Communicatieplan

In een communicatieplan is aandacht voor:

• visie, communicatiestrategie en kernboodschap;
• organisatie van de communicatie en samenwerking;
• doelgroepen;
• naamgeving en ‘regiobranding’;
• interne communicatie;
• omgevingscommunicatie;
• externe communicatie;
• mediabenadering;
• middelenmix;
• belevingscommunicatie;
• communicatiekalender.

De eerste drie aspecten zijn in de hoofdstukken 2 en 3 uitvoerig aan bod gekomen. De andere aspecten worden hieronder kort toegelicht of komen aan bod in de paragrafen 8.3 t/m 8.6.

Afhankelijk van de fase waarin het proces, leidend tot een snelle fietsroute, verkeert (verkenningsfase, uitvoeringsfase) ligt het zwaartepunt meer op de interne communicatie of op de externe communicatie (werkgevers, werknemers, forensen).

Belangrijke vragen die de betrokken werkgroepleden (vaak verkeerskundigen en ruimtelijke planners) samen met de communicatieadviseur moeten beantwoorden zijn:

• Waarom leggen we deze route aan en wat is de potentie (visie)?
• Hoe gaan we dit realiseren (strategie)?
• Wie is de afzender? Wat is de huisstijl?
• Welke doelgroepen zijn er?
• Wat is de kernboodschap, hoe communiceren we over de route en met welke naam?
• Wanneer valt er wat te communiceren?
  Wanneer worden bepaalde landmarks of routedelen opgeleverd? Welke communicatiemomenten zijn er binnen de diverse vierjaarlijkse bestuurstermijnen van diverse betrokken overheden? Zijn er mogelijkheden voor een bestuurlijk (start)moment?
• Wat valt er te communiceren aan:

  -	diverse betrokkenen binnen de gemeentes, stadsregio’s/metropoolregio, waterschap en provincie;

  -	bestuurders van de betrokken overheden;

  -	potentiële fietsers, waaronder automobilisten, die verleid moeten worden;

  -	fietsers (informatie over verbeteringen, blijven fietsen, ambassadeurs van het fietsen voor autorijdende collega’s);

  -	bedrijven;

  -

  pers;

  -	enzovoort.

Het is belangrijk via een eenduidige boodschap te communiceren over het project, waarbij de afzender altijd prominent en herkenbaar is. Dit kan via een kernboodschap. Het doel daarvan is consistente informatie bieden aan de doelgroep(en) over wat het project inhoudt.

Een van de communicatieaspecten uit het communicatieplan is omgevingscommunicatie. Daarbij gaat het om:

• communicatie over het project en de financiering;
• communicatie over de werkzaamheden en de planning (waaronder ook redenen van vertraging van werkzaamheden);
• communicatie over de route;
• de route ook mentaal op de kaart zetten.

Daarnaast zijn bij belevingscommunicatie van belang:

• informatie halen, delen en brengen (bijvoorbeeld via social media, enquêtes of gebruikersplatforms) en afstemmen op de heersende fietscultuur of beïnvloeding daarvan;
• route op de mentale kaart krijgen door actieve communicatie, gedragsbeïnvloedende acties, kick off- en openingsacties en het aanbieden van innovaties en dienstverlening op de route;
• de sterke punten, fysieke herkenbaarheidselementen, landmarks en zichtbare eind- of tussenpunten van de route benadrukken. Herkenbare straatelementen zijn bijvoorbeeld een witte streep of andere continue kantmarkering aan de zijkant van een fietspad, logo’s op het wegdek en gelijksoortige straatverlichting;
• de mindere aspecten van de route verkopen of ‘compenseren’ (maar daarbij wel ‘eerlijk’ blijven communiceren).

Ten slotte is het verstandig om een ‘communicatietool-/handleiding’ voor communicatiemedewerkers van betrokken gemeenten op te stellen met daarbij aandacht voor het inrichten van de uitvoeringsorganisatie van de communicatie en borging van de voortgang en uitvoering daarvan.
Daarbij is het handig om standaardteksten aan te bieden die gebruikt kunnen worden om te communiceren bij persberichten, websites, bouwborden, enzovoort.