6. Intern protocol BPKV-beoordelingsfase

Doel

Het doel van onderhavig document is om de BPKV-beoordelingsfase van contract [zaaknummer] met de daarbij behorende activiteiten, data en verantwoordelijkheden vast te leggen, en te borgen dat de BPKV-beoordeling zorgvuldig wordt uitgevoerd.

1. Samenstelling BPKV-beoordelingsteam en aanbestedingscommissie

De samenstelling van het BPKV-beoordelingsteam is bepaald door het project/inkoopteam. Naast beoordelaars worden indien nodig ook adviseurs betrokken bij de beoordeling (klankbord).

Klankbord voor BPKV-vraagstukken:

interne OG: [naam]
adviseur inkoop: [naam]
juridisch adviseur: [naam]

1.1 Samenstelling BPKV-beoordelingsteam

Voorzitter en procesbegeleider¹⁾De voorzitter/procesbegeleider bewaakt het beoordelingsproces en communiceert indien nodig intern met het klankbord over het verloop ervan. De voorzitter let op consistentie en transparantie en is aanwezig bij alle bijeenkomsten, verder zie: punt 2.2. van dit protocol.: [naam]
Beoordelaars per [kies uit: criterium, subcriterium of onderdeel] (minimaal twee personen per criterium, subcriterium of onderdeel.)²⁾Het streven moet zijn dat criteria met een zeer dominante kwaliteitswaarde door drie personen worden beoordeeld:
1. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
2. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
3. [Omschrijving criterium, subcriterium of onderdeel]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]
  Beoordelaar: [naam]

1.2 Samenstelling aanbestedingscommissie (AC)

Voorzitter/Medewerker inkoop: [naam en functie]
Medewerker inkoop: [naam en functie]
Medewerker inkoop: [naam en functie]

2. BPKV-beoordelingsfase

2.1 Aandachtspunten beoordelingscriteria

Bij het contract [vul zaaknummer in een korte omschrijving zaak] worden [aantal] kwaliteitscriteria en [aantal] prestatiecriteria gehanteerd, te weten: [criteria noemen]. De directe beoordeling van deze criteria geschiedt volgens de tabel BPKV-criteria bij de aanbestedingsleidraad van genoemd contract.

Knock out

Er zijn bij deze aanbesteding [wel/geen] (sub)criteria waarbij een onvoldoende beoordelingscijfer leidt tot afwijzing van de inschrijving (knock-out).

[Op de volgende (sub)criteria is een knock-out van toepassing]:

criterium [naam] bij een beoordelingscijfer lager dan [cijfer]
criterium [naam] bij een beoordelingscijfer lager dan [cijfer]

Het beoordelingsteam stelt gezamenlijk vast of er sprake is van een onvoldoende score per (sub)criterium en communiceert daarover via de voorzitter met de interne opdrachtgever.

Let op: Naast afwijzing van een inschrijving wegens een te laag beoordelingscijfer kan er ook sprake zijn van ongeldigheid van een inschrijving wegens het niet voldoen aan de contracteis(en), hetgeen een niet-conforme inschrijving oplevert.

2.2 De planning en activiteiten van de BPKV-beoordelingsfase

Voor de beoordelingsprocedure begint, zijn de volgende activiteiten afgerond: het formeren van het beoordelingsteam en het aanbestedingsteam, het benoemen van de voorzitter/procesbegeleider en het invullen van de onderhavige planning.

