Stappenplan iAMProfiel
Het iAMProfiel is een verzameling van praktische tools van het CROW die helpen bij het implementeren van assetmanagement in beheerorganisaties. Het iAMProfiel gaat in op het uniform beleggen van taken en rollen aan medewerkers in de organisatie. Deze handleiding geeft u als aanjager of als leidinggevende een handreiking om de verschillende producten te gebruiken.
Als beheerorganisatie verandert u om goed op de ontwikkelingen in de openbare ruimte in te spelen en de belangen van de direct betrokkenen te behartigen. Het denken en werken vanuit assetmanagement helpt om:
- De vakdisciplines met elkaar te verbinden en van elkaar te leren;
- Gezamenlijk een prioritering en aanpak te hanteren om te optimaliseren op de doelstellingen.
Assetmanagement vraagt een andere manier van werken, nieuwe kennis en een verdere professionalisering van de beheerorganisatie. Het zorgt voor verbinding van vakdisciplines, leren van elkaar
Maar dit komt niet vanzelf. Wat betekent dit nu voor de mensen in de organisatie? Welke taken en rollen komen hier nu bij kijken? Wat hebben de mensen nodig aan aanvullende kennis en competenties?
Doel van het iAMProfiel
Een uniforme basis voor het beleggen van AM-taken
Het iAMProfiel biedt overheidsorganisaties een uniforme basis voor het beleggen van alle AM-taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast biedt het inzicht in de onderscheidende competenties die benodigd zijn om de taken goed uit te voeren. Met het gebruik van het iAMProfiel wordt geborgd dat rollen helder zijn en dat de rollen goed worden belegd in de organisatie.
Het iAMprofiel kan bijvoorbeeld worden gebruikt:
Het iAMProfiel biedt overheidsorganisaties een uniforme basis voor het beleggen van alle AM-taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast biedt het inzicht in de onderscheidende competenties die benodigd zijn om de taken goed uit te voeren. Met het gebruik van het iAMProfiel wordt geborgd dat rollen helder zijn en dat de rollen goed worden belegd in de organisatie.
Het iAMprofiel kan bijvoorbeeld worden gebruikt:
- voor het samenstellen van functies;
- voor het opstellen van vacatureteksten;
- als basis voor een persoonlijk- en team ontwikkelplan.
Een gespreksaanleiding voor het team met concrete stappen die tot actie leiden
Bovenal is het doel de mensen in de organisatie mee te nemen in de ontwikkeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Door het iAMPRofiel samen in te richten en te gebruiken laat je mensen zien wat er anders kan en wordt actief toegewerkt naar een gedeelde visie over de te beleggen rollen. Door het gebruik samen met de competentietool ontstaat inzicht in de benodigde competenties waardoor de gewenste ontwikkeling mogelijk wordt en worden concrete stappen die leiden tot actie aangereikt.
Bovenal is het doel de mensen in de organisatie mee te nemen in de ontwikkeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Door het iAMPRofiel samen in te richten en te gebruiken laat je mensen zien wat er anders kan en wordt actief toegewerkt naar een gedeelde visie over de te beleggen rollen. Door het gebruik samen met de competentietool ontstaat inzicht in de benodigde competenties waardoor de gewenste ontwikkeling mogelijk wordt en worden concrete stappen die leiden tot actie aangereikt.
Ruimte voor maatwerk
Het iAMProfielis aan te passen of aan te vullen naar behoefte van de organisatie, hier is ruimte voor maatwerk. Het toevoegen van een rol of juist weglaten of samenvoegen is mogelijk zo lang alle taken en verantwoordelijkheden uiteindelijk worden ingevuld.
Het iAMProfielis aan te passen of aan te vullen naar behoefte van de organisatie, hier is ruimte voor maatwerk. Het toevoegen van een rol of juist weglaten of samenvoegen is mogelijk zo lang alle taken en verantwoordelijkheden uiteindelijk worden ingevuld.
