Procesmatige voorbereiding van de beoordeling
In de regel is een BPKV-beoordeling van inschrijvingen een relatief bewerkelijke en tijdrovende klus. Dit vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en een planmatig verloop. In dit kader is behoefte aan een beoordelingsprotocol conform bijlage 6 met de volgende aandachtspunten:
- De rol van het beoordelingsteam en de relatie met de aanbestedingscommissie;
- De samenstelling van het beoordelingsteam en beoordelingsscope van elk lid;
- De inrichting van het beoordelingsproces met bijbehorende planning en beschikbaarheid van het beoordelingsteam;
- Het vaststellen van het beoordelingsresultaat;
- De bespreking van het beoordelingsresultaat met inschrijvers;
- De evaluatie van beoordelingsproces, BPKV-opzet, BPKV-resultaat.
Ad 1
Het eerste punt is een te standaardiseren situatie (beoordelingsprotocol).
Het eerste punt is een te standaardiseren situatie (beoordelingsprotocol).
Ad 2
Naast de samenstelling van het team en de toedeling van de scope per beoordelaar, is een essentieel uitgangspunt dat het beoordelen van kwaliteitscriteria een geobjectiveerd beoordelingsproces vereist. Voor de beoordelaars is het beter als zij de inschrijvingssommen niet kennen. Daarnaast is belangrijk dat het beoordelingsresultaat van een criterium niet door één persoon wordt bepaald maar door ten minste twee. Het streven moet zijn dat criteria met een zeer dominante kwaliteitswaarde door drie personen worden beoordeeld. Het is niet de bedoeling dat de leden van het beoordelingsteam ieder alle criteria beoordelen, maar alleen de criteria waarin zij zelf vakbekwaam zijn.
Naast de samenstelling van het team en de toedeling van de scope per beoordelaar, is een essentieel uitgangspunt dat het beoordelen van kwaliteitscriteria een geobjectiveerd beoordelingsproces vereist. Voor de beoordelaars is het beter als zij de inschrijvingssommen niet kennen. Daarnaast is belangrijk dat het beoordelingsresultaat van een criterium niet door één persoon wordt bepaald maar door ten minste twee. Het streven moet zijn dat criteria met een zeer dominante kwaliteitswaarde door drie personen worden beoordeeld. Het is niet de bedoeling dat de leden van het beoordelingsteam ieder alle criteria beoordelen, maar alleen de criteria waarin zij zelf vakbekwaam zijn.
Ad 3 en 4
Een goede aanpak van het beoordelingsproces is een stapsgewijze aanpak waarbij de volgende stappen worden onderscheiden. Bij stappen b t/m d worden het beoordelingsformulier van bijlage 7A en de daarbij behorende hulpvragen van bijlage 7B gebruikt.
Een goede aanpak van het beoordelingsproces is een stapsgewijze aanpak waarbij de volgende stappen worden onderscheiden. Bij stappen b t/m d worden het beoordelingsformulier van bijlage 7A en de daarbij behorende hulpvragen van bijlage 7B gebruikt.
- Voor het hun toegewezen deel van de inschrijving oriënteren de leden van het beoordelingsteam zich op alle aangereikte inschrijvingen (indruk opdoen, inventariseren).
- Mede op basis van a. beoordelen de leden voor het hun toegewezen deel individueel elke inschrijving en kennen een beoordelingscijfer toe.
- Per criterium bespreken de betrokken beoordelaars hun individuele beoordelingen en komen daarbij tot consensus voor het beoordelingscijfer.
- Voor alle subcriteria/onderdelen worden de beoordelingsresultaten bedoeld onder c. definitief besproken in een plenaire bijeenkomst van het beoordelingsteam. Zonodig worden daarbij de beoordelingsresultaten nog bijgesteld. De definitieve beoordelingsresultaten worden aldus plenair door het voltallige team vastgesteld. Daarbij wordt ook, op een voor alle criteria consistente wijze, de motivering opgesteld waarmee het cijfer richting de inschrijver gemotiveerd zal worden. Daarbij wordt het model van bijlage 7C gebruikt.
- Het is van het grootste belang voor zowel de toelichtende gesprekken als voor de uitvoeringsfase van het contract dat de argumentatie van de beoordeling met de gegeven cijfers zo SMART mogelijk wordt vastgelegd. Dit is onder andere van belang voor het eventuele opleggen van een BPKV-sanctie.
- Na de beoordelingen worden alle beoordeelde documenten door de leden weer ingeleverd bij de aanbestedingscommissie.
Ad 5
De bespreking van het beoordelingsresultaat met de inschrijvers is in meerdere opzichten een belangrijke activiteit. De inschrijvers hebben een serieuze en vaak kostbare inzet gedaan met hun inschrijving. Zij zullen zeer geïnteresseerd zijn in het oordeel van de aanbesteder over hun inzet. Inkopen hoort een interactief proces te zijn met interactie tot en met het inkoopresultaat. In het kader van leveranciersmanagement en “leren van elkaar” is het ondenkbaar dat er geen toelichtend gesprek plaatsvindt met elke inschrijver. Deze besprekingen verlangen een serieuze voorbereiding en een weloverwogen bemensing. De best practice staat in bijlage 3.
De bespreking van het beoordelingsresultaat met de inschrijvers is in meerdere opzichten een belangrijke activiteit. De inschrijvers hebben een serieuze en vaak kostbare inzet gedaan met hun inschrijving. Zij zullen zeer geïnteresseerd zijn in het oordeel van de aanbesteder over hun inzet. Inkopen hoort een interactief proces te zijn met interactie tot en met het inkoopresultaat. In het kader van leveranciersmanagement en “leren van elkaar” is het ondenkbaar dat er geen toelichtend gesprek plaatsvindt met elke inschrijver. Deze besprekingen verlangen een serieuze voorbereiding en een weloverwogen bemensing. De best practice staat in bijlage 3.
Ad 6
De evaluatie is belangrijk omdat de ambitie moet zijn om het beoordelingsproces steeds effectiever en efficiënter te laten verlopen, en om de toepassing van BPKV steeds doeltreffender te maken door het praktiseren van de Deming-cirkel (PDCA).
De evaluatie is belangrijk omdat de ambitie moet zijn om het beoordelingsproces steeds effectiever en efficiënter te laten verlopen, en om de toepassing van BPKV steeds doeltreffender te maken door het praktiseren van de Deming-cirkel (PDCA).