Stakeholdersanalyse

Een reden waarom maatschappelijke vraagstukken complex zijn, is omdat er verschillende partijen bij betrokken zijn. Deze partijen worden elk op een eigen wijze door de desbetreffende situatie geraakt. Zij hebben dus een bepaald belang bij het verbeteren van de situatie en worden daarom belanghebbenden, stakeholders of actoren genoemd. Daarbij hebben zij een eigen kijk op de problematiek en streven ze vaak eigen oplossingen na. Belanghebbenden en netwerk vormen enerzijds een onderdeel en context van de probleemsituatie, anderzijds bepalen zij de mogelijkheden die er bestaan om het probleem aan te pakken.

Een stakeholdersanalyse is een middel om rechtmatige belanghebbenden te identificeren en hun behoeften te identificeren en analyseren. Tijdens het proces van de stakeholdersanalyse wordt systematisch kwalitatieve informatie verzameld en geanalyseerd om te bepalen met wiens belangen er rekening moet worden gehouden bij het ontwikkelen van een bouwwerk. Belangen kunnen zijn: positie voor of tegen de ontwikkeling van het bouwwerk, potentiële partnerships met andere belanghebbenden of de mogelijkheid het ontwikkelingsproces te beïnvloeden door machtsmiddelen en/of leiderschap.

Het doel van een stakeholdersanalyse is het verkrijgen van een overzicht van alle rechtmatige belanghebbenden inclusief hun doelen, belangen en de hiervan afgeleide gevraagde waarden.
Een dergelijke analyse is van belang omdat de actoren vroeg of laat invloed kunnen uitoefenen op het technische specificatieproces. Wanneer je in een zo vroeg mogelijk stadium de betrokkenen in beeld hebt en hen waar mogelijk bij het ontwerpproces betrekt, voorkom je allerlei vertraging en bezwaren in een later stadium.

Andere doelen van een stakeholdersanalyse zijn:

• Het in kaart brengen van het krachtenveld: wie heeft er belang bij het project en hoeveel invloed hebben zij?
• Het identificeren van en eventueel anticiperen op potentiële zaken die het project kunnen verstoren.
• Het identificeren van manieren om potentiële negatieve impact te reduceren en positieve impact te versterken.
• Het begeleiden van een consensusverhogend proces door het delen van informatie met de belanghebbenden en het aanmoedigen van discussie over de problemen.
• Het ontwikkelen en implementeren van strategische communicatie- en onderhandelingsplannen.
• Het genereren van input voor strategische planning van het gebied waar het bouwwerk zich in bevindt.

Het komt erop neer dat de rechtmatige belanghebbenden inclusief hun belangen, invloeden, wensen, eisen en randvoorwaarden in kaart gebracht dienen te worden.

Een grondige analyse dient planmatig te worden aangepakt. Er dient goed nagedacht te worden wie hierbij betrokken wordt en wanneer de uitvoering moet plaatsvinden. Aan het begin van en gedurende het project krijgt men te maken met de belangen van betrokken partijen/ spelers respectievelijk de stakeholders. Deze stakeholders proberen in alle stappen van het ontwerp, in meerdere of mindere mate, hun eigen, dikwijls conflicterende, belangen te realiseren. Ze vertolken ieder een specifieke rol, maar ze zijn allemaal op één of andere manier afhankelijk van elkaar. Alle stakeholders hebben hun eigen belangen, maar maken ook deel uit van het grotere geheel. Bijvoorbeeld: gebruikers, geldschieters, gemeente(n), hulpdiensten, omwonenden, opdrachtgever, opdrachtnemers, etc.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen primaire en secundaire stakeholders:

• primaire stakeholders ondervinden direct of uiteindelijk de gevolgen van het project;
• secundaire stakeholders zijn tussenpersonen/groepen/instituties. Ze worden meestal ingedeeld naar het belangrijkste wat ze doen of hoe ze bijdragen aan het proces.

Identificatie van stakeholders (belangen, invloed en machtsmiddelen) is een belangrijke activiteit, die uitgevoerd dient te worden tijdens en na de probleemanalyse.

De aanpak is in een stappenplan hieronder aangegeven.

1. De planning van het proces.
2. Formulering van een probleem als uitgangspunt.
3. Het identificeren van rechtmatige belanghebbenden.
   Hierbij zijn de probleemanalyse en de contextanalyse, maar ook publicaties uit het voortraject, input.
4. Het uitvoeren van de aanpak inclusief de bijbehorende middelen door het verzamelen en vastleggen van minimaal de volgende informatie:

   -	De vaststelling van probleempercepties, doelen, belangen en hiervan afgeleide waarde(n) per belanghebbende. Krachten en zwakheden inschatten en eventuele belangentegenstellingen helder maken.

   -	Het in kaart brengen van afhankelijkheden tussen belanghebbenden. Wie zijn bondgenoten van elkaar? Wie zijn tegenstanders?

