Maken mobiliteitsprofiel van het evenement

Allereerst moet ingevuld worden om wat voor type evenement het gaat:

• Een evenement met een vaste plek op de openbare weg
  Bijvoorbeeld een kermis, buurtbarbecue of openluchtconcert. Voor deze evenementen is normaal gesproken toestemming van de gemeente nodig (vaak een evenementenvergunning). Dit is per gemeente geregeld in de APV (Algemene Plaatselijke Verordening). Omdat gebruik wordt gemaakt van de openbare weg kan het reguliere verkeer hier in meer of minder mate verstoord worden (kan gelden voor zowel auto, fiets, voetgangers als openbaar vervoer). Ook kan het zijn dat maatregelen nodig zijn om de verkeersstromen naar en van het evenement in goede banen te leiden en om hinder voor het reguliere verkeer of de omgeving te voorkomen. Daarbij kan het nodig zijn onderscheid te maken in typen bezoekers, bijvoorbeeld in publiek, deelnemers en toeschouwers.
• Een evenement met een vaste plek op privéterrein of in een gebouw
  Bijvoorbeeld een concert, manifestatie of bijzondere tentoonstelling. Deze evenementen vallen niet onder de APV; sommige gemeenten hebben het bijzondere evenementkarakter van bepaalde gebouwen nader vastgelegd in de Milieuvergunning. Het kan zijn dat maatregelen nodig zijn om de verkeersstromen naar en van het evenement in goede banen te leiden en om hinder voor het reguliere verkeer of de omgeving te voorkomen.
• Een rondtrekkend evenement op de openbare weg
  Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld wielerkoersen, schaatstochten of sinterklaasoptochten. Deze evenementen kunnen over de grens van één vergunningverlener heen gaan. Omdat gebruik wordt gemaakt van de openbare weg kan het reguliere verkeer hier in meer of minder mate verstoord worden. Ook kan het zijn dat maatregelen nodig zijn om de verkeersstromen naar en van het evenement in goede banen te leiden en om hinder voor het reguliere verkeer of de omgeving te voorkomen. Daarbij kan het nodig zijn onderscheid te maken in typen bezoekers, bijvoorbeeld in publiek, deelnemers en toeschouwers.
• Anders
  Er kan ook een andere omschrijving ingevuld worden indien een van bovenstaande niet voldoet. Er moet dan goed gekeken worden naar de kenmerken van het type evenement.

Er zijn ook ‘evenementen’ die spontaan tot stand komen. Deze evenementen zijn niet georganiseerd, maar kenmerken zich wel door een massale maar tijdelijke oploop. Voorbeelden zijn piekdagen aan het strand (terugkerend) of winkelbezoek van Duitsers in een grensstad. Demonstraties vallen in veel gemeenten onder de APV en hebben een vergunning nodig maar soms ontstaan ze ook ‘spontaan’.

Als eerste moet bepaald worden hoeveel bezoekers het evenement trekt? Daarbij gaat het om het aantal bezoekers op dagbasis. Indien het een meerdaags evenement betreft en er grote verschillen zijn tussen de dagen moet het mobiliteits profiel voor elke dag apart worden opgesteld. Het begrip bezoekers moet breed worden opgevat, het kan zowel gaan om publiek, deelnemers of toeschouwers en in sommige gevallen kan ook de aan- of afvoer van goederen een substantiële verkeersstroom opleveren.

Door veel gemeenten worden de onderstaande grenzen gehanteerd:

• Minder dan 500 bezoekers
  Een relatief klein evenement dat normaal gesproken geen extra aandacht behoeft vanuit mobiliteit. Toch wordt aanbevolen om na te gaan of mogelijk maatregelen nodig zijn, vooral als deze bezoekers allemaal tegelijk komen of weggaan.
• 500 – 5.000 bezoekers
  Er kunnen zich aandachtspunten rond mobiliteit voordoen, vooral als deze bezoekers allemaal tegelijk komen of weggaan. Het uitvoeren van een mobiliteitsanalyse en het opstellen van een (eenvoudig) Mobiliteitsplan kan zinvol zijn.
• Meer dan 5.000 bezoekers
  Mobiliteit is bij dit evenement een volwaardig thema. Het uitvoeren van een mobiliteitsanalyse en het opstellen van een Mobiliteitsplan wordt aanbevolen.