Nr	Datum	Activiteiten	Wie
1		Inhoudelijke voorbereiding Verstrekken van onderhavig protocol(inclusief de BPKV-handleiding alsmede de beoordelingsformulieren aan de beoordelaars. Doel: kennisneming van de contractdocumenten en het verstrekte protocol met bijlagen.	Voorzitter/ procesbegeleider
2		Geven van instructies: voorbereiding beoordeling Aan de hand van het beoordelingsprotocol en de beoordelingsformulieren wordt aan de beoordelaars toegelicht hoe de beoordeling plaats zou moeten vinden. Beoordelaars kijken alleen naar de criteria ter zake waarvan zij expliciet deskundig zijn. De beoordeling is zo georganiseerd dat er per criterium ten minste twee deskundige beoordelaars (experts) zijn. Beoordelaars geven geen cijfer voor criteria ter zake waarvan zij niet als deskundige zijn aangewezen. Bij de instructies wordt ingegaan op de wijze van decomponeren, de prioriteit van de weging en eventuele verdere decompositie van de BPKV- aandachtspunten. (zie paragraaf 3.2.4 van Handleiding).	Voorzitter/ procesbegeleider
3		Inschrijvingen in ontvangst nemen Een medewerker van de aanbestedingscommissie neemt de inschrijvingen in ontvangst.	Aanbestedingscommissie
4		Aanbesteding De aanbestedingscommissie opent de inschrijvingen, zorgt ervoor dat de prijsaanbieding van het kwalitatieve deel gescheiden blijft, stelt het proces-verbaal van aanbesteding op en overhandigt het kwalitatieve deel van de inschrijving aan de voorzitter van het beoordelingsteam.	Aanbestedingscommissie
5		Verzenden Proces-verbaal	Aanbestedingscommissie
6		Verspreiden kwalitatieve aanbiedingen/ start beoordeling De procesbegeleider ‘verstrekt’ het kwalitatieve deel van de inschrijvingen aan de beoordelaars.	Procesbegeleider/ Beoordelaars
7		Individuele beoordeling Een individuele beoordelaar beoordeelt alleen die criteria ter zake waarvan hij/zij als deskundige is gevraagd. Criteria waar de individuele beoordelaar geen verstand van heeft, worden dus NIET door hem/haar beoordeeld. De individuele beoordeling vindt plaats middels “direct beoordelen”, dat wil zeggen dat de beoordelaar een absoluut (niet relatief) cijfer geeft en dat meerdere inschrijvingen een gelijk cijfer kunnen krijgen. De beoordelaar kent daar een beoordelingsmaat aan toe binnen de afgesproken scorerange en vult na de beoordeling zijn persoonlijke scores in op het individuele beoordelingsformulier, conform de score-methodiek zoals die in de aanbestedingsleidraad bekend is gemaakt. De onderbouwing van de scores dient zo volledig mogelijk te zijn (zie hulpmiddel ‘Vijfstappenmethode’ bij dit protocol). Als er onderscheid is tussen de kwaliteit van de inschrijvingen dient dit ook duidelijk naar voren te komen in de scores.	Beoordelaars
8		Indienen beoordelingsformulieren bij de voorzitter. Iedere beoordelaar mailt zijn beoordelingsformulieren naar de voorzitter/procesbegeleider.	Beoordelaars
9		Tussenbespreking beoordelingsresultaten per criterium (optioneel) De beoordelaars van een bepaald criterium bespreken onderling hun individuele beoordelingen (die reeds bekend zijn bij de voorzitter) om te komen tot een gezamenlijk oordeel en onderbouwing van het beoordelingscijfer voor het criterium in kwestie. Een nieuw gezamenlijk beoordelingsformulier voor dit criterium wordt ingevuld en daarna verstrekt aan de voorzitter. De beoordelaars van dit criterium zijn tezamen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gezamenlijke onderbouwing.	Beoordelaars per criterium
10		Plenaire sessie waarin beoordelingsresultaten worden gepresenteerd en definitieve scores per inschrijver worden vastgesteld. In de plenaire sessie worden de individuele scores of de teamscores (als stap 9 is uitgevoerd) gepresenteerd en besproken om te komen tot consensus van het beoordelingscijfer en van de onderbouwing. I.v.m. de Aanbestedingswet is een deugdelijke (gezamenlijke) argumentatie van groot belang. Deze dient volledig, adequaat en van voldoende kwaliteit te zijn.³⁾De gezamenlijke argumentatie wordt verstrekt conform het format van bijlage 7C van de Handleiding.	Voorzitter en Beoordelaars
11		Overhandigen beoordelingsresultaten aan de aanbestedingscommissie De voorzitter en de contractmanager overhandigen de resultaten van de beoordeling aan de aanbestedingscommissie. De prijsgegevens worden door de aanbestedingscommissie bekendgemaakt. Er wordt vastgesteld welke inschrijving de economisch meest voordelige is. De voorzitter/het beoordelingsteam stellen in overleg met de contractmanager een concept gunningsadvies op.	Voorzitter en CM
12		Houden van verduidelijking (optioneel) Indien nodig wordt verduidelijking gevraagd aan de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning maar onvoldoende scores m.b.t. bepaalde kwalitatieve onderdelen heeft behaald. Dit betreft dus alleen de winnende inschrijving. De input van de verduidelijking kan dan gebruikt worden om bij of na het sluiten van de overeenkomst de negatieve gevolgen van de onvoldoende zoveel mogelijk te beperken (zie paragrafen 2.1.6 en 3.3.3). Ook wordt indien nodig verduidelijking gevraagd aan de inschrijver die in aanmerking komt voor afwijzing (zie paragraaf 3.2.8).	Inkoopafdeling en beoordelaars
13		Evalueren beoordeling De voorzitter bereidt de slotbijeenkomst/ evaluatiebijeenkomst voor. Het beoordelingsteam bespreekt het verloop van het proces en stelt vast of het beoogde BPKV-aanbestedingsresultaat is bereikt.	Voorzitter, Inkoopafdeling, beoordelaars en AC
14		Formaliseren gunningsadvies Alle gegevens betreffende het inkoop- en het beoordelingsproces worden toegevoegd aan het concept gunningsadvies (zie stap 11).	Voorzitter/Inkoopafdeling en beoordelingsteam
15		Vaststelling gunningsadvies	PM, Hoofd Inkoopafdeling, OG
16		Verzenden brieven: Voornemen tot gunnen	Inkoopafdeling
17		Terugmelding van beoordelingsresultaten aan de inschrijversElke inschrijver wordt uitgenodigd om individueel een toelichting op het behaalde beoordelingsresultaat te krijgen.⁴⁾Handleiding, hoofdstuk 3.2.3 punt 5.	Inkoopafdeling en vertegenwoordiger(s) beoordelingsteam
18		Risicosessie n.a.v. inschrijving Er vindt een interne risicosessie plaats waarin de winnende inschrijving expliciet wordt besproken. De benoemde risico’s worden opgenomen in het risicodossier en daarmee in de beheersing van de uitvoering (SCB).	Inkoopafdeling en vertegenwoordiger(s) beoordelingsteam
19		Actualisatie Basisovereenkomst en annexen Inkoopadviseur past naar aanleiding van de Inlichtingen, de Aanbieding en de Risicosessie, de Basisovereenkomst en annexen aan.	Inkoopadviseur
20		Ondertekening Overeenkomst De inkoopadviseur faciliteert het administratieve proces met betrekking tot ondertekening van de contractstukken.	Inkoopafdeling, OG en ON
21		Start Up De contractmanager bereidt de start up-bijeenkomst voor. In deze bijeenkomst wordt expliciet aandacht besteed aan de BPKV-doelstellingen en de wijze waarop daar door de ON invulling aan is gegeven in zijn inschrijving (Handleiding, paragraaf 3.3.3).	CM

