3. Duurzaamheid specificeren met behulp van thema's van de 3 P's

Het specificatieproces is iteratief en top-down. Er wordt van grof naar fijn ontworpen op basis van functionele specificaties. Het proces start met een duidelijke vraag waarop een duidelijk antwoord kan komen en dit antwoord getoetst kan worden aan de vraag. Ofwel, analyseren en specificeren van de vraag, plannen van de toetsing (verificatie- en validatieplan), structuur brengen in informatie, specificeren van de oplossing (trapsgewijs, via opties, varianten en keuze) en uitvoeren van de toetsing. Er komteen specificatie in, en er gaat een specificatie uit. De input bestaat uit de behoefte en oplossingsruimte en de output is een – tot dát niveau – uitgewerkte en getoetste oplossing.

[ link ]

Figuur 4. Specificeren, één stap in het iteratieve proces

Stap voor stap worden keuzes gemaakt, gemotiveerd en getoetst. De eerste cyclus start met een Klant Eisen Specificatie als input. Hier dient duurzaamheid duidelijk te worden gedefinieerd: welk doel is er gesteld (klantdoel)?, waar wordt op aangestuurd? Om te kunnen sturen is gekozen uit te gaan van thema’s binnen het 3P model. People, Planet, Profit. Ofwel, zoeken naar de meest waardevolle balans tussen mens, milieu en kosten, voor nu en voor toekomstige generaties. Duurzaamheid is het meest gebaat bij een wijde blik, het zoeken naar synergie. Hiervoor moet buiten de ‘formele’ projectkaders worden gekeken; de kansen liggen op organisatieniveau en bij uitwerking in projecten door een ondernemersgeest.

De thema’s zijn stuurinstrumenten. Er kan per type ontwerp/soort systeem de nadruk worden gelegd op één of meer thema’s waar de meeste waarde, meeste kansen, minste risico’s te halen zijn. Zo is energiebesparing voor spoorwegen meer relevant dan voor vaarwegen. Per soort project kan worden aangegeven op welk thema de meeste kansen liggen. Bijvoorbeeld de verlichting van wegen, de arbo-omstandigheden bij straatwerk, de sociale omstandigheden bij inkopen van natuursteen, enz. enz. Op organisatieniveau kan dan een inschatting worden gemaakt in hoeverre aan de thema’s invulling wordt gegeven en of bijvoorbeeld de klimaatdoelen worden gehaald. Zo leg je expliciete relaties tussen landelijke akkoorden, regionale en gebiedsbelangen, sectorale ambities, de organisatiedoelen en haalbare projectdoelen.

Om inzicht te krijgen in belasters en kansen per thema en per (sub)systeem kan gebruik worden gemaakt van de publicatie ‘Focus op duurzaamheid in het gww-aanbestedingstraject, een verkenning’ [3].

Een voorbeeld

Energie (energieverbruik en duurzame energieopwekking) kan een belangrijk thema voor een organisatie zijn. Bijvoorbeeld omdat er veel technische installaties zijn die energie verbruiken. Voor de reconstructie van een sluiscomplex is een doelstelling vanuit het energiethema geformuleerd:

‘Het sluiscomplex dient zodanig te worden herontworpen dat het energieverbruik met 40% afneemt ten opzichte van de huidige situatie.’

Hierbij wordt als verificatiemethode de ‘ontwerpberekening’ toegepast. Hieruit moet de haalbaarheid van de doelstelling worden getoetst.
Er wordt vervolgens onderzocht waar de meeste kansen liggen om het energieverbruik te verlagen. Dit is in de verlichting en de aansturing van beweegbare delen (sluisdeuren). Dit leidt vervolgens tot ontwerpdoelen om de beweging van de sluisdeuren zo energievriendelijk mogelijk te maken. De eis voor de beweging van de sluisdeuren wordt dan bijvoorbeeld:

‘Het openen en sluiten mag niet meer energie kosten dan 90% van de huidige situatie.’

Bewaakt moet worden prioriteiten te stellen om winsten te behalen op de meest kansrijke thema’s zonder andere thema’s te verslechteren. Dit doe je door een variantenafweging te maken op alle relevante thema’s zoals materiaalgebruik en veiligheid. Een dergelijke afweging is uitgewerkt in het uitgebreidere voorbeeld ‘Zuiveren van afvalwater voor nieuwe woonwijk’. Hierbij wordt de afweging gedaan door middel van een trade off matrix. De meest duurzame variant (lees: de meest uitgebalanceerde variant op de 3P’s) die uit de afweging komt, wordt gekozen en verder uitgewerkt. Dit kan bijvoorbeeld een deur zijn waarbij de wrijving met de ondergrond wordt geminimaliseerd.

Welke thema’s zijn er en hoe kan ermee worden gewerkt?
De thema’s zoals genoemd in het verkennend rapport ‘Focus op duurzaamheid’ [3] zijn voornamelijk gericht op de ‘Planet’ P, ofwel de milieukant. Bij het laatste thema uit dit rapport ‘leefomgeving’ ligt de nadruk meer op de ‘People’ P, de mens, meer in het bijzonder de gezondheid van de mens. Het zijn thema’s waar in infraprojecten eisen kunnen worden gesteld omdat ze in de directe beïnvloedingssfeer zitten van publieke opdrachtgevers. Andere ‘People’-thema’s zijn ogenschijnlijk minder eenvoudig te beïnvloeden op organisatie/projectniveau, hoewel er goede voorbeelden zijn dat het wel kan.
De ‘Profit’-thema’s worden ingezet om keuzes af te wegen op de waarde die men ervoor over heeft. Meest valide is een beoordeling op waarde op lange termijn, kostenafweging in levenscycli.

