Opstellen Mobiliteitsplan
Het Mobiliteitsplan, ook wel Verkeersplan genoemd, regelt de mobiliteit rond een evenement en heeft daarom vooral een operationele functie. Het plan maakt voor alle betrokkenen duidelijk wat wanneer moet gebeuren om het evenement goed te laten verlopen. Het mobiliteitsplan maakt vaak onderdeel uit van de onderlegger die nodig is om de vergunning van het evenement rond te krijgen.
De mobiliteitsanalyse en de risicoanalyse dienen als onderbouwing voor dit Mobiliteitsplan. Onderbouwing en plan vormen een organische eenheid; zonder analyse van het evenement is het niet duidelijk wat kan worden verwacht en hoe hierop kan worden geanticipeerd. Het Mobiliteitsplan zelf omvat in de praktijk vaak alleen het operationele deel (een overzicht van de maatregelen en de wijze van uitvoering ervan) en niet de onderbouwing. Het is de praktische vertaling van alle keuzes die in het proces zijn gemaakt.
Opbouw van het mobiliteitsplan
De indeling van een mobiliteitsplan ligt niet vast en is in principe vrij in te vullen door de betrokken organisaties. Het is mede afhankelijk van de aard van het evenement en van eigen keuzes. Afhankelijk van het evenement zal de omvang ook sterk wisselen. Bij grote evenementen zullen de onderdelen los verschijnen en maakt de verantwoording (de analyse) ook soms onderdeel uit van de vaste documentatie. Er zijn professionele bureaus beschikbaar om te helpen bij het opstellen van een mobiliteitsplan.
Maar er is wel een aantal opmerkingen te maken over de inhoud van het mobiliteitsplan. In ieder geval zal het plan antwoord moeten geven op de vraag: wat dient er tijdens het evenement te gebeuren en door wie? En wat gebeurt er als het mis gaat of anders loopt en hoe zijn dan de verantwoordelijkheden verdeeld? Soms vergt dit een nauwgezet uitschrijven van alle taken en deelacties zodat iedereen precies weet wat hij moet doen.
Het mobiliteitsplan is het product van de groep die verantwoordelijk is voor het voorbereiden van het evenement. Het plan is dan het resultaat van een traject dat met alle betrokkenen is doorlopen (organisator, overheid, politie en hulpdiensten, wegbeheerders en leveraars van mobiliteitsdiensten) en geeft het resultaat weer van de onderhandelingen en de keuzes die zijn gemaakt (zie ook paragraaf 2.5).
De onderdelen die in het Mobiliteitsplan in ieder geval een plaats zullen moeten krijgen zijn (tussen haakjes de verwijzing naar de desbetreffende paragrafen):
- Beschrijving en typering van het evenement (zie Quick Scan)
- Analyse van de mobiliteit rond het evenement (zie hoofdstuk 2.2)
- Risicoanalyse (zie paragraaf 2.3.2)
- Organisatie en gezagslijnen (zie paragrafen 2.4.1 en 2.5.2 en 2.6.1)
- Taken en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen bij de uitvoering (waar nodig personen met name genoemd)
- Beschrijving van de maatregelen op hoofdlijnen
- Uitwerking van de diverse maatregelen (zie paragraaf 2.3.1 en deel 3)
- Scenario’s en varianten (zie paragraaf 2.3.2)
- Communicatieplan (zie hoofdstuk 3.5).
- Checklist voor uitvoering
- Contactenlijst personen uitvoering (met gezag- en escalatielijnen)
Onderbouwing keuzes in mobiliteitsplan
Hoewel dat tot op heden lang niet altijd gebeurd wordt aanbevolen ook de onderbouwing van de gemaakte keuzes in het mobiliteitsplan op te nemen. Dat kan ook in een bijlage of via een doorverwijzing naar een plek op een website. Zonder onderbouwing blijven zaken onduidelijk: waarom is voor een bepaalde maatregel gekozen? Welke risico’s zijn daarbij in acht genomen? Op basis van welke kennis is tot de keuze gekomen? Het zijn vragen die natuurlijk in elke voorbereiding van het evenement aan de orde komen, maar die vaak niet zijn gedocumenteerd. Door de stappen uit deze publicatie te doorlopen, worden de keuzes doordacht gemaakt en is het ook mogelijk deze toe te voegen aan het mobiliteitsplan.