Hulpmiddel ‘Vijfstappenmethode’

Stap 1
Beoordeel op basis van directe beoordeling - per inschrijver - de BPKV-criteria ter zake waarvan je als deskundige voor de beoordeling bent gevraagd. Hulpvragen zijn: wordt er voldaan aan de doelstelling(en) van opdrachtgever, zijn de aandachtspunten volledig behandeld?

Stap 2

Bekijk per (sub)criterium welke inschrijver het beste heeft gescoord en welke het slechtste. Geef voor het criterium in kwestie eerst aan die twee inschrijvers een voorlopig cijfer. De andere inschrijvers krijgen daarna een voorlopig cijfer (tussen de beste en slechtste in). Formuleer je bevindingen en voorzie deze van een verwijzing naar het brondocument (blz., par.)
Check of de belofte SMART⁵⁾Specifiek (de doelstelling moet eenduidig zijn), Meetbaar (onder welke meetbare/observeerbare) voorwaarden of vorm is het doel bereikt), Acceptabel (is deze acceptabel genoeg voor de doelgroep en/of management), Realistisch (de doelstelling moet haalbaar zijn), Tijdgebonden (wanneer (in de tijd) moet het doel bereikt zijn). is en daadwerkelijk meerwaarde biedt ten opzichte van de contracteis.

Stap 3

Check de kwaliteit van jouw bevinding (volledigheid van ‘wat’ en ‘hoe’)
Beoordeel of de OG risico’s toe- of afnemen en of de belofte(s) in de praktijk te controleren is/zijn (SMART).

Stap 4
Stel je totaalbeeld vast en stel de cijfers bij als dit niet klopt.

Stap 5
Verdere objectivering vindt plaats tijdens een tussensessie of plenaire sessie.

Interesse?

6. Intern protocol BPKV-beoordelingsfase