelen of zelfs door externe organisaties. De organisatierol ‘Assetmanager’ wordt bijvoorbeeld ingevuld door een groep mensen die bepaalt waar en wanneer welke activiteiten plaatsvinden om te zorgen dat de openbare ruimte naar wens blijft functioneren. De NEN-ISO 55.000-series, de internationale norm voor assetmanagement, benoemt geen rollen maar spreekt slechts van ‘de organisatie’. De organisatie kan dus één of meerdere organisaties betreffen, afhankelijk van waar de door ons gedefinieerde organisatierollen zijn belegd. De inhoud van de rollen en gebruikte terminologie sluit aan bij de NEN ISO 55.000-series.

In de praktijk worden binnen de assetmanagement-organisatie vaak wel rollen onderscheiden. De organisatierollen en abstractieniveaus die we in dit document behandelen zijn:

• Eigenaar, overwegend strategisch;
• Assetmanager, overwegend tactisch;
• Serviceprovider, overwegend operationeel.

Beleidsadvisering
Met beleidsadvisering ben je verantwoordelijk voor het opstellen van beleidsstukken en inventariseer je de belangen, de context, wettelijke kaders en de ontwikkelingen hierin. Je draagt zorg voor het assetmanagementsysteem en een monitoringssystematiek zodat de effectiviteit van het beleid getoetst wordt. Je vertaalt de organisatiedoelen en het strategisch assetmanagementbeleid naar concretere doelen voor de openbare ruimte. Je hebt een meer inhoudelijke rol dan met bestuurlijke advisering. Je werkt veel met de rolhouder bestuurlijke advisering samen.

In het kader van de NEN-ISO 55.001 ben je verantwoordelijk voor het opstellen van de Assetmanagement doelstellingen en het Strategisch Assetmanagement Plan.

Bestuurlijk opdrachtgeverschap
Deze rol dient ingevuld te worden door het bestuurslid of de wethouder die verantwoordelijk is voor de openbare ruimte. Je kent de beleidskaders en zorgt voor de afstemming met de assetmanagementorganisatie en hebt hiervoor veel contact met rolhouder van regisseren van assetmanagement, vakbeheer aan de kant van de assetmanagementorganisatie, bestuurlijke advisering en beleidsadvisering. Je beheerst de raakvlakken tussen de eigenaar en de assetmanager en behartigt de belangen van de eigenaar wat betreft financiën en prestaties. De opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor het tot uitvoering brengen van het strategisch assetmanagement plan. Het komt voor dat de rol wordt gedelegeerd naar een afdelingsmanager van de ambtelijke organisatie. De rol bestuurlijk opdrachtgeverschap is gedelegeerd eigenaar die binnen de kaders beslissingen neemt namens het bestuur. In beide gevallen worden middelen beschikbaar gesteld door de raad of gedeputeerde staten.

De organisatierol assetmanagement:

• Is de beheerder van de assets namens de eigenaar;
• Organiseert assetmanagement en de uitvoering van beheer in opdracht van de eigenaar en is gevraagd en ongevraagd adviseur van de eigenaar;
• Ontwikkelt in nauwe samenwerking met de eigenaar assetmanagementbeleid en –strategie;
• Is verantwoordelijk voor het nakomen van de met de eigenaar gemaakte afspraken ten aanzien van prestaties, risico’s en kosten van de assets;
• Vertaalt deze afspraken in een meerjarig programma van maatregelen en activiteiten met daaronder liggende plannen;
• Is verantwoordelijk voor doorlopende activiteiten maar óók voor projecten die gaan over (her) inrichting;
• Is opdrachtgever richting één of meer (in- en/of externe) serviceproviders;
• Monitort, evalueert en doet zo nodig voorstellen voor bijsturing richting de eigenaar.

De assetmanagementorganisatie is de ‘spin in het web’ die op basis van het strategisch assetmanagement plan, de gestelde doelen en eisen de tactiek ontwikkelt, de planning maakt en zorg voor een vertaling van prestatie-eisen op portfolioniveau naar specifieke onderdelen van het portfolio. De assetmanagementorganisatie beheert de hele levenscyclus van de assets, monitort de assets en voorziet zowel de eigenaar als de serviceprovider van de juiste informatie. Er wordt daarbij gestuurd op het behalen van afgesproken prestaties.

Daarnaast zorgt de assetmanagementorganisatie voor een betrouwbare kostenraming. Dit gebeurt voor alle levensfasen, te weten ontwerp, bouwen, gebruik, onderhouden en sloop1. Beheren is dus meer dan alleen onderhouden van de kapitaalgoederen.

De assetmanagementorganisatie werkt de doelen op tactisch niveau uit in functionele eisen, richt het assetsysteem in, stelt vast wat er aan nieuwe assets moet komen, wat er aan onderhoud nodig is en geeft kaders aan.

