Organisatie en verantwoordelijkheden
De organisator van het evenement is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van het evenement en daarmee ook voor crowd management . Hij moet instaan voor de veiligheid van de bezoekers, de toestroom van het verkeer goed regelen, zorgen voor communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast zo veel mogelijk beperken.
Organiseren input crowd management
Voorafgaand aan de vergunningaanvraag overlegt de organisator met relevante partijen als politie, nood-/hulpdiensten, beheerder openbare ruimte en openbaar vervoerbedrijven. Na het indienen van de definitieve aanvraag vraagt de vergunningverlener advies aan de relevante diensten. Deze informatie dient als input voor de vaststelling of crowd management apart aandacht verdient.
Bepalen maatregelen
Bij grotere evenementen wordt er een project- of coördinatiegroep – doorgaans onder voorzitterschap van de vergunningverlener – ingesteld, waarin alle betrokken organisaties en de organisator zijn vertegenwoordigd. Bij risicovolle evenementen wordt het onderdeel openbare orde en veiligheid soms apart gecoördineerd door de betrokken veiligheidspartners. Zij voeren dan de risicoanalyse uit (zie paragraaf 2.3.2) en bepalen de te nemen maatregelen. De overige aspecten van de vergunning worden dan gecoördineerd door de vergunningverlener.
Opstellen crowd managementplan
Het crowd managementplan maakt in de praktijk vaak onderdeel uit van een veiligheidsplan. Het crowd managementplan moet bestaan uit een aantal onderdelen waarbij ook steeds de beheersmaatregelen worden aangegeven. In het [ link ] worden de volgende eisen genoemd:
- een risico-inventarisatie van de betreffende locatie
- de planning en organisatie van crowd management inclusief communicatie
- de organisatiestructuur van het evenement en in het bijzonder de veiligheidsmanagementstructuur
- het publieksprofiel inclusief beschrijven van de doelgroepen en een bezoekersanalyse en hier op afstemmend bejegeningsprofielen
- de inrichting van het evenemententerrein (ingangen, uitgangen, routes en posities van faciliteiten)
- tevens de inrichting van het terrein rondom het evenemententerrein. ‘Open’ evenementen in binnensteden worden vaak niet aangemerkt als evenemententerrein maar hebben zeker een crowd managementplan nodig. Bijvoorbeeld de logistiek rond de aan en afvoer van bezoekersstromen en organisatie rondom het gebied van een treinstation naar het evenemententerrein, de drukte voor de podia en kleine steegjes die zowel als vluchtweg en als calamiteitenroute dienstdoen
- RIOT-control en uitleg
- bezoekerscapaciteit, te verwachten aantal bezoekers
- programmeringen podia en locaties
- ervaring van de organisator
- netto capaciteitsberekeningen locaties en routes en de doorstroommogelijkheden voor publiek
- knelpunten in locaties en routes tussen locaties
- beschrijving hoe te hoge publieksdichtheden op locaties en routes voorkomen worden
- analyse voor omleidingsroutes
- in- en uitgangen en breedte routes m.b.t. doorloopsnelheden bezoekers bij ontvluchtingen of omleidingen
- samenwerking gemeente en hulpdiensten
- inrichtingen CP-hulpdiensten en Event Control Center Crowd Managementorganisatie of aanwijzing van de verantwoordelijke persoon
- handhavingsprotocol of verwijzing naar de gemeentelijke afspraken
- camera inzet, extra tijdelijke camera’s gekoppeld aan bestaande camera’s
- communicatie inzet naar de organisatoren en eigen toezichthouders
- communicatie inzet naar de bezoekers
- communicatieafspraken met overheden en hulpdiensten
- social media watching en monitoring
- inzet toezichthouders (beveiliging, EHBO, gidsen, sfeerscouts, standby teams, infoteams, gastheren-en vrouwen)
- verkeerscirculatieplan voor verkeersstromen omwonenden, busdiensten en taxi’s
- monitoring verkeers- en bezoekersstromen
- vrije calamiteitenroutes voor hulpdiensten
- monitoring weersituaties
- ontvluchtings- en ontruimingsprotocol
- protocol bij opschaling naar een gripsituatie
- de mogelijkheden van ontruiming en aanwijzing van evacuatiegebieden – of gebouwen
- het aantal in te zetten beveiligers en/of ander personeel belast met crowd managementtaken.
Tijdens uitvoering
Van groot belang bij crowd management is dat er tijdens de uitvoering van het evenement intensieve samenwerking is tussen de betrokken diensten en de organisator. Vooraf moeten er duidelijke afspraken gemaakt zijn over de werkmethodes en de beslisketen.
De organisator is tijdens het evenement op de locatie aanwezig en is aanspreekpunt voor aanwijzingen van de veiligheidspartners. Hij zet stewards, beveiligers, camera’s en verkeersregelaars in om knelpunten te signaleren (bijvoorbeeld te grote druk bij versmallingen op looproutes, of haltes openbaar vervoer/pendelbussen) en verkeersoverlast en parkeerproblemen te voorkomen. Ook zorgt hij voor voldoende beveiliging op de evenementenlocatie door een gecertificeerd beveiligingsbedrijf. Incidenteel kan worden besloten een deel van de beveiligingstaken door vrijwilligers of beveiligers in opleiding te laten uitvoeren. Bij grote evenementen wordt – naast het beveiligingspersoneel van de organisatie – vaak ook (extra) politie ingezet.