Onderdelen van het iAMprofiel
Het iAMProfiel bestaat uit de volgende deelproducten:
Format iAMProfiel - rolbeschrijvingen
Dit model is de uniforme basis waarin de organisatierollen en de onderliggende rollen van asseteigenaar, assetmanager en serviceprovider (dienstverlener) staan beschreven. De rollen zijn een belangrijke bouwsteen voor het inrichten van processen en beleggen van taken en activiteiten. Zie hiervoor 'Format iAMProfiel - rolbeschrijvingen en tool'
Dit model is de uniforme basis waarin de organisatierollen en de onderliggende rollen van asseteigenaar, assetmanager en serviceprovider (dienstverlener) staan beschreven. De rollen zijn een belangrijke bouwsteen voor het inrichten van processen en beleggen van taken en activiteiten. Zie hiervoor 'Format iAMProfiel - rolbeschrijvingen en tool'
Let bij het werken met deze omschrijvingen op dat een rol niet hetzelfde is als een functie maar dat deze wel een gelijksoortige titel kan hebben. De functie ‘beheerder’ heeft de rol ‘beheer’ in zich, maar kan ook nog andere rollen bevatten. Zo is het niet ondenkbaar dat de beheerder ook data- en informatiebeheer op zich neemt of een omgevingsmanagement rol heeft. Zie voor een toelichting het kader ‘rol en functie’.
Het rollenmodel kan worden gebruikt om invulling te geven aan functies en functieprofielen en is een aspect van een organisatieontwikkelplan. Het model is gemakkelijk in te passen in de eigen organisatie, door één of meerdere rollen in een functie op te combineren, een rol te splitsen of door de rol aan meerdere functies toe te wijzen. Bij grotere organisaties zullen vaak meerdere mensen nodig zijn voor een rol; en bij kleinere organisatie combineren sommige rollen tot een functie.
Werkvorm Kaartdek taken en rollen
Het is belangrijk om je team op positieve wijze in het gehele proces te betrekken. Door de betrokken medewerkers zelf na te laten denken over taken, rollen en verantwoordelijkheden stimuleer je als manager eigenaarschap en betrokkenheid. Je haalt ook direct waardevolle informatie op over de problemen die het team tegenkomt.
Het is belangrijk om je team op positieve wijze in het gehele proces te betrekken. Door de betrokken medewerkers zelf na te laten denken over taken, rollen en verantwoordelijkheden stimuleer je als manager eigenaarschap en betrokkenheid. Je haalt ook direct waardevolle informatie op over de problemen die het team tegenkomt.
In het iAMProfiel is daarom een werkvorm opgenomen in de vorm van een kaartspel. Zie hiervoor 'werkvorm iAMProfiel - kaardek rollen en taken'. Dit kan worden afgedrukt op (geplastificeerde) kaartjes zodat het team spelenderwijs een goed beeld gevormd kan worden van alle taken en rollen binnen de organisatie.
VERI model (instructiekaart en matrix)
De instructiekaart beschrijft wat het VERI-model is en hoe dit kan worden toegepast bij de assetmanagementrollen. Dit VERI model is de basis van het iAMProfiel en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken.
De instructiekaart beschrijft wat het VERI-model is en hoe dit kan worden toegepast bij de assetmanagementrollen. Dit VERI model is de basis van het iAMProfiel en maakt duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke taken.
Voorbeelduitwerking iAMProfiel
Voor een fictieve gemeente zijn voor de organisatierol assetmanager een aantal profielen als voorbeeld uitgewerkt in een organogram en functiebeschrijvingen.
Voor een fictieve gemeente zijn voor de organisatierol assetmanager een aantal profielen als voorbeeld uitgewerkt in een organogram en functiebeschrijvingen.
Dit is de digitale bundeling van zowel de iAMProfiel rolbeschrijvingen, VERI Matrix, onderscheidende competenties en de voorbeelduitwerking. Deze tool helpt om in de praktijk te werken aan het inzicht in de benodigde verschillende taken en rollen en deze in de organisatie te beleggen.
Stappenplan voor het gebruik van het iAMProfiel
Hieronder volgt het stappenplan voor het gebruik van het iAMProfiel.
Stap 0: Bepaal je doel
Het iAMPRofiel kan worden gebruikt voor verschillende doeleinden:
- Bepalen of alle taken en verantwoordelijkheden zijn belegd;
- het samenstellen van functies op basis van rollen;
- het opstellen van vacatureteksten.
Stap 1: Inventarisatie van de huidige taken en taakverdeling
Beschrijving
Met de stap inventarisatie breng je in beeld welke AM-taken nu in de organisatie zijn belegd en bij wie. Dit doe je met het hele team van collega’ dat is betrokken bij beheer- en onderhoud. Bij voorkeur voer je deze stap per discipline uit, bijvoorbeeld voor wegen, groen en water. Zorg er wel voor dat één of meerdere mensen betrokken zijn die het geheel van de beheerorganisatie overzien en die de disciplines in een later stadium weer aan elkaar kan verbinden.
