Overwegingen bij de contractvorm
Bij het uitbesteden van beheer en onderhoud zijn de volgende drie hoofdvormen van contracten mogelijk.
- Samenwerken met een RAW-bestek
In deze bouworganisatievorm zijn de verantwoordelijkheden voor de opdrachtgever (ontwerp) en opdrachtnemer (uitvoering) strikt gescheiden conform de Uniforme Administratieve Voorwaarden (UAV).
De contractvorm betreft een RAW-bestek met een specifieke verschijningsvorm, geschikt voor diverse soorten onderhoud: een raambestek of een beeldbestek.
Een raambestek is een overeenkomst met open posten. Deze besteksvorm is geschikt als samenstelling, grootte, plaats, frequenties en tijd van uitvoering nog niet bekend zijn. De voorwaarden voor de op te dragen deelopdrachten liggen voor een langere tijd vast. Deze besteksvorm is ook geschikt voor gladheidsbestrijding en reparaties
na ongevallen.
Een beeldbestek legt de prestaties waaraan het onderhoud moet voldoen, vast in beelden. De uitgevoerde werkzaamheden worden verrekend op beeld met de eenheden stuks, m1 of m2 of verrekend op frequentie (per keer). Per periode van vier weken wordt op verschillende locaties gemeten
en gecontroleerd of de aannemer aan zijn verplichtingen voldoet. Bij een negatieve uitslag is een korting op de aanneemsom mogelijk. - Meerjarenonderhoudsconcept
Met de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAVgc) als juridisch kader heeft de opdrachtnemer, naast de verantwoordelijkheid voor de uitvoering, ook een beperkte ontwerpverantwoordelijkheid.
Het betreft een (prestatie)contract voor de instandhouding van een bestaand netwerk inclusief het bepalen van de onderhoudsmaatregelen.
In de UAV-GC 2005 [2] wordt een dergelijk (prestatie)contract een raamcontract genoemd. De bouworganisatievorm heet hier een meerjarenonderhoudsconcept. - Geïntegreerd samenwerkingsconcept
Met de Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen (UAVgc) als juridisch kader heeft de opdrachtnemer, naast de verantwoordelijkheid voor de uitvoering, ook een substantiële ontwerpverantwoordelijkheid.
Mogelijke contractvormen zijn Engineering, Construct & Maintain (ECM-contract) en Design, Construct & Maintain (DCM-contract). Hierin wordt nieuw werk gekoppeld aan een meerjarige onderhoudsperiode. De concreetheid van het ontwerp bepaalt of het gaat om ‘Engineering’ – een vraagspecificatie met een definitief ontwerp – of om ‘Design’ – een vraagspecificatie (eventueel met een voorlopig ontwerp).
Elke contractvorm heeft diverse toepassingsmogelijkheden. Een opdrachtgever wil uiteraard een contract- en bouworganisatievorm die zo goed mogelijk aansluiten bij de wensen en randvoorwaarden. De meest geschikte contractvorm is te vinden door de verschillende varianten te bekijken vanuit alle relevante invalshoeken. Vanuit publiek opdrachtgeversperspectief is het begrip ‘doelmatigheid’ van belang. Met dit oogmerk heeft de Regieraad Bouw, in samenwerking met CROW en andere partijen uit de sector, de ‘Leidraad aanbesteden bouwopdrachten’ [9] ontwikkeld. Deze is opgesteld vanuit de behoefte een eenduidige manier van aanbesteden mogelijk te maken. Hierbij is gebruikgemaakt van het rapport ‘Overwegingen bij uitbestedingsstrategieën’ [7]. In aanvulling op de genoemde leidraad heeft CROW de ‘Online Adviestool Leidraad Aanbesteden’ ontwikkeld. Hiermee komt de opdrachtgever aan de hand van vraag en antwoord tot de meest geschikte contract- en aanbestedingsvorm. De vragen zijn gebaseerd op mogelijke risico’s bij de uitbesteding.
Het rapport ‘Overwegingen bij uitbestedingsstrategieën’ [7] benoemt de invalshoeken die bij een keuze van belang kunnen zijn. Dit zijn:- de interne context, ofwel de kenmerken van de eigen organisatie: organisatiestructuur en -cultuur, financiën (budgettering, bezuinigingsopgave), beleid (uitbesteding, voorgeschreven producten en leveranciers), kennis, ervaring en capaciteit (werkzaamheden zelf uitvoeren, controleren en sturen);
- de externe context, ofwel de omgeving waarbinnen de opdrachtgever acteert: markt (kennis en ervaring, capaciteit, vertrouwen, bouwcultuur), politiek en maatschappij (draagvlak, invloed), en wet- en regelgeving (zorgplicht, aanbesteding);
- de projectcontext, ofwel de karakteristieken van een project: geld (prijs-kwaliteitverhouding, prijszekerheid), tijd (contractduur, tijdzekerheid, fase waarin het project zich bevindt), kwaliteit (garantie, levensduur), invloed op het project (detailniveau vraagspecificatie, gewenste invloed, bevoegdheid), complexiteit (product, proces, uitbestedingspakket, optimalisatiepotentieel) en risico’s (risicobeheersing).
Een risicoanalyse kan helpen om de mogelijke invulling van de wensen en randvoorwaarden door de verschillende contractvormen vanuit bovengenoemde invalshoeken te onderzoeken. Het is overigens verstandig om niet alleen de risico’s te analyseren, maar tevens te kijken naar kansen, bijvoorbeeld door de wijze van samenwerken in een contract of de manier van informatieoverdracht.
Het projectteam krijgt de meest geschikte optie in beeld door zich bij elke contractvorm de volgende vragen te stellen:- Welke risico’s kunnen worden overgedragen aan marktpartijen?
- Is dit wenselijk?
De kansen per contractvorm komen in beeld door de vraag te stellen:
- Wat kan er met deze contractvorm nog meer worden geregeld?
- Welke bouworganisatievorm is het meest geschikt voor het behalen van resultaten?
De voorliggende publicatie richt zich op het functioneel specificeren van meerjarig onderhoud. De contracten zijn hierbij gebaseerd op de bouworganisatievorm, het meerjarenonderhoudsconcept of het geïntegreerde samenwerkingsconcept met de UAV-GC 2005 als juridisch kader. Voor meerjarig onderhoud dat is gekoppeld aan een ontwerp is een ECM- of DCM-contract op basis van de UAVgc geschikt. Het aanbestedingsdossier voor deze contracten is op dezelfde wijze samengesteld.