C3. Beheerproces

Het beheerproces voor wegverhardingen is gebaseerd op een beleidsplan. Wanneer dit geformuleerd is, kunnen vervolgens een aantal jaarlijks terugkerende activiteiten worden onderscheiden. Dit zijn:

• actualiseren

  -	vastleggen kwaliteit en verwerken mutaties

• opstellen en bijhouden van een beheerplan

  -	beheerplan

• voorstellen doen aan het beleid/bestuur

  -	budgetaanvraag

• besluitvorming/toewijzing budgetten

  -	budgettoekenning

• opstellen onderhoudsplan

  -	onderhoudsplan

• voorbereiding en uitvoering

  -	onderzoek en bestek

• monitoring en bijsturen

  -	terugkoppeling

De samenhang tussen deze activiteiten is weergegeven in figuur C2. In het vervolg van dit hoofdstuk worden de werkzaamheden in volgorde toegelicht.

Het bestuur kan op basis van het beleidsplan voor de wegverhardingen onderbouwde keuzes maken. Het bestuur is de eindverantwoordelijke voor het beheer van de wegverhardingen. Het beleidsplan biedt, naast gegevens over het areaal, inzicht in verschillende budgetscenario’s en prioriteiten. Bij de verschillende scenario’s is aangegeven wat de consequenties zijn voor de onderhoudstoestand van de verhardingen. De beleidsthema’s geven inzicht in het wegennet wat betreft veiligheid, duurzaamheid, comfort en aanzien. Voor deze thema’s kunnen de voldoendes en onvoldoendes in beeld worden gebracht. Het bestuur stelt mede op basis hiervan het te voeren beleid vast voor de komende periode. Aan de hand van het beheerplan en de actuele gegevens kan de beheerder jaarlijks analyseren in hoeverre de doelstellingen binnen het beschikbare budget zijn gerealiseerd en welke uitgaven worden verwacht.

Door het toepassen van de CROW-methode krijgt de beheerder een goed onderbouwde planning en begroting van het technisch noodzakelijke onderhoud. Het actualiseren houdt in dat de gegevensbestanden jaarlijks worden bijgewerkt en gecompleteerd. Daarnaast betekent het dat de beheerder jaarlijks zijn wegen inspecteert en dat de berekeningen met de juiste eenheidsprijzen worden uitgevoerd.

De planning volgens de methode wegbeheer levert het noodzakelijke onderhoud op. Dit vormt de ondergrens voor verantwoord wegbeheer. De methode leidt tot de meest efficiënte maatregelen op het juiste moment. De beheerder stemt de planning en begroting van de verhardingen af met de planningen van andere activiteiten in de openbare ruimte, zoals bijvoorbeeld rioleringswerkzaamheden, herinrichting of stadsvernieuwing. Pas dan is de planning gereed voor de rapportage aan het bestuur.

Het beheerplan dient als sturingsdocument voor het bestuur. Het informeert het bestuur over de resultaten in het afgelopen jaar: behaalde beleidsdoelstellingen en de toekomstverwachtingen. Het beheerplan vermeldt in ieder geval:

• Areaalgegevens;
• Kwaliteitsgegevens;
• Beleidsthema’s;
• Technisch benodigde budgetten voor de komende vijf jaar;
• Beschikbare budgetten;
• Consequenties van de budgettering;
• Benodigde budget voor instandhouding.

De genoemde onderwerpen worden hierna toegelicht.

Areaalgegevens
De areaalgegevens zijn gebaseerd op de in beheer zijnde wegen. Het weergeven van de oppervlakte of lengte van de verschillende wegtypen en verhardingstypen geeft inzicht in de samenstelling van het wegennet.

Kwaliteitsgegevens
De technische kwaliteit geeft inzicht in de onderhoudstoestand van het wegennet. Door regelmatig, bij voorkeur eenmaal per jaar, de globale inspectie uit te voeren en enkele malen per jaar de inspectie van klein onderhoud, blijft de beheerder op de hoogte van de onderhoudstoestand. De inspectie vindt plaats conform de Handleiding globale visuele inspectie [2]. Door de inspectieresultaten te vergelijken met de gewenste kwaliteit, verkrijgt men informatie over de actuele onderhoudstoestand en de bereikte doelstellingen.

Beleidsthema’s
De beschikbare beleidsthema’s in de methode van wegbeheer zijn veiligheid, duurzaamheid, comfort en aanzien. De wegbeheerder brengt hierin, conform het algemene beleid, een prioritering aan. Met de beleidsthema’s maakt de methode de vertaalslag van technische naar beleidsmatige aspecten. Het resultaat van het beleid en de gerealiseerde doelstellingen kunnen aan de hand van de thema’s inzichtelijk worden gemaakt.

