Deel 2: Stappenplan
Op het moment dat duidelijk wordt dat er een evenement zit aan te komen en zeker wanneer een aanvraag voor een vergunning wordt ingediend, moet een aantal stappen worden doorlopen die moeten leiden tot een vlotte, veilige en gastvrije afwikkeling van het verkeer rond dat evenement. In de praktijk zullen de stappen deels door elkaar lopen en afhankelijk van de situatie meer of juist minder aandacht krijgen. Het is aan te raden om in ieder geval bij elke stap na te gaan wat aan de orde is en waar nodig de aanbevelingen uit te voeren. Het gaat om het doorlopen van de volgende stappen:
De stappen zijn in dit deel 2 uitgewerkt.
| 0. | Overheidsorganisatie op orde: Voordat een gemeente een evenement kan gaan beoordelen moet zowel de interne organisatie op orde zijn (bijvoorbeeld vergunningsverleningsprocedure en de betrokkenheid van mobiliteit daarbij) alsmede de regionale afstemming. Ook moet geregeld zijn wie welke rol moet vervullen, hoe de verantwoordelijkheden zijn verdeeld en welke partijen daarbij zijn betrokken. |
| 1. | Start: Het gaat daarbij om het uitvoeren van de Quick Scan, het opstarten van het vergunningentraject, het uitvoeren van een stakeholdersanalyse en het opzetten van een organisatie voor het evenement. |
| 2. | Mobiliteitsanalyse: Doel is het bepalen van de verkeerseffecten van het evenement. |
| 3. | Maatregelen en Mobiliteitsplan: Gezocht moet worden naar de maatregelen die nodig zijn om de mobiliteit rond het evenement in goede banen te leiden, gevolgd door het vastleggen van het maatregelenpakket en een aantal scenario’s voor afwijkende situaties in een Mobiliteitsplan. |
| 4. | Vergunningverlening: Het proces dat doorlopen moet worden alvorens een vergunning voor het evenement wordt afgegeven en het borgen dat een goede afwikkeling van het verkeer daarbij een van de vergunningseisen is. |
| 5. | Voorbereiding: De gekozen maatregelen moeten worden uitgewerkt en praktisch worden voorbereid. Ook moeten de verantwoordelijkheden worden vastgelegd. |
| 6. | Tijdens evenement: Op de dag(-en) zelf vindt de uitvoering van de maatregelen plaats. Dit omvat ook het monitoren van de situatie en het zo nodig nemen van extra maatregelen. Ook dient er steeds afstemming met verkeersregelaars en hulpdiensten plaats te vinden. |
| 7. | Evaluatie: De evaluatie kan belangrijke informatie opleveren voor volgende edities en sluit direct weer aan op stap 2, de analyse van de mobiliteit. Ook als er geen vervolgeditie komt, wordt een evaluatie aangeraden om voor de betrokken partijen waardevolle inzichten te krijgen en te benutten. |