Er zijn een aantal opties om een inschatting te maken van het te verwachten aantal bezoekers? Er is een aantal opties:

• Evaluaties: Indien mogelijk is de beste methode om uit te gaan van evaluaties van eerdere edities van het evenement (zie hoofdstuk 2.7). Mogelijke afwijkingen in vorm of aanbod van het evenement moeten worden verdisconteerd om tot een bijgestelde inschatting te komen van het aantal bezoekers.
• Voorbeelden: Als de ervaringen uit eerdere edities niet beschikbaar zijn, helpt het om te zoeken naar voorbeelden van evenementen van eenzelfde type in eenzelfde omgeving. Nagegaan kan worden of collega’s van andere gemeenten wellicht over de benodigde informatie beschikken.
• Kaartverkoop: Als er sprake is van kaartverkoop kan uiteraard gebruikgemaakt worden van de daaraan gekoppelde gegevens.

Het kan zijn dat niet alle bezoekers tegelijk aanwezig zijn of dat de momenten van binnenkomst en vertrek van de bezoekers gespreid zijn. Vaak is de piek bij aankomst van de bezoekers meer gespreid en is de piek aan het slot van het evenement het grootst. Bijvoorbeeld het slot van een nachtelijk vuurwerk leidt ineens tot grote stromen die opgevangen moeten worden. Relevante vragen zijn:

• Hoe is de verwachte verdeling van de aantallen aanwezige bezoekers over de dag?
• Wat is het maximum aantal bezoekers dat gelijktijdig aanwezig zal zijn?
• Wanneer vallen de piektijden in de aankomst en het vertrek van de bezoekers?

Waar wordt het evenement gehouden? De locatie van een evenement is in sterke mate bepalend voor de vervoerswijze waarop de bezoekers zullen komen, welk soort overlast kan optreden en dus welke maatregelen nodig zijn. Er kan worden gekozen uit de volgende typen, maar er kan ook een eigen omschrijving worden ingevuld:

• Centraal stedelijk gebied:
  De bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer en per fiets (voor de inwoners zelf) is in deze gebieden meestal al goed op orde. Zeker in de grote steden zullen mensen zich snel laten leiden door adviezen om vooral met het openbaar vervoer te komen of om de auto buiten het centrale gebied te parkeren. In deze gebieden kan de bereikbaarheid per auto als kritisch worden ervaren door het tekort aan parkeerplaatsen en/of betaald parkeren ter plekke. Aan de andere kant voorkomt betaald parkeren vaak parkeeroverlast in de betreffende buurten.
• Landelijk gebied:
  In landelijk gebied is de auto vaak de belangrijkste beschikbare vervoerswijze. Het stimuleren van het gebruik van andere vervoerswijzen vergt extra maatregelen.
• Stadsrand:
  Voor evenementen in stadsrandgebieden is het moeilijk algemene aanbevelingen mee te geven aangezien de situatie m.b.t. bereikbaarheid zeer kan verschillen. Aanbevolen wordt een mobiliteitsanalyse uit te voeren als de kans bestaat dat de afwikkeling van het evenementenverkeer problemen op zou kunnen leveren.
• Kleinere kernen:
  Ook voor evenementen in kleinere kernen is het moeilijk algemene aanbevelingen mee te geven. Ook hier wordt aanbevolen een mobiliteitsanalyse uit te voeren als de kans bestaat dat de afwikkeling van het evenementenverkeer problemen op zou kunnen leveren.
• Rondtrekkend:
  Omdat dit evenement zich niet concentreert op een locatie zal zowel gekeken moeten worden naar de afwikkeling van de verkeersstromen naar en van het evenement als van de gevolgen voor het verkeer van het evenement zelf. Van belang is ook de omvang en duur van het evenement. Nagegaan moet worden of het evenement over de grens van één vergunningverlener heen gaat.

