Verschillen per aanbestedings- en contractvorm

In de praktijk worden werken op verschillende manieren aanbesteed. De rol en de verantwoordelijkheid van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer zijn bij de diverse aanbestedingen verschillend. Bij traditionele aanbestedingen wordt het ontwerp volledig door de opdrachtgever gemaakt, inclusief faserings- en bereikbaarheidsplannen, en uitgevoerd door een aannemer. Werken worden steeds vaker in de vorm van design&construct of engineering&construct aanbestedingen in de markt gezet (al dan niet in combinatie met bijvoorbeeld onderhoud en/of financiering: DBFM: design, build finance and maintain). Een andere nieuwe ontwikkeling is werken waarin de opdrachtnemer en de opdrachtgever de samenwerking juridisch organiseren in een alliantie. In de nieuwe vormen zijn de taken en verantwoordelijkheden van de opdrachtgever in een beperkte of grote mate overgedragen aan de opdrachtnemer. Dit betekent ook voor de wegbeheerder een nieuwe invulling van verantwoordelijkheden.

Voor het afstemmen maakt dit in zoverre een verschil dat bij de niet-traditionele aanbestedingen een deel van de rol van de opdrachtgever bij de afstemming op een zeker moment door de aannemer wordt overgenomen. De wegbeheerder blijft echter te allen tijde eindverantwoordelijk voor het project en zal vanuit die verantwoordelijkheid met de andere wegbeheerders beslissen. De aannemer heeft een adviserende rol. De aannemer kan bijvoorbeeld actief participeren in het afstemoverleg, zijn ontwerpproces daar op aanpassen en tijdig voorstellen voor het ontwerp en de fasering inbrengen of via de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI) met een voorstel voor een hinderarme aanpak komen. Het is van belang dat de rol en verantwoordelijkheden van de aannemer goed in de contracten wordt vastgelegd. Ook moet worden vastgelegd hoe de aannemer moet omgaan met besluiten van het overleg. Belangrijk is dat ook goed wordt vastgelegd hoe de rol van de betrokken wegbeheerder(s) en de rol van de opdrachtgever(s) wordt ingevuld in relatie tot de aard van het contract. Het contract is leidend voor de contractanten en het moet helder zijn dat het contract zich niet alleen richt op de technische uitvoering van het project maar ook het beperken van de hinder. De aannemer moet daarmee dus ook extern worden gericht en er belang bij hebben dat de verkeershinder wordt beperkt.

Wanneer de beperking van de verkeershinder een taak is van het uitvoerende bouwbedrijf (de aannemer), is het belangrijk dat de functionele, operationele en technische eisen die daaraan gesteld worden ook reëel zijn.
Dit betekent dat in de voorbereiding van de aanbesteding de wegbeheerder goed moet nadenken over functionele en specifieke eisen. Ook betekent het dat regelmatig moet worden geverifieerd of de eisen nog correct zijn en haalbaar zijn binnen de kaders die de wegbeheerder stelt. Dit kan bijvoorbeeld met een gedetailleerde verkeershinderanalyse, waarbij de verwachte hinder wordt geschat aan de hand van een mogelijke ontwerpinschatting en een mogelijke bouwfasering. Als verkeershinderbeleving een beoordelingscriterium bij de aanbesteding is, moet de wegbeheerder bij de voorbereiding van de aanbesteding nadenken over de referentie, wat gemeten moet worden, en of de meetwaarde wel eenduidig te relateren is aan de inspanning van het bouwbedrijf.

Als verkeershinder een belangrijk aspect is bij de uitvoering van het project, dan kan er ook de behoefte zijn dit aspect te laten meewegen bij de beoordeling van de aanbiedingen van de bouwbedrijven. In dat geval wordt niet alleen op prijs beoordeeld, maar wordt beoordeeld op de EMVI. In CROW-publicatie 253 ‘Gunnen op waarde’ [12] worden aan de hand van casus methoden aangereikt om de EMVI vast te stellen.
Bouwend Nederland geeft in ‘Bouwen met maximale doorstroming deel 1: Handreiking EMVI Minder Hinder’ [13] invulling aan deze CROW-publicatie en betrekt daarbij ook de ‘Handleiding EMVI Rijkswaterstaat 2009’ [14] . Er is in deze handreiking aangesloten bij de hindercategorisering van wegwerkzaamheden zoals RWS die hanteert in de planning van wegwerkzaamheden.

Uit deze en andere publicaties valt af te leiden dat gunnen op minder hinder effectief kan zijn. Gunnen op minder hinder vraagt echter om een goede formulering van de na te streven doelen, een transparante beoordelingsmethode met voldoende ruimte voor de aannemer voor beïnvloeding van de score, en een adequate verwerking in het contract. Hierbij kan worden gedacht aan de vertaling van de aanbieding naar contracteisen en het instellen van een bonus-malusregeling die rekening houdt met de werkelijke vertraging voor de weggebruiker en een eventuele uitloop van het werk. Uiteindelijk moet het plan uit de aanbesteding ook in de praktijk effectief zijn.
Er moet rekening mee worden gehouden dat als er wijzigingen tijdens de uitvoering nodig zijn, deze moeten worden getoetst aan de EMVI-criteria. Wijzigingen die de criteria en de achterliggende uitgangspunten te veel ondergraven, zijn niet meer mogelijk bij de uitvoering. Zie verder kader 21.