In een gemeentelijke organisatie ligt het zwaartepunt van deze organisatierol bij wat het Ruimtelijk Domein wordt genoemd. Hieronder vallen logischerwijs de beheerafdeling (Stadsbeheer, Stadsruimte) maar ook de afdeling die gaat over Ruimtelijke Ordening (RO, Ruimte) en Projecten (Projectenbureau, Projectmanagement etc.)

De assetmanagementorganisatie is volledig verantwoordelijk voor de processtappen: “Beheren en Programmeren”, “Monitoren en Analyseren” en daarnaast grotendeels verantwoordelijk voor “Plannen en Voorbereiden”, maar daarin kan een deel van de verantwoordelijkheden ook bij serviceproviders worden gelegd. De assetmanagementorganisatie heeft vaak een actieve (adviserende of uitvoerende) rol bij de stap “Beleid en strategie”, hierin is de assetmanagementorganisatie (afhankelijk van de afspraken die je maakt) een belangrijke sparringpartner voor de eigenaar.

Regisseren openbare ruimte
Met regisseren van portfolio(deel) openbare ruimte ben je verantwoordelijk voor het afwegen van belangen tussen de verschillende vakdisciplines en maak je de optimale afweging tussen prestaties, risico’s en kosten van een deel of van alle assets in de openbare ruimte. In samenspraak met de rolhouders vakbeheer stel je vast wat het voorkeursscenario van activiteiten en maatregelen is op basis van een integrale en discipline overstijgende afweging. Je bent eindverantwoordelijk voor de verdeling van de budgetten en voor de prestaties, risico’s en kosten. Op basis hiervan stel je het meerjarenprogramma en het investeringsplan op. Daarnaast overzie je organisatie brede thema’s en programma’s met relatie tot de openbare ruimte en leg je de verbinding naar de assetmanagementorganisatie- en activiteiten. Je adviseert richting de beleidsmakers. Je bent de schakel tussen de eigenaar en assetmanagementorganisatie. Afhankelijk van de organisatie (grootte), heb je de regie over alle assets, assets binnen een gebied of een aantal assetsgroepen – al dan niet binnen een gebied. Cruciaal is dat er ten alle tijden een rolhouder moet zijn die het gehele portfolio overziet. Zie figuur 2.

Vakbeheer
Met de rol vakbeheer ben je voor een vakgebied verantwoordelijk voor het opstellen van de meerjarenplanning en -begroting en doe je investeringsvoorstellen. Tevens ben je verantwoordelijk voor het bewaken van het toegewezen budget. Je kent de technische randvoorwaarden die ingevuld moeten worden en zorgt dat je met informatie uit projecten, metingen en onderzoek komt tot een afgewogen set maatregelen en verschillende mogelijkheden om de gestemde eisen optimaal in te vullen. Je borgt de tactische uitvoering met het assetmanagementplan. Dit doe je op systeemniveau en soms ook op projectniveau. Ook adviseer je de beleidsmakers over jouw vakgebied.

Vakspecialist
Als vakspecialist zorg je voor de voorbereiding en planning van de werkzaamheden. Je werkt meestal aan concrete projecten gericht op specifieke objecten. Daarnaast draag je zorg voor actuele informatie over de objecten. Kenmerkend voor deze rol is het inhoudelijke specialisme.

In de volgende figuur is weergegeven hoe de rollen van regisseren, beheer en specialist samenhangen.

Omgevingsmanagement
Met omgevingsmanagement haal je actief op wat er leeft in de omgeving, behandel je vragen, klachten en meldingen uit de omgeving, zorg je voor afstemming met de assetmanagementorganisatie en vorm je het gezicht van de assetmanagementorganisatie naar buiten. Je zet belangen om naar initiatieven en beïnvloedt de maatregel- en projectplanning. Ook behartig je de belangen van de omgeving bij de voorbereiding van de programmering voor projecten en/of werkzaamheden. Deze rol is vaak toegewezen aan functies als gebiedsbeheerder, gebiedsadviseur en of -regisseur.

Directievoering
Met directievoering zorg je dat de uitvoering door de serviceprovider conform contract verloopt en draag je zorg voor de oplevering en overdracht van werken. Je hebt een signalerende functie richting de opdrachtgever en de uitvoerende organisatie. Je bent de dagelijkse representatie van de opdrachtgever op het werk.

Databeheer
Met databeheerder verwerk je relevante data (zoals statische gegevens, tekeningen, revisies) en zorg je dat deze conform de afspraken wordt opgeslagen zodanig dat deze data bruikbaar is voor de organisatie om beslissingen op diverse niveaus op te kunnen baseren.
Je bent verantwoordelijk voor het bijhouden van data die van belang is om de doelstellingen te bereiken en voor het configuratiemanagement (het bijhouden van wijzigingen).