   -	Het onderzoeken van de structuur en cultuur van het netwerk door het in kaart brengen van formele en informele relaties. Hoe kunnen de invloeden van de belanghebbenden beïnvloed worden?

5. Het samenvoegen en presenteren van de informatie uit stap 4.
6. Het analyseren van de informatie over de stakeholders.
7. Het opstellen van strategieën om met de belanghebbenden om te gaan.
8. Het bepalen van de consequenties van deze bevindigen voor de formulering van het probleem.

Stap 1 De planning van het proces
De eerste stap is het definiëren van het doel van de analyse, het definiëren van de potentiële gebruikers van de informatie en het opstellen van een plan voor gebruik van de informatie.

Stap 2 Formulering van een probleem als uitgangspunt
Om een stakeholdersanalyse uit te voeren moet er een initiële probleemformulering zijn, die als uitgangspunt voor deze analyse dient. In de vorige paragraaf is de probleemdefinitie behandeld, waar dit in aan bod komt. Bedenk dat de probleemformulering niet ongewijzigd zal blijven. Het is een signalering van een probleem dat met behulp van de nu volgende analysestappen verder wordt aangevuld en beter wordt geformuleerd. Het is wel belangrijk dat het probleem concreet en definieerbaar is om de doelen en belangen van de stakeholders scherp te kunnen stellen.

Stap 3 Het identificeren van rechtmatige belanghebbenden
Het identificeren van de rechtmatige belanghebbenden is belangrijk voor het succes van de analyse. Hiertoe wordt een lijst van alle mogelijke belanghebbenden opgesteld op basis van onderzoek in de omgeving van het bouwwerk. Hierbij worden de volgende stappen doorlopen:

1. Ga na welke stakeholders een directe relatie en/of een direct belang hebben bij het project. Neem deze op in een aparte lijst.
2. Ga na welke stakeholders op deze lijst invloed kunnen uitoefenen op het project.
3. Ga na welke machtsmiddelen deze stakeholders gebruiken voor hun invloed.
4. Ga na wat het gedrag van deze stakeholders is op basis van achtergrondinformatie, correspondentie en interviews. Stel hierbij bijvoorbeeld de volgende vragen:

   -	Van welke stakeholders kan verwacht worden dat zij op enig moment betrokken willen zijn?

   -	Welke stakeholders zullen waarschijnlijk niet actief participeren, maar worden wel door het probleem of de aanpak ervan geraakt?

5. Stel een contactlijst op van de belanghebbenden met hierop minimaal de NAW-gegevens, telefoonnummers en e-mailadressen.

Het is handig om de lijst van stakeholders in categorieën in te delen, zoals:

• overheden;
• bedrijven;
• maatschappelijke organisaties;
• niet-georganiseerde belanghebbend en of individuen.

Stap 4 Het uitvoeren van de aanpak inclusief de bijbehorende middelen
Om te achterhalen wat de probleempercepties, doelen en belangen van de belanghebbenden zijn, wordt een aanpak geformuleerd die gebaseerd is op het verzamelen van informatie uit bijvoorbeeld krantenartikelen, voordrachten, politieke platforms, opiniepeilingen, maar ook door het houden van interviews en vergaderingen met de belanghebbenden. De karakteristieken die per belanghebbende in ieder geval verzameld worden, zijn:

• Positie en organisatie. Welk type organisatie is belanghebbende en wat is de positie van de contactpersoon in deze organisatie?
• Interne of externe belanghebbende. Interne belanghebbenden bevinden zich binnen de organisatie van de vrager; externe belanghebbenden bevinden zich daarbuiten.
• Kennis van het probleem. Belanghebbenden hebben eigen definities en percepties van de probleemsituatie. Dit is belangrijk om te achterhalen wie waarom voor of tegen oplossing van het probleem is. Hierbij worden vragen gesteld als: wat is de kern van het probleem volgens de stakeholder? Er kunnen namelijk meerdere probleempercepties voorkomen die het probleem alleen maar complexer maken. Zo kan het zijn dat uitbreiding van een wegtracé voor weggebruikers tot minder files leidt, maar voor de omgeving van het wegtracé tot meer hinder leidt.
• Positie. Is de belanghebbende voor, tegen of staat hij neutraal tegenover het probleem?
• Belangen. Waarom is de belanghebbende voor of tegen het oplossen van het probleem? Door het belang te onderkennen, is de positie en de afweging van de stakeholder beter te begrijpen.
• Doelen. Wat is het doel van de belanghebbende? Dit komt voort uit het belang dat wordt nagestreefd. Hierbij worden vragen gesteld als: welke kosten en baten zijn aan de probleemsituatie of geopperde oplossingsrichtingen verbonden?
• Waarden. Welke waarden moet de oplossing minimaal hebben volgens de belanghebbenden? Dit kan betrekking hebben op belevingswaarde, gebruikswaarde en toekomstwaarde. Waarden zijn de vertaling van de doelen in (interne) eigenschappen van de oplossing. Als een doel bijvoorbeeld verbeterde doorstroming is, is een waarde van de oplossing bijvoorbeeld: “een kortere tijdsduur” of “betrouwbaarheid, weten waar je als automobilist aan toe bent”.
• Allianties. Allianties kunnen een zwakke belanghebbende sterk maken of zorgen voor beïnvloeding van meerdere belanghebbenden door slechts met één van hen te onderhandelen. Om hier achter te komen, wordt een netwerkanalyse uitgevoerd om de afhankelijkheden tussen belanghebbenden te bepalen. De afhankelijkheid tussen de belanghebbenden wordt bepaald door de mate waarin de probleemperceptie, belangen en doelen van de belanghebbenden overeenkomen. Dit geeft potentiële steun en weerstand van de belanghebbenden weer.
• Middelen. De hoeveelheid middelen (financieel, technisch, politiek) en het vermogen deze te mobiliseren. Dit is een belangrijke karakteristiek die samengevat wordt in een machtsindex. Hierbij worden vragen gesteld als: wat zijn volgens de belanghebbenden de belangrijkste oorzaken van de probleemsituatie? Welke beïnvloedingsmogelijkheden/-middelen onderscheiden zij ten aanzien van de probleemsituatie en haar oorzaken?
• Macht. Hiermee wordt vastgesteld welke invloed de belanghebbende heeft op basis van de machtsindex.
• Leiderschap. Dit is de wil om actie te initiëren of te leiden tegen het oplossen van het probleem.

