Overdracht van aanbesteding naar uitvoering

Deze informatie vormt de basis voor het opnemen van het BPKV-risico in de risicodatabase.

Als de meerwaarde “SMART” is gemaakt, is de meerwaarde vertaald in concrete acties van de opdrachtnemer die voor een bepaald tijdstip moeten zijn uitgevoerd. Dan is ook eenvoudig vast te stellen of de meerwaarde is geleverd. Daarom is het wenselijk al bij de aandachtspunten voor de beoordeling op te nemen dat naarmate de inschrijving meer SMART is gemaakt, deze beter scoort. Dit biedt dan ook in de uitvoering een handvat om te controleren op naleving van de BPKV-beloften.

Ook meerwaarde die is aangeboden bij een BPKV-criterium dat met een “6” is beoordeeld, moet worden getoetst. Een BPKV-criterium kan immers uit meerdere onderdelen bestaan. Dat voor het “totaal” niet meer dan een 6 is gescoord, wil niet zeggen dat er geen meerwaarde is aangeboden (die dus in de prijs verdisconteerd is en waar de opdrachtgever recht op heeft). Het wil alleen zeggen dat de meerwaarde niet geleid heeft tot een hoger cijfer, bijvoorbeeld omdat de inschrijving ook andere negatieve kenmerken had waardoor het totaal niet hoger dan een “6” kwam. De aangeboden meerwaarde moet dus worden geleverd onafhankelijk van het gegeven cijfer. Het cijfer is alleen relevant voor de BPKV-sanctie. Als meerwaarde niet geleverd wordt ondanks dat die wel was aangeboden terwijl de BPKV-sanctie geen oplossing biedt (bijvoorbeeld omdat een 6 gescoord was), wil dat niet zeggen dat de opdrachtgever geen rechten heeft. Indien de tekortkoming niet meer te herstellen is, zal de opdrachtnemer in dat geval de opdrachtgever op een andere manier moeten compenseren voor het feit dat hij niet aan het contract heeft voldaan.

NB: Bij negatieve scores (onder de 6) moet dit ook worden getoetst. Een negatieve score wordt gegeven omdat de opdrachtgever een extra risico in de inschrijving ziet. Er is geen conflict met de gestelde eisen, anders zou de inschrijving ongeldig zijn verklaard, maar er dient wel met de opdrachtnemer gesproken te worden c.q. tot overeenstemming gekomen te worden op welke wijze dit extra risico wordt beheerst.

Bij een 6 of bij een negatieve score, heeft de BKPV-sanctie geen werking. De sanctie kan alleen worden toegepast indien meerwaarde is beloofd en deze is beoordeeld met een cijfer hoger dan 6. Bij een herbeoordeling op basis van de BPKV-sanctie, kan niet lager gescoord worden dan 6, omdat 6 gelijk staat aan “niet of nauwelijks meerwaarde”. Dit alles laat onverlet dat, als iets door de opdrachtnemer in zijn inschrijving beloofd is, dit moet worden uitgevoerd, en dat de opdrachtgever de opdrachtnemer op het niet uitvoeren daarvan kan aanspreken, ongeacht of een sanctie ter beschikking staat. De opdrachtnemer schiet volgens het Burgerlijk Wetboek tekort als hij zonder goede reden iets niet uitvoert wat hij wel heeft aangeboden. De opdrachtgever kan hem dan op die tekortkoming aanspreken en sommeren dat deze wordt hersteld.

Het is daarnaast van groot belang dat bij de Project Start Up voor de uitvoering ook aan het aspect BPKV aandacht wordt besteed. Hiervoor kunnen de volgende agendapunten als voorbeeld dienen:

• Toelichting opdrachtgever op de BPKV-criteria (‘Herhaling Inlichtingen’)
• Toelichting opdrachtgever op de beoordeling (cijfers & argumenten!) van de gecontracteerde inschrijving.¹⁾Het gaat hier niet om het juridisch vastleggen of om het accepteren door de opdrachtnemer van hetgeen is overeengekomen. Dat ligt immers al vast in het contract (inclusief Programma van Eisen en inschrijving). Ook een discussie over de hoogte van het cijfer is hier zeker niet aan de orde; dat staat vast (het aanbestedingsresultaat is daarop gebaseerd). Het gaat wel om het afstemmen van de consequenties van het gegeven cijfer voor het realisatietraject (verwachtingenmanagement).
• Toelichting van de opdrachtgever op de feitelijke te leveren meerwaarde
• Toelichting / Visie opdrachtnemer op de aangeboden BPKV-meerwaarde
• Toelichting opdrachtnemer op de beheersing van de BPKV-meerwaarde
• Aangeven risico’s van deze beheersing
• Aanpassen contractbeheersplan
• Toelichting op de procedure BPKV-sanctie (zie 3.3.4).