Procedure

De bekendste aanbestedingsvormen zijn:

• enkelvoudige aanbesteding (1 op 1);
• meervoudige aanbesteding (onderhandse aanbesteding);
• openbare aanbesteding;
• Europese aanbesteding (overheid).

Welke aanbestedingsvorm moet worden gekozen, is vastgelegd in lokale en Europese regelgeving. Een Europese aanbesteding wordt vooral door overheidsinstanties toegepast. Redenen daarvoor zijn dat overheidsinstanties naar verhouding vaak grote opdrachten verlenen en dat zij hun uitgaven publiek moeten kunnen verantwoorden.

De openbare procedure bestaat uit een algemene bekendmaking, waarbij belangstellende bedrijven zich mogen inschrijven. Selectie- en gunningcriteria worden gelijk aan alle geïnteresseerden toegestuurd. Bij de niet-openbare procedure wordt een algemene bekendmaking gedaan waar belangstellende bedrijven op kunnen reageren. De aanbieder beslist op basis van deze aanmeldingen wie zich mogen inschrijven voor de aanbestedingsprocedure.

Voor de verschillende soorten aanbestedingen gelden verschillende drempelbedragen. Boven deze drempelbedragen is het verplicht om gebruik te maken van de door de Europese Richtlijn voorgeschreven procedures. De bouw van een parkeergarage valt onder de noemer ‘werken’. Tot de aanbesteding van werken worden opdrachten gerekend die betrekking hebben op de uitvoering en/of het ontwerp van het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken. Bij de aanbesteding van werken ligt het drempelbedrag voor zowel de centrale als de decentrale overheid op € 4.845.000 (peiljaar 2010). Als het offertebedrag voor een opdracht onder dit bedrag ligt, is het dus niet verplicht om een Europese aanbestedingsprocedure te starten. Wel is het verplicht om de opdracht meervoudig aan te besteden.
Actuele informatie over drempelbedragen is beschikbaar op www.aanbestedingskalender.nl.

In het Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW 2005) zijn de aanbestedingsprocedures voor alle mogelijke aanbestedingsvormen volledig uitgeschreven. Het ARW 2005 is voor zowel nationale als Europese aanbestedingen (op onderdelen) een actueel reglement. Het vervangt de lappendeken aan reglementen die in het verleden bestond. De toepassing van een Aanbestedingsreglement voor Werken (ARW) is voor overheden sinds 2007 verplicht.

Als het ARW 2005 van toepassing wordt verklaard, zijn veel zaken al transparant en geregeld. Hierna worden enkele hoofdzaken benoemd.

Voorbereiding op (Europese) aanbesteding In eerste instantie worden de stukken gereedgemaakt voor de aanbesteding. Vanzelfsprekend zijn dit de technische omschrijvingen en tekeningen uit stap 5. Tot de aanbestedingsvoorwaarden kunnen echter ook andere zaken worden gerekend, zoals selectie- en gunningcriteria.
De aanbiedingen van de inschrijvers worden getoetst aan de selectiecriteria en gewogen aan de hand van de eerder opgestelde gunningcriteria met betrekking tot prijs- en kwaliteitsaspecten. De opdrachtgever is vrij om zelf te bepalen hoe hij deze beide aspecten onderling weegt. Wanneer de selectie- en gunningcriteria en de wegingsfactoren helder en duidelijk zijn geformuleerd, zal dit leiden tot een onomstreden selectie van uitvoerende partijen.

Wanneer wordt gekozen voor een selectie op de laagste prijs, bestaat er geen mogelijkheid de door de inschrijvers aangeboden kwaliteit te wegen. De minimaal vereiste kwaliteit moet daarom volledig, duidelijk en ondubbelzinnig in het bestek zijn verwoord.

Bij selectie op basis van de ‘economisch meest voordelige aanbieding’ bestaat wel de mogelijkheid om, naast de beoordeling op prijs, een kwaliteitsafweging te laten plaatsvinden. In deze situatie moet duidelijk vastliggen wat de criteria zijn en hoe de beoordelingsmethodiek wordt toegepast.

Naast het bestek gaat het bij de aanbesteding ook om het vastleggen van een goed verloop van het te starten bouwproject. Om dit te waarborgen, zal de opdrachtgever een groot aantal documenten verlangen.
Vooraf zal de opdrachtgever de status van de verschillende documenten en de spelregels van het aanbestedingsproces aangeven. De wijze van communicatie over vragen, tijdstermijnen en vrijwaring van verplichtingen aan de zijde van de opdrachtgever zijn hierbij onder meer van belang. Ook belangrijk is een omschrijving van hoe met de beoordeling van kwaliteitsaspecten als onderdeel van de gunningcriteria wordt omgegaan. Het is essentieel dat deze omschrijvingen zo objectief en transparant mogelijk worden opgesteld en gehanteerd.

Een inschrijfformulier, een formulier voor de specificatie van de aanneemsom en een verklaring van de rechtmatigheid van de inschrijving dienen voor een eenduidige vastlegging van de aanbieding en waarborgen een goede vergelijkbaarheid van de verschillende aanbiedingen.
In een basisovereenkomst worden de juridische verhoudingen tussen de opdrachtgever en opdrachtnemer beschreven. Ook geeft de opdrachtgever een geschillenregeling aan.

De UAV geeft de juridische kaders voor de bovengenoemde stukken.
Verder zullen bij een aanbesteding onder meer de volgende plannen en documenten worden gevraagd:

• een totaalplanning voor de uitvoering van het project;
• een acceptatieplan, waarin is omschreven welke producten (documenten en leveringen) worden opgeleverd en welke termijnen gelden voor reactie/acceptatie van de opdrachtgever; het gaat daarbij onder meer om een kwaliteitsplan, betalingsschema, keuringsplan, V&G-plan (veiligheid en gezondheid), toetsingen van het ontwerp, oplevering en afwijkingen;
• overzicht van vrijkomende materialen en hoe daarmee wordt omgegaan;
• overzicht van werkzaamheden door nevenaannemers;
• bankgarantie;
• verzekering.

Met proceseisen geeft de opdrachtgever aan welke werkzaamheden en producten noodzakelijk zijn voor een goed verloop van het ontwerp- en bouwproces. Deze eisen omvatten:

• projectmanagement (kwaliteitsmanagement, kwaliteitsplan (ontwerp, uitvoering, onderhoud), keuringen);
• risicomanagement;
• V&G-plan (met het oog op de veiligheid en gezondheid van werknemers tijden de bouw);
• informatiemanagement;
• planning;
• handelwijze bij oplevering (opleverdossier) en afwijkingen;
• omgevingsmanagement (communicatie, vergunningen);
• technisch management (status van de ontwerpstappen in het DO en Uitvoeringsontwerp);
• financieel management;
• werkzaamheden van de opdrachtgever (contractmanagement).

Selectiecriteria
Geschikte aannemers en installateurs worden gevonden via bepaalde selectiecriteria, zoals:

• omzet;
• kwaliteit;
• referenties;
• grootte van de organisatie;
• ervaring met vergelijkbare projecten;
• capaciteit voor het project;
• vestigingsplaats (bij een niet-openbare procedure).

Het verdient aanbeveling ook te selecteren op:

• staartkosten (bouwplaatskosten, algemene kosten, winst en risico);
• een bereidverklaring tot het verstrekken van een financiële borg.