Doelen en probleemanalyse

Het probleem is gedefinieerd als het ongewenste aan een bestaande situatie (de probleemsignalering). Het is zaak dat ongewenste goed in kaart te brengen, door een probleemanalyse uit te voeren. Hierin wordt de bestaande situatie vergeleken met de vigerende normen en een gewenste toekomstige situatie, en wordt daarmee de probleemstelling voor het project afgebakend. Zie figuur 21.

Een goede probleemstelling is al de halve oplossing. De probleemstelling is zowel belangrijk voor de planning en organisatie van het ontwerpproces als voor de communicatie tussen de koppelmomenten in het specificatieproces (bijvoorbeeld in algemeen deel vraagspecificatie UAV-GC). Door een goede probleemstelling kan ook worden voorkomen dat in de beginfase, in het wilde weg, allerlei gegevens worden verzameld die achteraf volstrekt overbodig en nutteloos blijken.

Vanuit het geformuleerde probleem wordt de doelstelling geformuleerd. Overigens kan een doelstelling ook uit een behoefte voortkomen die niet gerelateerd is aan een probleem, bijvoorbeeld een beleidsdoelstelling om de geluidhinder te beperken of de duurzaamheid te bevorderen. Ook dit dient goed geanalyseerd te worden (doorvragen, wat is de authentieke behoefte en wie voelt die?).

Een probleem wordt ervaren als een afwijking tussen een bestaande situatie of te verwachten ontwikkeling en een – op grond van doelstellingen – gewenste situatie of ontwikkeling. Bij het analyseren van het probleem worden de variabelen gedefinieerd waarmee het probleem opgelost kan worden. Deze variabelen zijn randvoorwaarden, wensen en eisen.

Een randvoorwaarde is een grens waar de ontwerper op stuit als hij zijn oplossing in de omgeving zet. Bijvoorbeeld randvoorwaarden die vanuit de omgeving worden opgelegd, zoals het Tracébesluit. Randvoorwaarden zijn er al voordat het project start. Randvoorwaarden hebben gevolgen voor de oplossing en stellen daar dus eisen aan. Een wens is datgene waar prijs op wordt gesteld. Een wens kan bijvoorbeeld zijn dat er zo min mogelijk verkeershinder tijdens het project mag plaatsvinden. Wensen en behoeften kunnen we vertalen in eisen en koppelen aan de belanghebbende stakeholder(s). Dit laatste is van belang voor de terugkoppeling naar deze belanghebbende over hoe met het probleem is omgegaan.

Formulering
Problemen zijn vaak globaal en onnauwkeurig omschreven: tekorten aan parkeerplaatsen, ruimtegebrek, verkeerscongestie, onveiligheid, wateroverlast etc. Problemen worden bovendien vaak al direct in termen van een specifieke oplossing geformuleerd. De neiging bestaat om, bij de formulering van een probleem en het zoeken naar oplossingen, te beginnen met iets waarmee we al bekend zijn of wat het meest voor de hand ligt.

Bij het formuleren van de probleemstelling gaat het erom datgene wat als ongewenst of problematisch wordt beschouwd, beknopt, in hoofdlijnen, weer te geven.
Het is ook van belang aan te geven wie het probleem als zodanig ervaren en/of daadwerkelijk moeten oplossen, door naar de betrokken bevolkingsgroepen, organisaties en instellingen of bestuursorganen te verwijzen. Om tot een verantwoorde probleemstelling te komen, moet het probleem in eerste instantie vanuit het gezichtspunt van de betrokkenen worden benaderd en niet vanuit eigen voorkeuren en vooropgezette ideeën.

De probleemstelling en -analyse moeten ruimte bieden voor een onderlinge afweging van mogelijke civieltechnische oplossingen en andersoortige maatregelen: organisatorische, financieel-economische en wettelijk-bestuurlijke. Uitbreiding van het wegennet is bijvoorbeeld niet altijd de beste oplossing voor verkeerscongestie. Het kan daarbij andersoortige problemen vergroten of doelstellingen schaden, zoals terugdringing van de uitstoot van CO₂ en fijn stof, omdat gebieden last hebben van te veel vervuiling door verkeer.

Met wie?
Tijdens de probleemanalyse is er meestal sprake van een vrager en van belanghebbenden. De belanghebbenden zijn bijvoorbeeld:

• verschillende diensten en afdelingen bij het ontwerpen van een bedrijfsgebouw;
• verschillende categorieën van weggebruikers;
• verschillende categorieën van bewoners;
• diverse belangenbehartigers (uit bijvoorbeeld scheepvaart, recreatie, milieu etc.).