Met de stap inventarisatie breng je in beeld welke AM-taken nu in de organisatie zijn belegd en bij wie. Dit doe je met het hele team van collega’ dat is betrokken bij beheer- en onderhoud. Bij voorkeur voer je deze stap per discipline uit, bijvoorbeeld voor wegen, groen en water. Zorg er wel voor dat één of meerdere mensen betrokken zijn die het geheel van de beheerorganisatie overzien en die de disciplines in een later stadium weer aan elkaar kan verbinden.
Aanpak
Voor de stap inventarisatie kun je gebruik maken van het deelproduct iAMProfiel Werkvorm kaartdek rollen en taken.
Voor de stap inventarisatie kun je gebruik maken van het deelproduct iAMProfiel Werkvorm kaartdek rollen en taken.
Laat iedereen zijn naam opschrijven op een kaartje. Verdeel de kaartjes over een tafel.
Verdeel in overleg met elkaar de taken van het iAMPro-model. Leg de taken bij de naam van de persoon die eindverantwoordelijk is.
Leg de taken die niet zijn belegd leesbaar in een rij ernaast neer
Wanneer meer mensen verantwoordelijk denken te zijn voor dezelfde taak, ga dan met elkaar in gesprek: bij wie hoort de taak?
Ga met elkaar in gesprek over de taken die nu niet zijn belegd. Wat zijn hier de gevolgen van? Wat zou anders kunnen?
Verdeel in overleg met elkaar de taken van het iAMPro-model. Leg de taken bij de naam van de persoon die eindverantwoordelijk is.
Leg de taken die niet zijn belegd leesbaar in een rij ernaast neer
Wanneer meer mensen verantwoordelijk denken te zijn voor dezelfde taak, ga dan met elkaar in gesprek: bij wie hoort de taak?
Ga met elkaar in gesprek over de taken die nu niet zijn belegd. Wat zijn hier de gevolgen van? Wat zou anders kunnen?
Resultaat
Inzicht in de huidige belegging van taken en bevestiging van wie waarvoor (eind)verantwoordelijk is.
Inzicht in de huidige belegging van taken en bevestiging van wie waarvoor (eind)verantwoordelijk is.
Tips voor het betrekken van de medewerkers:
Stap 2: verkenning van de AM-rollen en de rolverdeling
Beschrijving
Met deze stap wordt duidelijk welke AM-rollen er zijn. De rollen kennen elk een kerntaak. Met het team wordt verkend welke taken bij welke rollen horen. Doel is toe te werken naar een logische verdeling van de taken over verschillende rollen.
Met deze stap wordt duidelijk welke AM-rollen er zijn. De rollen kennen elk een kerntaak. Met het team wordt verkend welke taken bij welke rollen horen. Doel is toe te werken naar een logische verdeling van de taken over verschillende rollen.
Aanpak
Voor de stap verkenning AM-rollen kun je gebruik maken van iAMProfiel werkvorm en de excel Format iAMProfiel met de assetmanagementrolbeschrijvingen.
Voor de stap verkenning AM-rollen kun je gebruik maken van iAMProfiel werkvorm en de excel Format iAMProfiel met de assetmanagementrolbeschrijvingen.
- Laat iedereen zijn naam opschrijven op een kaartje.
- Verdeel de rollen over tafel
- Wijs in overleg met elkaar elke rol een kerntaak kaart toe. Motiveer waarom je de kerntaak aan de rol toewijst.
- Maak gebruik van AM rolbeschrijving. In hoeverre komt de verdeling overeen? Wat zijn de verschillen?
- Verdeel de rollen over de naamkaartjes. Bespreek met elkaar de uitkomsten.
Resultaat
Inzicht in de rolinvulling en bijbehorende taken van de assetmanagementorganisatierollen eigenaar en assetmanager.
Tips voor het betrekken van medewerkers:Inzicht in de rolinvulling en bijbehorende taken van de assetmanagementorganisatierollen eigenaar en assetmanager.
Stap 3: invulling van een zuivere verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden
Beschrijving
Goed beheer vraagt om duidelijke en logische verdeling van taken en helderheid over verantwoordelijkheden. Met deze stap worden de rollen passend gemaakt voor de organisatie, rolhouders toegewezen en worden de verantwoordelijkheden toegewezen met behulp van het VERI-model. Waar nodig kunnen taken worden toegevoegd.