[ link ]

Figuur 5. Duurzaamheidsakkoorden vertaald naar projecteisen

Planet: De milieukant uitgewerkt in thema’s
Die Planet-thema’s zijn:

Energie
tempo afname gebruik, aandeel duurzame energie, enz.;
Klimaat
CO2-uitstoot, uitstoot overige broeikasgassen, klimaatadaptatie;
Materialen & grondstoffen
verbruik van schaarse grondstoffen, schadelijke stoffen, afval en lifecycle;
Water & bodem
waterverbruik, waterverontreiniging, bodemverontreiniging, bodem- en oppervlaktewatersystemen;
Natuur & ruimte
biodiversiteit, landschap, ruimtegebruik;
Leefomgeving
luchtkwaliteit, geluidhinder, overige hinder.

Aan deze thema’s kan inhoudelijk invulling worden gegeven in het specificatieproces als sturingsmiddel, zoals beschreven in het kader ‘Een voorbeeld’. Enkele thema’s, met name het thema leefomgeving, beperken zich niet tot het milieu, maar betreffen tevens de mens (People). Bijvoorbeeld in het geval van geluidhinder, wat over de gezondheid van mensen gaat, niet van planten. De indeling is een praktische keuze, geen sluitende.

People: De sociale kant, hoe gaan we ermee om?
Er zijn thema’s benoemd die net zoals de Planet-thema’s als sturingsinstrument kunnen worden ingezet. Deze thema’s zijn:

Veiligheid & gezondheid
externe veiligheid, sociale veiligheid en verkeersveiligheid, arbeidsomstandigheden;
Leefbaarheid
sociale samenhang, landschap, cultuur en historische waarden, bereikbaarheid en toegankelijkheid.

Deze thema’s zijn veelal geregeld in wet- en regelgeving, bijvoorbeeld de Arbowet. Daarnaast zijn normen en publicaties beschikbaar voor onderwerpen als verkeersveiligheid, toegankelijkheid OV, enz. Maar dit beperkt zich (veelal) tot Nederland en/of de EU. Een van de ingewikkeldste problemen hierbij is dat bij bijvoorbeeld winning van grondstoffen of productie van materialen de arbeidsomstandigheden niet overal voldoen aan internationale arbeids- en mensenrechtenverdragen. Hiervoor zijn binnen het programma Duurzaam Inkopen sociale voorwaarden geformuleerd die als bijzondere uitvoeringsvoorwaarden worden toegevoegd aan de contractbepalingen. De overheid stimuleert hiermee haar opdrachtnemers om zich in te zetten voor het voorkomen/oplossen van schendingen van internationale arbeidsnormen en mensenrechten in de internationale productieketen. De systematiek voor de toepassing van deze sociale aspecten is uitgewerkt in een handleiding. Deze is te vinden op de website [ link ] ¹⁾Op moment van publicatie is dit staand beleid in voorbereiding..

Profit: De ondernemende kant, op waarde sturen
De Profit P wordt ingezet om keuzes af te wegen op de waarde die men ervoor over heeft. Profit kent een aantal thema’s, zoals:

financiële haalbaarheid;
budget/beschikbare gelden/subsidies;
beheer en onderhoud;
concurrentie;
werkgelegenheid;
organisatie en capaciteiten.

Sturen op waardecreatie (door middel van de thema’s) verbetert de kans op draagvlak en financiering. Meest valide is een beoordeling op waarde op lange termijn, kostenafweging in levenscycli. Dit kan met een waardebeoordeling in een specificatieproces (trade off), of een waardeafweging in een aanbestedingsproces (gunnen op waarde).

Balans zoeken
De thematische indeling draagt bij aan het zoeken van de balans, het juiste evenwicht tussen projecten en in projecten. Organisatieambities worden vertaald in een evenwichtige balans tussen projectdoelen. Het ene project focust op thema x, het andere op y en z. Het een wat meer, het andere wat minder. Samen wordt de ambitie gehaald. Belicht vanuit het brede duurzaamheidsperspectief en het systeemdenken kan synergie worden gevonden tussen projecten. Dit levert kansen op voor projecten en organisaties. Denk aan warmte-koudeuitwisseling tussen een ijsbaan en de omliggende gebouwen [16].

Belicht vanuit het specificatieproces worden vervolgens afwegingen gemaakt waarbij kosten een belangrijke, zo niet vaak de meest belangrijke rol vervullen. Veelal betreft dit dan slechts de investeringskosten en wordt geen rekening gehouden met beheerkosten over de lifecycle. Deze aanpak is vanuit het duurzaamheidsperspectief niet de juiste. Er dient een balans te worden gezocht tussen milieu, mens en kosten om zodoende de meest waardevolle oplossing te zoeken, uiteraard wel betaalbaar. In het specificatieproces worden varianten vergeleken met elkaar. Op dat moment wordt die afweging gemaakt. Er moet dan minimaal de volgende parameters worden vergeleken:

de duurzaamheidsthema’s waarop wordt gefocust (kansrijke);
de overige duurzaamheidsthema’s (als controle);
de kosten, zowel investeringskosten als levensduurkosten.

Aanvullend dient te worden nagedacht over parameters als kansen en risico’s, haalbaarheid, maakbaarheid, klantvoorkeur, vormgeving, enz.

De afweging kan gevoelsmatig worden gemaakt, maar ook meer analytisch worden bepaald. Beide zijn belangrijk.

[ link ]

Figuur 6. Van organisatiedoelen naar projecteisen en interactiekansen (voorbeeld)

Interesse?

3. Duurzaamheid specificeren met behulp van thema's van de 3 P's