Scope
Een randvoorwaarde voor een goede raming is een duidelijke en representatieve scope. Deze vormt voor de kostendeskundige het uitgangspunt voor zijn raming.
‘Scope’ betekent letterlijk: omvang, reikwijdte. De scope omvat enerzijds de eisen en specificaties die op dat moment zijn vastgesteld en anderzijds de door opdrachtgever geaccepteerde technische oplossing (het ontwerp) op basis van die eisen en specificaties. De eisen, specificaties en oplossing zijn samen de basis voor de raming. De raming moet bij oplevering kunnen worden gevalideerd aan de hand van de vooraf aangegeven eisen, specificaties en oplossing.
Na de vraag volgt daarom meestal een interactie, waarbij informatie wordt uitgewisseld tussen de kostendeskundige en de opdrachtgever (dit kan ook een door de opdrachtgever aangewezen betrokkene zijn). Deze afstemming is nodig om inzicht in de scope te krijgen, zeker wanneer deze nog slechts uit functionele beschrijvingen bestaat. De scope die wordt gehanteerd in de communicatie met de omgeving is vaak gericht op de fysieke resultaten, de technische oplossingen. Bovendien worden in deze scope meestal uiterlijke kenmerken beschreven die voor de raming van belang zijn. Daarom is het gelijkschakelen van alle beelden ook hier een eerste vereiste. Het spanningsveld tussen het nut van de raming en de inspanning die wordt gedaan om ‘alles’ te willen weten is exemplarisch. Het is dus zoeken naar een balans tussen enerzijds de hoeveelheid informatie en anderzijds het streven naar een raming die aan de eisen voldoet, met een evenwicht tussen het detailniveau en de vereiste nauwkeurigheid (bandbreedte).
De kostendeskundige geeft aan wat hij nodig heeft om de beoogde raming zo te kunnen opstellen dat deze voldoet aan de gestelde eisen. De opdrachtgever van de raming geeft aan wat hij wel en niet kan (laten) leveren. Samen spreken zij zich uit over de aannames die in de raming worden verwerkt bij de onderdelen waarvoor de opdrachtgever nog onvoldoende informatie kan leveren. De opdrachtgever van de raming komt uiteraard ook in beeld als zijn ideeën afwijken van die van de kostendeskundige.
‘Een groot deel van kostenoverschrijdingen wordt niet veroorzaakt door slechte ramingen maar door het ontbreken van scope. Te allen tijde is de opdrachtgever verantwoordelijk voor het aanleveren van de volledige scope aan de kostendeskundige. De kostendeskundige zal eventueel ontbrekende scope aanvullen in de raming en toelichten in de kostenrapportage (bij de aannames).’
Wanneer de scope nog niet is uitgewerkt of alleen functioneel is beschreven, zal toch een kansrijke oplossing moeten worden vastgesteld die de kostendeskundige kan ramen. Als andere technische oplossingen (ontwerpen) mogelijk zijn binnen de gestelde specificaties, dan kunnen deze andere oplossingen apart worden geraamd. Levert de kansrijke oplossing nog steeds een te grote onzekerheid op, dan moeten de eisen en specificaties dusdanig worden aangescherpt dat de onzekerheid acceptabel wordt en er een referentie ontstaat waarmee een referentieraming kan worden opgesteld. Dit geldt zeker wanneer oplossingen mogelijk zijn die (te) hoge kosten met zich meebrengen. Deze aanscherpingen van de scope en de raming herhaalt zich tijdens de verschillende fases die in een bouwproces worden doorlopen. Het resultaat is een steeds smaller wordende bandbreedte van de raming.
[ link ]
Ontwikkeling bandbreedte raming gedurende het bouwproces
Tijdens het ontwikkelproces van de scope zal de kostendeskundige regelmatig worden betrokken. Er zal tijdig bijgestuurd moeten worden wanneer de kosten uit de hand dreigen te lopen of wanneer er optimalisaties mogelijk zijn. De kostendeskundige moet dan expliciet kunnen aangeven wat het verschil is met de eerdere ramingen. Over het algemeen zal de kostendeskundige van de opdrachtgever bij alle fasen van het project betrokken zijn. De kostendeskundige van de opdrachtnemer wordt vaak pas later bij het proces betrokken, afhankelijk van het tijdstip waarop tot contractering wordt overgegaan. Beide partijen hebben echter evenveel behoefte aan degelijke ramingen. Een goede raming en goed onderbouwde besluiten zijn en blijven in alle fasen belangrijk.
De scope die met SSK-2018 kan worden geraamd is beperkt. Methodes als Whole Life Costing (WLC) en Total Cost of Ownership omvatten bijvoorbeeld een bredere scope dan in een SSK-2018 raming kan worden opgenomen. Zo kunnen financieringskosten en belastingen worden meegenomen, maar vragen meestal een berekeningsmethode waar andere systematieken meer geschikt voor zijn. Externe effecten zoals sociale kosten, werkgelegenheid en verslechtering leefomgeving kunnen niet in een SSK-2018-raming worden opgenomen.