Stakeholderanalyse

Een goed verloop van een evenement gaat niet alleen de organisator aan. De meeste evenementen vergen een hechte samenwerking van verschillende stakeholders. De samenwerking kent een duidelijk doel (= een geslaagd evenement) dat in een vaak krappe periode moet worden bereikt. Kenmerkend is dat het enthousiasme onder de betrokken partijen vaak groter is dan bij andere doelen van samenwerking.

Een belangrijke partij binnen de gemeenten is de vergunningverlener. Daarmee moet al in een vroegtijdig stadium worden samengewerkt om de eisen en de maatregelen scherp te krijgen (zie ook hoofdstuk 2.0).

Rond de voorbereiding van de mobiliteit op een evenement zijn de volgende stakeholders te onderscheiden:

1. De primaire groep zijn de partijen die van belang zijn bij het vergunningtraject (zie hoofdstuk 2.4):

   -	Organisator: de verantwoordelijke persoon of organisatie. Bij spontane evenementen ontbreekt deze stakeholder, in ieder geval in formele zin.

   -	Vergunningverlener: meestal de gemeentelijke overheid uit hoofde van de APV.

   -	Geconsulteerden bij vergunningverlening.

   -	Andere gemeenten of overheden: sommige evenementen overstijgen de vergunningverlenende gemeente, soms door hun omvang, soms doordat het evenement letterlijk meerdere gemeenten aandoet. Omliggende gemeenten of samenwerkingsverbanden zijn dan zeer relevant bij de organisatie van het evenement.

2. De secundaire groep zijn de stakeholders die van belang zijn voor de organisatie van een vlotte en veilige afwikkeling van het verkeer bij een evenement:

   -	De gemeente als facilitator van evenementen, bijvoorbeeld via economische zaken en/of andere afdelingen.

   -	De eigenaar van de evenementenlocatie (met name in verband met parkeren).

   -	De wegbeheerders: op verschillende niveaus zijn de wegbeheerders betrokken bij de voorbereiding.

   -	De vervoerders: de ov-bedrijven, maar ook grote busbedrijven die met touringcars gaan rijden of taxibedrijven.

   -	De politie en andere hulpdiensten.

   -	Omwonenden: het is niet altijd mogelijk om deze als organisatie in de evenementvoorbereiding te betrekken.

   -	Adviseurs: voor het opstellen van een bereikbaarheidsanalyse en -plan worden vaak adviseurs ingeschakeld.

3. De tertiaire groep betreft de partijen die verantwoordelijk zijn voor deelaspecten (meestal op inhuurbasis), bijvoorbeeld:

   -	Uitvoerders van shuttlediensten.

   -	Beheerders van parkeerarealen.

   -	Leveranciers van bewegwijzering.

   -	Particuliere beveiligingsorganisaties.

   -	Communicatie-adviseurs.

Meer informatie over de betrokken partijen: zie [ link ]

Alle stakeholders bij een evenement moet op de volgende aspecten worden beoordeeld:

• Belang bij het evenement: welk?
• Invloed op het goede verloop van het evenement: welk?
• Mogelijke rol in de voorbereiding van het evenement en tijdens de uitvoering.

In onderstaand invulschema kunnen voor de eigen situatie de stakeholders en hun positie en rol op een rij worden gezet.
Door [ link ] te klikken kan dit format worden gedownload en naar de eigen situatie worden aangepast en ingevuld.