Duur onderhoudsperiode
Er zijn diverse invloedfactoren die meespelen om de afweging te kunnen maken voor de duur van de onderhoudsperiode in een contract. De duur van de onderhoudsperiode dient in ieder geval te zijn afgestemd op de doelen van het project. Als de opdrachtgever na oplevering van een nieuw werk of een reconstructie wil dat er tot het volgende planmatig onderhoud geen grootschalige activiteiten plaatsvinden, kan hij voor een garantie kiezen voor een periode korter dan de levensduur of voor dezelfde periode meerjarig onderhoud. Het meerjarig onderhoud zal dan vooral bestaan uit dagelijks onderhoud en service. De duur van de periode ligt tussen de zeven en twaalf jaar. De opdrachtgever kan er ook voor kiezen dat in de meerjarige onderhoudsperiode minimaal een keer planmatig onderhoud plaatsvindt. De duur van de periode ligt dan, bij de huidige stand der techniek, tussen de tien en vijfentwintig jaar.
Onderhoudsmaatregelen op een bestaand netwerk is over een periode van vijf jaar nog redelijk te overzien. Hiervoor kan de wegbeheersystematiek worden toegepast [5]. Er wordt daarbij gewerkt met feitelijke informatie over de configuratie en de toestand van de betreffende weg. Een begroting van kosten (en eventueel andere aspecten zoals duurzaamheid, veiligheid, bereikbaarheid en comfort) over een langere termijn ten behoeve van sturing op beleidsthema’s werkt anders. Hiervoor kan de systematiek ‘beheerkosten openbare ruimte’ worden gebruikt (CROW-publicatie 145 [9]). Het rekenmodel bij deze publicatie geeft inzicht in het onderhoud op de langere termijn, onafhankelijk van de leeftijdsopbouw, de huidige kwaliteit en eventueel achterstallig onderhoud en biedt de mogelijkheid een gemiddeld jaarlijks benodigd budget te bepalen.
De duur van de contractperiode wordt vanwege deze onzekerheid soms gesteld op vijf jaar met de mogelijkheid van verlenging, bijvoorbeeld op basis van de feitelijke prestaties (present performance). De opdrachtgever moet duidelijk aangeven op welke gronden hij tot verlenging overgaat en hoe, in geval van verlenging, de financiën worden geregeld.
Duur van onderhoudscontracten
De gemeente Wageningen heeft een contract gesloten voor vijf jaar, omdat binnen deze termijn het achterstallig onderhoud weggewerkt dient te zijn en omdat de gemeenteraad voor deze termijn extra financiële middelen ter beschikking heeft gesteld.
De provincie Gelderland heeft het leereffect een grotere kans gegeven door een periode te kiezen van vijftien jaar. Doordat dit contract ook een totale reconstructie van de infrastructuur omvatte, had de opdrachtnemer met deze contractperiode meer vrijheid om een optimaal, beheerbewust ontwerp te maken en daarmee de onderhoudsactiviteiten te optimaliseren en de kosten te minimaliseren.
Schiphol heeft op basis van evaluaties van eerdere uitbestedingen gekozen voor een periode van vijf jaar met een mogelijke verlenging van drie jaar.
Het voorgaande laat zien dat onderhoud in planmatig en technisch opzicht ook over een periode langer dan vijf jaar kan worden uitbesteed. Daarvoor is dan niet alleen toereikende onderhoudsinformatie vereist, maar ook een verstandig gebruik van een geschikt wegbeheermodel. In de praktijk lopen de periodes op tot wel dertig jaar. Dit kan voortkomen uit het feit dat bij beheer en onderhoud van een omvangrijk netwerk de opdrachtnemer vaak investeringen moeten doen in strategieontwikkeling, organisatieopbouw, huisvesting en dergelijke. Deze investeringen kunnen pas rendabel zijn bij een redelijke terugverdienperiode. Een langere onderhoudsperiode brengt niet alleen meer onzekerheden met zich mee, maar biedt ook extra kansen. De opdrachtnemer krijgt meer inzicht in het degeneratiegedrag en in de werkelijke levensduur van de wegverharding (en andere objecten). Overigens is er in Nederland, in tegenstelling tot het buitenland, nog weinig praktijkervaring opgedaan met beheer- en onderhoudsperiodes langer dan tien jaar.
Een andere parameter die meespeelt bij de afweging van de duur van de onderhoudsperiode is dat maatschappelijke ontwikkelingen en wijzigingen in wet- en regelgeving (nationaal en Europees) over een langere termijn minder goed te overzien zijn. Waar van toepassing is de opdrachtgever verantwoordelijk voor een juiste doorvoering van de gevolgen hiervan in de onderhoudscontracten. Zo nodig onderhandelt hij met de opdrachtnemer over de prijsconsequenties.
Juiste tijdstip om achterstallig onderhoud aan te pakken
In het praktijkvoorbeeld is als doel aangegeven dat het achterstallig onderhoud binnen tien jaar weggewerkt moet zijn. Deze periode kan als uitgangspunt dienen voor de duur van het meerjarig onderhoud. In een lange periode kan echter ‘nieuw’ achterstallig onderhoud ontstaan, omdat er geen financiële ruimte is om al het geplande onderhoud tijdig uit te voeren en de aandacht zich eerst richt op het bestaande achterstallig onderhoud. Een analyse van de mogelijkheden in de tijd om het achterstallig onderhoud weg te werken biedt inzicht in het meest geschikte tijdstip. Uit de scenario’s kan de meest haalbare en wenselijke onderhoudsperiode worden bepaald. Planningen van andere werken of van werken uit andere sectoren kunnen bepalend zijn voor deze keuze.
De opdrachtgever kan bijvoorbeeld een deel van het achterstallig onderhoud uit het contract halen, omdat in de nabijheid een groot werk gaat plaatsvinden en het wegwerken van het beoogde stuk achterstallig onderhoud beter later kan plaatsvinden. De gemeente verwacht nog veel schade door bouwverkeer. Het is in sommige gevallen beter de schade te laten verergeren dan eerst de weg op te knappen en deze spoedig daarna weer te moeten herstellen. Uit dit scenario kan een contractperiode van acht jaar komen. Het eruit lichten van dit stuk achterstallig onderhoud maakt het net interessant om een kortere periode aan te houden dan het bestuur heeft meegegeven. Belangrijk is wel om eventuele aanpassingen terug te melden aan het bestuur en de verwachtingen bij te stellen.