De belanghebbenden signaleren het probleem en samen met de vrager (die ook een belanghebbende is) wordt het probleem beschreven. De vrager heeft kennis van het (primaire) systeem waarin de oplossing moet passen en hij heeft inzicht in de vrijheden en beperkingen die door het netwerk en de omgeving, waar de oplossing deel van zal uitmaken, worden bepaald.

Aan de hand van deze gegevens en inzichten bepaalt hij en kiest hij een oplossingsrichting en formuleert daarbij wat deze oplossing moet kunnen om werkelijk een oplossing voor zijn probleem te zijn. Een strikte scheiding tussen probleemanalyse en -oplossing is meestal niet mogelijk; het inzicht in het op te lossen probleem neemt, door het zoeken naar en beoordelen van mogelijke oplossingen, geleidelijk toe.

Bij de beschrijving van het probleem en de bijbehorende wensen en/of eisen, zal hij zich voornamelijk baseren opdebestaandesituatieendeindenabijetoekomstte voorziene ontwikkelingen. Een ontwerper kan zijn ontwerp daar echter niet op baseren; hij moet rekening houden met de ontwikkeling van de gebruikseisen op langere termijn en de ontwikkeling van de situatie waarin het bouwwerk in de toekomst zal moeten functioneren. Hij moet dus integraal over de levenscyclus van het bouwwerk nadenken tijdens het ontwerp.

Wanneer?
Een behoefte wordt meestal pas ervaren als er een zeker gevoel van onbehagen met een bepaalde situatie optreedt. Dit is het moment waarop een probleemanalyse wordt uitgevoerd. Dit kan het initiatief tot een vernieuwing zijn, maar kan ook voortkomen uit onderhoudsgegevens van een bepaald systeem waarbij de kwaliteit beneden de norm valt.

De aanpak gaat uit van een identificatie en vervolgens een analyse.

Identificeer het probleem
Identificeer het probleem(signaal) aan de hand van de ongewenste situatie door bijvoorbeeld in een groep met hierin de vrager en belanghebbenden te brainstormen. Zorg ervoor dat de behoeften:

• allemaal bekend zijn (een wezenlijk deel van het ontwerpen bestaat uit het opsporen daarvan);
• in volgorde van belangrijkheid bekend zijn (prioritering en waardestelsel van de belanghebbenden).

Voer een probleemanalyse uit
Tijdens de analyse kunnen de volgende vragen aan de probleemhebber(s) worden gesteld:

• Wat zijn de belangrijkste kenmerken van het probleem?
• Waarom is de toestand ongewenst?
• Waar speelt het probleem zich precies af? Wat is het zogenoemde ‘system of interest’?
• Wanneer is het begonnen een probleem te worden en wanneer zou het opgelost moeten zijn?
• Welke middelen zijn beschikbaar om het probleem op te lossen?

Analyseer vervolgens (of vooraf) de omgeving van het probleem, het zogenoemde topsysteem. Naast de contextanalyse die hiervoor kan worden gebruikt (zie volgende paragraaf) is een waardebepaling nuttig, zeker in overleg met de probleemeigenaar. Besteed hierbij aandacht aan de systeemgrenzen. Het probleem is zoals eerder vermeld vaak een bepaald onbehagen bij een bestaande situatie. Vertaal dit onbehagen naar benodigde waarde. Deze waarde is vervolgens onder te verdelen in:

• belevingswaarde: architectuur → vorm (luxe, afwerking, accessoires etc.);
• gebruikerswaarde: kwantiteit → functie (capaciteit, in- of uitbreidbaarheid etc.);
• toekomstwaarde: kwaliteit → techniek (betrouwbaarheid, veiligheid etc.);

In de gww zijn de twee laatstgenoemde vormen van waarde over het algemeen het meest voorkomend. Door een stakeholdersanalyse zal vanuit de doelen en belangen van de actoren een verdere vertaling of aanvulling gegeven worden van de gevraagde waarde per actor.

De output is een samenvatting van de analyse in een probleem- en doelstellingenrapportage. Hierbij is een duidelijke probleemstelling, probleemafbakening en aanverwante doelstelling de basis. Daarnaast een motivering van de analyse met duidelijkheid over de methode, deelgenomen stakeholders, afbakening van de scope en voorkeursoplossingen (indien gegeven). Ook de input voor de contextanalyse en functieanalyse dienen te worden opgesteld zodat deze analyses goed voorbereid kunnen worden uitgevoerd. Geef het doel aan en de functies die het topsysteem vervult.