Stap 5 Het samenvoegen van de informatie uit stap 4
In deze stap wordt de informatie uit de vorige stap gepresenteerd in tabellen/matrices met als doel een eenduidig beeld van de karakteristieken van de belanghebbenden te presenteren. Hiermee kunnen vergelijkingen tussen belanghebbenden gemaakt worden om uiteindelijk in de stap na de analyse een strategie te ontwikkelen voor omgang met de belanghebbenden.

Stap 6 Het analyseren van de stakeholdersinformatie
In deze stap worden de karakteristieken van de belanghebbenden geanalyseerd om zo een vergelijking te maken tussen belanghebbenden en conclusies te trekken ten aanzien van kennis, doelen, belangen, positie en allianties tussen belanghebbenden. Hierbij worden de volgende vragen gesteld:

• Wie zijn de belangrijkste belanghebbenden (afgeleid van macht en leiderschapsanalyse)?
• Wat weten de belanghebbenden van het probleem?
• Wat zijn de verschillende probleempercepties en wat is daarvan de meest dominante probleemperceptie?
• Wat zijn de meest voorkomende posities (voor, tegen of neutraal)?
• Wat zijn volgens de belanghebbenden de voor- en nadelen van het oplossen van het probleem, gerelateerd aan hun belangen?
• Welke stakeholders kunnen allianties vormen?

Stap 7 Het opstellen van strategieën om met de belanghebbenden om te gaan
In deze stap worden de resultaten van de stakeholdersanalyse omgezet in een beheerstrategie. De doelen van de strategie zijn:

• het behouden van de steun van de belanghebbenden die voor oplossen van het probleem zijn;
• het vergroten van leiderschap en eventueel macht van de voorstanders;
• het converteren van de neutrale belanghebbenden en tegenstanders in voorstanders.

Stap 8 Het bepalen van de consequenties van de bevindingen van stap 1-7 voor de definitie van het probleem
In deze stap wordt beredeneerd welke kansen en bedreigingen de stakeholdersanalyse biedt voor de aanpak van het probleem en waarmee rekening moet worden gehouden. Hierna wordt het probleem wederom gedefinieerd (denk aan het iteratieve karakter van de probleemanalyse) en vastgelegd in een nieuwe revisie van het probleemdefinitiedocument. In de nieuwe revisie is naast de reeds aanwezige inhoud ook een overzicht van de betrokken belanghebbenden, hun doelen, belangen en hiervan afgeleide waarde opgenomen.

Na het maken van een stakeholdersanalyse weet je met wie je rond de tafel moet zitten in het specificatieproces en over welk onderdeel of aspect van het bouwwerk je met hen zou moeten praten. Alle nu benoemde actoren, maar ook anderen die mogelijk later bij de ontwikkeling van het bouwwerk worden betrokken, zullen vroeg of laat in het proces eisen stellen. Zij zullen dit doen op diverse niveaus, variërend van beleidseisen tot concrete technische eisen. Het is van belang om inzicht te krijgen in hoe deze eisen zich tot elkaar verhouden.

Verder zijn de stakeholders in kaart gebracht in een structuur en gekoppeld aan de eisen die zij hebben gesteld. Hierbij is tevens de koppeling met achtergrondinformatie, zoals besprekingsverslagen, van belang om gedurende het proces op te kunnen terugvallen. Dus de stakeholdersstructuur wordt gekoppeld aan de eisenstructuur en het informatiebeheer. Hierbij is informatiemanagementsoftware een handig middel.