Beheer- en onderhoudstaken
Wanneer is het nu verstandig om beheer- en onderhoudstaken uit te besteden en welke taken komen daarvoor dan als eerste in aanmerking? Alvorens hier antwoord op te geven, is het goed om inzicht te hebben in alle taken die onder beheer en onderhoud vallen. Het volgende overzicht geeft de belangrijkste en meest voorkomende weer.
- Beleidsvoorbereiding
- beheerbeleid (doelstellingen, prestaties, kwaliteitsniveaus, onderhoudsstrategie en budgettering); - gegevensbeheer (kwantiteit en kwaliteit); - meerjarenplanning en onderhoudsbegroting (prioriteiten, afstemming, kosten). - Beleidsuitvoering
- onderhoudsprogrammering; - contractvoorbereiding; - uitvoering onderhoud; - contractbegeleiding; - dagelijks onderhoud (repeterende onderhoudsactiviteiten, reinigen, calamiteitenonderhoud); - (veiligheids)inspecties/schouw; - service (wijkbeheerders, incidentmanagement, gladheidsbestrijding, klachtenafhandelingssysteem). - Overige taken
- voorlichting (communicatie over uit te voeren onderhoud); - juridische zaken (onder andere verlenen van vergunningen, nemen van verkeersbesluiten, handhaving, schaderijdingen); - financiële en administratieve zaken; - management en ondersteuning.
Het daadwerkelijk uitvoeren van dagelijks, klein en groot onderhoud zijn onderhoudstaken. De overige taken zijn beheertaken.
Het uitvoeren van grootschalig onderhoud wordtmomenteel door alle wegbeheerders geheel uitbesteed aan aannemers. In het verleden voerden stratenmakers van gemeentelijke diensten het herstraten van elementenverhardingen uit. Op basis van arbo-regelgeving moeten grote oppervlakken machinaal worden gestraat. Stratenmakers in eigen dienst voeren nu alleen nog klein onderhoud uit.
Sommige opdrachtgevers laten contractvoorbereiding en contractbegeleiding over aan adviesbureaus. Dagelijks onderhoud wordt nog gedeeltelijk door de eigen dienst of door de werkvoorziening uitgevoerd. Het bestrijden van wintergladheid op rijbanen en fietspaden wordt steeds minder vaak door een eigen dienst uitgevoerd. Kortom, taken blijven tussen organisaties verschuiven.
Nog niet genoemde taken die ook voor uitbesteding in aanmerking kunnen komen, betreffen vooral het dagelijks onderhoud, service en de procesmatige kant van beheer: het uitvoeren van inspecties en het plannen en voorbereiden van onderhoud.
[ link ]
Figuur 4. Inspectie buitenruimte
Veel opdrachtgevers bezinnen zich op de vraagwat hun huidige en toekomstige kerntaken zijn. Kern van de overweging is duidelijk te maken welke onderhoudsactiviteiten doelmatiger, doeltreffender en flexibeler door een andere organisatie kunnen worden uitgevoerd. Daarbij is het van belang na te gaan of de uitbesteding niet ten koste gaat van de wettelijke aansprakelijkheid en verantwoordelijkheidsplicht ten opzichte van politiek, burgers en bedrijven.
Overheden hebben taken als voorlichting, financiën, administratie en juridische zaken meestal ondergebracht in grotere afdelingen die deze taken voor diverse sectoren uitvoeren. Als voor een bepaalde sector de genoemde taken worden uitbesteed aan de markt, kan dat inefficiënt zijn voor (de desbetreffende afdeling van) de eigen organisatie.