Opdrachtgeverschap
De rolhouder van opdrachtgeverschap is eindverantwoordelijk voor projecten, raamovereenkomsten, bestekken e.d. Deze rol wordt in de praktijk ingevuld door mensen met functies als contractmanager, (gebieds)beheerder en deels door inkopers. Je bent de schakel tussen de assetmanagementorganisatie en de serviceprovider-organisatie. Onderdelen van jouw takenpakket zijn: het verzorgen van contractonderhandelingen, aanbestedingen e.d. De rolhouder opdrachtgeverschap kan, afhankelijk van het type opdracht, na het sluiten van het contract het dagelijks toezicht onderbrengen

Risicomanagement
Met risicomanagement inventariseer en analyseer je risico’s voor het behalen van de AM-doelstellingen. Je hebt een onafhankelijke, adviserende rol richting de directie. Het gaat hierbij om risico’s op strategisch niveau (het assetmanagement systeem/alle proces-stappen van het iAMPro-model) en tactisch niveau (de processen binnen de stappen waarvoor de assetmanagementorganisatie eindverantwoordelijk is). Je coördineert en adviseert over het opstellen, beleggen en uitvoeren van beheersmaatregelen. Ook analyseer je de effectiviteit en rapporteer je deze aan de rolhouder regisseren van assetmanagement en adviseer je over te nemen beheersmaatregelen.

Kwaliteitsmanagement
Met kwaliteitsmanagement ben je verantwoordelijk voor de inrichting en borging van het assetmanagementsysteem. Je zorgt er voor dat de Deming-cirkel in de assetmanagementorganisatie wordt doorlopen. Dit doe je door prestatiemanagement in te richten, de aanpak in assetmanagement te bepalen en evaluatiemanagement te implementeren (Plan). Daarnaast organiseer je de uitvoering van de evaluaties (op project, beleid en systeem niveau), bijvoorbeeld door middel van het uitvoeren van audits (Do). Je legt de uitkomsten naast beleid (check), inventariseert wijzigingen en stelt voorstellen hiervoor op en draagt zorgt van de managementrapportage. Je rapporteert rechtstreeks aan de directie.

Leidinggeven
Met de rol leidinggeven ben je verantwoordelijk voor de aansturing van een organisatie of organisatieonderdeel. Je hebt de verantwoordelijkheid voor de prestatie van je team of afdeling. Je houdt je bezig met de ontwikkeling van de organisatie, competentieontwikkeling en talentontwikkeling van medewerkers, de verdeling van verantwoordelijkheden en de capaciteit van het team en de benodigde middelen. Ook borg je de professionele cultuur van de assetmanagementorganisatie.

Data- en informatiemanagement
Met data- en informatiemanagement bepaal je welke informatie moet worden vastgelegd, welke (digitale) systemen hiervoor worden gebruikt en welke procedures in de organisatie worden doorlopen om dit te borgen. Hiervoor worden de rollen regisseren van portfolio(deel) openbare ruimte, vakbeheer en specialist geraadpleegd. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om: documenten, tekeningen of technische eigenschappen. De rolhouder is ook verantwoordelijk voor het doorvoeren van wijzigingen in het portfolio of het proces.

De serviceprovider:

• Is verantwoordelijk voor een efficiënte uitvoering van één of meer projecten / activiteiten / maatregelen uit het genoemde programma;
• Voert de betreffende werkzaamheden uit in opdracht van de assetmanager, op basis van een met de assetmanager afgesloten opdracht.
• Staat door de aard van zijn werkzaamheden (operationeel en praktisch) vaak dicht bij het dagelijks reilen en zeilen van de assets. Vanuit deze positie kan de serviceprovider fungeren als “de ogen en oren van de assetmanager” en deze feedback geven vanuit de dagelijkse praktijk.

Binnen de rol serviceprovider is een grote diversiteit aan organisatievormen waarin aansturing en operationeel werk zijn onderverdeeld. Hiervoor bestaan verschillende modellen (zoals bijvoorbeeld het Integraal Project Management (IPM)-model). In ons model is gekozen voor een eenvoudige onderverdeling waarbij we rekening houden met projecten enerzijds en onderhoud anderzijds.

Projectvoering
Binnen de rol projectvoering ben je, aan de kant van de serviceprovider, als de interne opdrachtgever verantwoordelijke voor het contact met de assetmanager en de persoon die de uitvoering aanstuurt. Jij vertegenwoordigt de opdrachtnemer richting de opdrachtgever.

Een veel voorkomende wijze waarop deze rol verder kan worden verdeeld bij projecten is het IPM-model aan opdrachtnemerszijde waarin de volgende rollen worden onderscheiden:

• projectmanager
• manager projectbeheersing
• omgevingsmanager
• technisch manager
• contractmanager

Uitvoering
De uitvoering zorgt ervoor dat binnen de kaders van het project of proces te werk wordt gegaan en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het werk en de veiligheid op locatie. Tevens is de uitvoeringgesprekspartner voor de projectleiding en kaart hij operationele problemen aan bij de projectleiding.