Technisch benodigde budgetten
In de planning en begroting staan de technisch benodigde budgetten voor de komende vijf jaar. Hierbij is onderscheid gemaakt in de korte en de middellange termijn. Dit heeft te maken met de mate van betrouwbaarheid van de voorspellingen. In eerste instantie stelt de beheerder de basisplanning en -begroting vast. Dit is de planning van noodzakelijke maatregelen en kosten in de tijd, waarbij rekening is gehouden met ervaring, technische kennis en beleidsuitgangspunten. Er is nog geen rekening gehouden met het beschikbare budget. Wel heeft afstemming plaatsgevonden met andere disciplines en activiteiten die van invloed zijn op de openbare ruimte.

Beschikbare budgetten
De beschikbare budgetten kunnen verschillen van de (technisch gezien) benodigde budgetten. Als het beschikbare budget lager is, moeten prioriteiten worden gesteld. De beheerder kan met de methode alternatieve planningen en begrotingen maken door de prioriteiten voor beleidsthema’s, wegtypen en geografische indeling te variëren. Een lage prioriteit betekent dat onderhoud het eerst wordt uitgesteld.

Consequenties voor de budgettering
De methode kan ook de consequenties van beschikbaar gestelde budgetten presenteren. Een te laag budget betekent dat de gestelde beleidsdoelstellingen niet kunnen worden gerealiseerd. Het bestuur moet zich daarvan bewust zijn en wordt hierover geïnformeerd door het beheerplan. Een goed geïnformeerd bestuur kan dit ook opmaken uit het beleidsplan. Daarin zijn de doelstellingen reeds geformuleerd. Kwaliteitsoverzichten en overzichten naar beleidsthema kunnen de besluitvorming ondersteunen.

Benodigde budget voor de lange termijn
Tot slot maakt ook het benodigde budget voor de lange termijn onderdeel uit van het beheerplan. Dit budget is het resultaat van geprognosticeerde onderhoudscycli voor verschillende wegtypen. De basis voor het opstellen van dit budget is niet de actuele kwaliteit, maar de totaal in beheer zijnde verhardingen en de samenstelling van het wegennet. Hiermee zijn eventuele budgetwijzigingen ten opzichte van het beleidsplan nader te motiveren.

Het beheerplan geeft vanuit verhardingstechnisch oogpunt een totaalbeeld van het wegennet. Met behulp van het wegbeheersysteem kan deze informatie jaarlijks worden verkregen. Door regelmatig de globale inspectie uit te voeren, krijgt de beheerder inzicht in het effect van het gevoerde beleid. De beheerder zal jaarlijks aan het bestuur rapporteren over de gang van zaken. Hierdoor krijgt het bestuur inzicht in de wijze waarop het in de verhardingen geïnvesteerde kapitaal wordt beheerd en in hoeverre de beleidskeuzes worden gerealiseerd.

Het beheerplan moet zo worden opgezet dat de gevolgen van het vastgestelde beleid en van mogelijke alternatieven duidelijk en objectief worden weergegeven. Het bestuur moet op grond van dit document besluiten kunnen nemen. Het beheerplan vertelt het bestuur jaarlijks of de beschikbaar gestelde financiële middelen toereikend zijn om het beheer en onderhoud van de verhardingen goed te kunnen uitvoeren en de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren. De verantwoordelijkheid voor de toekenning van de financiële middelen en consequenties van ontoereikende budgetten ligt bij het bestuur.

Na toewijzing van de budgetten maakt de beheerder op basis van het beheerplan het onderhoudsplan. Het onderhoudsplan geeft aan op welke wegvakonderdelen het eerstvolgende jaar onderhoud noodzakelijk is.

De onderhoudsmaatregelen in het onderhoudsplan geven een indicatie van de feitelijk uit te voeren maatregelen, maar zijn niet altijd voldoende nauwkeurig om een bestek mee te maken. Nader onderzoek is noodzakelijk. Hierbij valt te denken aan het nemen van boorkernen of het uitvoeren van deflectiemetingen. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de methode een versterkingsmaatregel voorstelt. Door middel van een onderhoudsadvies op projectniveau kunnen de exacte versterkingsdikte en de nadere vorm van de maatregelen worden bepaald, zodat besteksvoorbereiding kan plaatsvinden. Vervolgens worden aan de hand van het bestek de maatregelen daadwerkelijk uitgevoerd.

Na uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden wordt de relevante informatie weer teruggekoppeld naar het bestuur en de beheerder. Naar het bestuur om aan te geven dat binnen de gestelde budgetten zo goed mogelijk aan de beleidsdoelstellingen is voldaan. Naar de beheerder om de gegevens weer in de methode te kunnen verwerken. Hierdoor blijven alle betrokkenen op de hoogte en krijgt het beheer van wegverhardingen een duidelijke plaats in het gehele beheerproces.

Het beheer van wegverhardingen speelt een belangrijke rol bij de realisatie van beleidsdoelstellingen voor de openbare ruimte en is daarnaast van belang om inzicht te verkrijgen in de benodigde financiële middelen. Het beheerproces is een interactief communicatieproces tussen verschillende disciplines van de organisatie.