Op basis van de bovenstaande kenmerken kan een inschatting worden gemaakt met welke vervoersmiddelen de bezoekers naar het evenement zullen komen (indien geen speciale maatregelen getroffen worden). Daarnaast trekken sommige evenementen bezoekers die wat de mobiliteit betreft speciale aandacht vergen. Dat kan zijn omdat ze slecht ter been zijn en speciaal vervoer gebruiken, omdat ze jonger dan 18 jaar zijn zodat ze door een automobilist worden gebracht (wat gaan die auto’s doen tijdens het evenement?) of omdat de bezoekers bekend zijn met de situatie en zich moeilijk laten leiden (seizoenkaarthouders bij voetballen). Soms bepaalt de aard van het evenement de modaliteitskeuze van de bezoekers, denk aan de TT in Assen. Het is zaak met dit soort voorbeelden voor ogen kritisch naar het eigen evenement te kijken en dan vast te stellen welke vervoerswijzen extra aandacht nodig hebben. Enkele aandachtspunten per vervoerswijze:

• Auto (bestuurder en inzittenden):
  Sommige evenementen trekken vooral bezoekers die met de auto komen. Denk aan een oldtimershow of een ander evenement waar iedereen ondanks mogelijke belemmeringen toch met de auto zou willen komen. Van belang is ook het aantal inzittenden per auto.
• Kiss en Ride:
  Bij sommige evenementen is sprake van veel bezoekers die worden afgezet bij een evenement waarna de chauffeur terug naar huis rijdt of rustig een parkeerplek op grote afstand zoekt. Aan het eind van het evenement worden de bezoekers weer opgehaald. Het gaat vaak om ouders die kinderen wegbrengen of diensten van vrienden of familie in situaties waar geen eigen auto is. Kiss en Ride vergt een speciale voorziening waarbij er op gelet moet worden dat de auto’s niet te lang blijven staan. Kiss en Ride levert veel automobiliteit op, maar de parkeerbehoefte is beperkt.
• Taxi:
  Het gaat om bezoekers die worden afgezet bij een evenement waarna de chauffeur weer weggaat. Aan het eind van het evenement worden de bezoekers weer opgehaald. Ter plekke zal ruimte moeten zijn om de taxi’s te verwerken; er moet voldoende opstelruimte zijn. Naast reguliere taxi’s kan het evenement ook te maken krijgen met andere speciale taxidiensten (bijvoorbeeld Uber). Anders dan gewone taxi’s bedienen zij een specifieke klant op een speciaal tijdstip. Ze zullen niet anoniem blijven wachten op de eerstvolgende klant. Sommige festivals ontvangen doelgroepen voor wie Uber de gewoonste zaak van de wereld is. (NB UberPop is in 2015 door de Rechter verboden; UberX is nog wel legaal).
• Openbaar vervoer:
  Bij evenementen die veel jongeren of studenten met een OV-Studentenkaart trekken, wordt meer dan normaal met het openbaar vervoer gereisd. Hetzelfde geldt voor dancefeesten of andere evenementen die het rijgedrag kunnen beïnvloeden. Aandacht bij openbaar vervoer vergt het overbruggen van de afstand tussen station of halte en het evenementengebied. Dat kan een looproute zijn, maar soms zijn pendelbussen nodig.
• Georganiseerd vervoer (touringcars en klein busvervoer):
  Bij evenementen die zich richten op clubs of gemeenschappen (supportersclubs, een concert van de Toppers, speciale evenementen als de Giro) kan het gebruik van de touringcar of busjes omvangrijk zijn. Deze vormen van vervoer worden speciaal voor het evenement georganiseerd, vaak ook buiten de evenementenorganisatie om. Touringcars dempen het gebruik van de eigen auto maar vergen wel speciale parkeerplaatsen in de buurt tijdens het evenement.
• Fiets:
  Vooral lokale evenementen kunnen veel bezoekers trekken die per fiets komen. Speciale aandacht vergt het goed organiseren van het stallen. Afhankelijk van de aard van het publiek kan de behoefte aan beveiligd/betaald stallen dan wel onbeveiligd/onbetaald stallen groter zijn.
• Scooters/bromfiets:
  Evenementen die zich op bepaalde jonge doelgroepen richten, kunnen veel scooters aantrekken (bromfietsen komen nauwelijks nog voor). Dit vergt extra aandacht voor het stallen, maar ook maatregelen om overlast tegen te gaan.
• Lopen:
  Er zijn ook evenementen waarbij bezoekers zich in grote aantallen lopend verplaatsen. Daarnaast zijn er evenementen waarbij het lopen zelf centraal staat (bekendste voorbeeld is de Vierdaagse van Nijmegen). Dit brengt specifieke aandachtspunten met zich mee. Bij grote loopstromen is crowd management nodig, vooral om de veiligheid van het publiek te borgen. Dit vergt specialistische kennis die zo nodig ingehuurd kan worden.