Goed beheer vraagt om duidelijke en logische verdeling van taken en helderheid over verantwoordelijkheden. Met deze stap worden de rollen passend gemaakt voor de organisatie, rolhouders toegewezen en worden de verantwoordelijkheden toegewezen met behulp van het VERI-model. Waar nodig kunnen taken worden toegevoegd.
Aanpak
Helderheid over rollen en aan wie deze zijn toegewezen. Een logische verdeling van taken en eigenaarschap van de assetmanagementrollen.
- Inventariseer de knelpunten van stap 1 en stap 2. Denk aan: taken die niet zijn belegd, onduidelijkheden rondom verantwoordelijkheden of taken die onlogisch zijn verdeeld over rollen.
- Bekijk de rollen, vul waar nodig de taken aan. Los de knelpunten van stap 1. Gebruik hiervoor het model AM rolbeschrijving.
- Wijs de rollen toe aan een rolhouder. Dit is een n:n relatie: het kan zijn dat één rol gekoppeld wordt aan één persoon, één rol wordt gekoppeld aan meerdere personen of meerdere rollen worden gekoppeld aan één persoon. Zo kan het zijn dat meerdere personen de rol vakbeheerder hebben (binnen hetzelfde discipline, of verspreid over verschillende disciplines). Gebruik hiervoor het iAMProfiel-format. Hier kun je ook een bij jullie organisatie passende functietitel toevoegen.
- Bespreek met elkaar hoe de verantwoordelijkheden van de taken zijn belegd om de taken goed uit te kunnen voeren: de rolhouder is vaak (eind)verantwoordelijk , maar wie is er verantwoordelijk, wie wordt er geraadpleegd en wie moet er geïnformeerd worden? Gebruik hiervoor Instructiekaart gebruik en toepassing VERI.
- Bespreek met elkaar hoe de rolhouders samenwerken: wat heb je van elkaar nodig om je taken goed te kunnen uitvoeren, wat zijn er aan werk- en procesafspraken nodig?
Helderheid over rollen en aan wie deze zijn toegewezen. Een logische verdeling van taken en eigenaarschap van de assetmanagementrollen.
Tips voor het betrekken van medewerkers1)Bijvoorbeeld: als regisseur openbare ruimte verwacht ik van de vakspecialist verhardingen dat hij
proactief is in het delen van kennis en inzichten.:
proactief is in het delen van kennis en inzichten.:
| Laat iedereen in het team uitspreken wat hij/zij verwacht van iedere rol-(houder) om het eigen werk goed te kunnen doen. | |
| Probeer zo concreet mogelijk het gewenste/verwachte gedrag te benoemen. Bijvoorbeeld: als regisseur assetmanagement verwacht ik van de vakspecialist verhardingen dat hij proactief is in het delen van kennis en inzichten. |
Stap 4: Opstellen van profielen
Beschrijving
Met het doorlopen van de voorgaande stappen is de inhoud van het iAMProfiel grotendeels bekend en kan het iAMProfiel-format worden ingevuld. In het format zijn de bijpassende competenties opgenomen. Met gebruik van de iAMCompetentie-tool kunnen de competenties in het iAMProfiel worden aangevuld.
Met het doorlopen van de voorgaande stappen is de inhoud van het iAMProfiel grotendeels bekend en kan het iAMProfiel-format worden ingevuld. In het format zijn de bijpassende competenties opgenomen. Met gebruik van de iAMCompetentie-tool kunnen de competenties in het iAMProfiel worden aangevuld.
De voorbeelduitwerking van het iAMProfiel voor de fictieve ‘Gemeente Groenrijk’ maakt inzichtelijk hoe een profiel er uit kan zien voor een (gemeentelijke) organisatie. In het overzicht zijn de rollen verdeeld over functies en voor elke functie is een profielpagina gemaakt.
Aanpak
- Verwerk de resultaten van de eerste stappen in het iAMPRofiel in het iAMProfiel-format
- Voeg de bijpassende competentie in het iAMProfiel-format toe.
- Doorloop indien gewenst de stappen voor het gebruik van de iAMCompetentie-tool.
Resultaat:
Compleet ingevuld iAMProfiel wat informatie biedt over een rol en bijbehorende competenties, en verantwoordelijkheden. Het iAMProfiel is een goede basis voor functieprofielen en vacatures.
Compleet ingevuld iAMProfiel wat informatie biedt over een rol en bijbehorende competenties, en verantwoordelijkheden. Het iAMProfiel is een goede basis voor functieprofielen en vacatures.